Estructura Contable

ESTRUCTURA DE CODIGO

La Estructura de Código es la relación organizada que guardan entre sí los diversos elementos que permiten realizar el registro contable y presupuestal de las operaciones que realiza la Institución.

CODIGO CONTABLE CODIGO PRESUPUESTAL

CODIGO DE IDENTIFICACION DE FONDO Y CUENTA CODIGO DE IDENTIFICACION DE AREA CODIGO PROGRAMATICO

FONDO CUENTA CONTABLE UN. RESP FUNCION PROGRAMA PRESUPUESTAL(O CONVENIO)

F SF SSF

R CL CTA SUBCTA SUB-SUBCTA

U.O.

F P SP PA

P F SP Pr SPr O A

F SP Pr #C #P A

ELEMENTOS QUE CONFORMAN EL CODIGO

Se especifica la conformación de cada uno de los elementos del código.

1-CODIGO CONTABLE

Es el conjunto de dígitos que permite la identificación del Fondo y de la Cuenta Contable que afecta una operación, la Unidad Responsable y la Función. Esta integrado por:

CODIGO DE IDENTIFICACION DE FONDO Y CUENTA

Es un conjunto de dígitos que permite la identificación del fondo del cual provienen los recursos y las restricciones que sobre el uso de los mismos se tienen establecidas, así como el registro contable de todas las operaciones de la Institución.

A) CODIGO DE IDENTIFICACION DE AREA

Es el registro clasificado de las operaciones de la Universidad de Guanajuato, expresadas en términos monetarios.

2. - CODIGO PRESUPUESTAL

Es el conjunto de dígitos que permite la identificación del Programa Presupuestal que se afecta, de acuerdo a la distribución y asignación de recursos en la Institución.

A) CODIGO PROGRAMATICO

B) Está integrado por los códigos del Programa Presupuestal o Convenio. Se aplica sólo al ejercicio del gasto y es válido únicamente para la agrupación de las operaciones realizadas dentro de los Fondos de Operación Genérico y de Operación Específico.

NOMBRE Y CLASIFICACION DE LAS CUENTAS

Cuentas es el nombre que se les asigna a todo plan contable para uniformizar la información contable referente a los distintos valores que representan los bienes, derechos y obligaciones de una empresa.

Las cuentas se pueden clasificar en diversas formas, por ejemplo: atendiendo a su significado económico-financiero, o por su fin o movimiento funcional, por su naturaleza, etc.

• Reales o de valores

• De valuación

• Transitorias

• De orden

• Nominales o de resultados de patrimonio

• Cuentas reales o de valores.

Las cuentas de valores activos, representan los bienes de la empresa y como tales figuran en el activo. Pueden controlar bienes materiales tangibles: Mercancías, Edificios, Terrenos, Caja, etc. Bienes intangibles: Patentes, Concesiones, etc. Créditos a favor de la empresa: Cuentas por cobrar, Efectos por Cobrar, etc. Estas cuentas para figurar en el Activo, deben tener saldo deudor.

Las cuentas de valores pasivos, representan las obligaciones contraídas por la empresa, y como tales figuran en el pasivo, Ejemplos: Hipotecas por Pagar, Efectos por Pagar, etc. Para figurar en el pasivo deben tener saldo acreedor.

Diseño de comprobantes y Libros a Utilizar

Los comprobantes de contabilidad son documentos utilizados para resumir los hechos económicos plasmados originalmente en los soportes. Los comprobantes deben de ser preparados consecutivamente, con indicación de las personas que los elaboren y en idioma castellano, así los documentos que los soporten estén expedidos en otro idioma deben prepararse comprobantes con una periodicidad diaria, semanal, quincenal o mensual.

Los registros en libros de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los comprobantes.

Los documentos privados que respaldan asientos contables en libros debidamente registrados no requieren el establecimiento de su autenticidad y fecha cierta para surtir efectos proba

Los estados financieros de una empresa se fundamentan en los libros de contabilidad, en donde previamente se han efectuado los asientos provenientes de los comprobantes, los que a su vez se soportan en los documentos fuente anteriormente explicados.

Los comerciantes están en la obligación de llevar libros de contabilidad, estos son: Principales y Auxiliares. Los primeros, deben estar registrados en la cámara de comercio de la localidad correspondiente al domicilio del comerciante o de la empresa; podrán ser hojas removibles, previamente numeradas y archivadas en orden. Los segundos no requieren registro.

CODIGO DETALLE PARCIALES DEBE HABER

111011100511100501

1105

110505 BANCOS Moneda nacional Banco del comercio

CAJA

Caja general

SUMAS IGUALES 1,540,0001,540.000 1,540,0001,540.000 1,540,0001,540.00

CLASES DE LIBROS DE CONTABILIDAD:

En la práctica puede hablarse de dos clases de libros de contabilidad:

a) Los libros de contabilidad principales.

b) Los libros de contabilidad auxiliares.

LOS LIBROS DE CONTABILIDAD PRINCIPALES

Aunque ni en la legislación contable, ni en la mercantil, se han establecido cuales son los libros de contabilidad que deben llevar los comerciantes, la doctrina y la costumbre mercantil han señalado los siguientes libros como necesarios o indispensables más que obligatorios.

1. LIBRO DIARIO

Mediante este libro se satisface el registro cronológico y consecutivo de las operaciones de un ente económico, bien sea en forma individual o por resúmenes globales, para luego trasladar los movimientos debitos o créditos de las cuentas, al libro mayor o de balances. Se distingue por su diseño columnario doble para el registro del resumen de las operaciones mercantiles por cada una de las cuentas y, con base en la identificación de cada uno de los comprobantes que soportan tales asientos.

Una de las principales características de este libro es el del diseño en columnas dobles para registrar en ellas los valores débito y crédito que resultan del resumen de las transacciones.

El número de columnas varía de acuerdo con las necesidades y el número de cuentas que se utilizan en la contabilidad para cada empresa.

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