Etapas De Un Evento

Etapas del evento

1. Pre-evento:

 definir objetivo del evento, tipo y nombre.

Determinar Qué se quiere alcanzar con la realización del evento

- El nombre debe ser:

Corto y llamativo

Adecuado al propósito que se persigue con la realización del evento

 Nombrar comité organizador.

Coordinador General: es el responsable general del desarrollo del evento, supervisa las labores de las comisiones, y es el enlace de éstas con la máxima de la institución responsable del evento.

Comisiones de Trabajo: son equipos de personas que contribuyen a cumplir los pasos del evento sistematizadamente.

Comisión de logística: (transporte – alojamiento – alimentación – secretaria – servicios generales) se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo que operativisa y hace posible la ejecución del evento.

Comisión de promoción, relaciones públicas y protocolo.

Comisión de festejos y recreación.

 Seleccionar la fecha.

Se debe tener en cuenta:

Si hay suficiente margen de tiempo para la organización requerida

Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de publico

Horario y frecuencia de los transportes

 Determinar el numero y tipo de asistentes al evento

Participantes, expositores o ponentes, delegados, invitados especiales, acompañantes

 Seleccionar el lugar o lugares de realización.

Ciudad, sede.

Instalaciones específicas donde se realizara el evento

 Elaborar cronograma de actividades.

 Estimación de recursos:

Humanos: personal profesional, especializado y obrero que se requiere para la realización del evento.

Materiales: Implementos necesarios y las instalaciones a utilizar

Técnicos: Equipos de sonido, grabación, interpretación simultanea, apoyo audiovisual, computación etc.

 Elaborar presupuesto y determinar fuentes de financiamiento.

Ingresos y egresos.

 Promoción del evento.

2. Evento:

 Recepción de los participantes y traslado alojamiento

 Registro de los participantes

 Realización del acto de inauguración

 Implantación del programa general de actividades

 Clausura del evento

 Realización evento social de despedida

 Traslado de los participantes a los terminales de transporte

3. Post evento:

 Recopilación y archivo de la información pertinente al evento

 Evaluación

 Agradecimientos

 Cumplimiento de compromisos ( cancelación de obligaciones con operadores, devolución de cualquier material o equipo que

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