ETAPAS DE UN EVENTO

Introducción:

Con este trabajo tenemos como fin recopilar la información más posible acerca de lo que es un evento en el ámbito empresarial, en manera general, para tener el conocimiento completo y así de la teoría podamos llevarlo a la práctica.

En el ámbito empresarial / profesional un evento es un acto que sirve a su empresa para presentar o potenciar un determinado producto/servicio o una determinada marca, o para poder dar a sus clientes la oportunidad de un acercamiento directo a su empresa, lo que facilita en todo caso nuestros objetivos de fidelización frente a la competencia del mercado actual.

De esta forma, un evento proporciona contacto directo con el cliente, favorece las relaciones empresa/cliente, y facilita la adaptación de su producto de forma directa sobre su mercado, lo que repercutirá en el éxito del mismo.

Contenido:

• Definición de Evento.

• Tipos de eventos.

• Clasificación de eventos.

• Etapas de un evento.

• Documentación generada en un evento.

• Que es un cronograma de actividades.

• Conclusiones

• Referencias

Evento:

Suceso de importancia que se encuentra programado. Dicho acontecimiento puede ser social, artístico o deportivo.

Un evento es una actividad social determinada, un festival, una fiesta, una ceremonia, una competición, una convención, entre otros, y que, ya sea por las personas que acudirán a la misma o por el valor y la carga emotiva que un individuo le ponga.

Los eventos responden a situaciones de grupo y se realizan en espacios y tiempos determinados. Tienen Objetivos pre-fijados, cuidadosamente desarrollados y seguidos a conciencia durante todas las etapas de su planificación. Encontramos una gran variedad de tipos de eventos, uno d ellos es, “Eventos Empresariales”. Tienen el fin de lograr beneficios empresariales, imagen institucional, clientes, posicionamiento en el mercado, consumo de bienes y servicios.

Tipos de eventos:

 Aniversarios de Empresa

 Lanzamientos de productos

 Inauguraciones

 Publicidad

 Conferencias

 Clausuras

 Ferias

 Congresos

 Convenciones

 Exposiciones

 Seminarios

 Visita de Ejecutivos

 Conferencias de Prensa

 Talleres

 Salones de exposiciones

 Desayunos de trabajo

 Almuerzos de Trabajo

 Cena de Trabajo

 Jornadas de Lluvia de Ideas

 Encuentras de negocios

 Fiesta de Logros de Objetivos

 Eventos de integración

Clasificación de eventos:

• De acuerdo con la naturaleza del evento.

Culturales, sociales, comerciales, deportivos, educativos, tecnológicos, políticos, científicos, recreativos.

• De acuerdo con el grado de exclusividad.

Públicos, privados

• De acuerdo con el alcance y magnitud del evento.

Mundial, regional, internacional, local, nacional.

Etapas de un evento:

 Pre–evento

1.- Definir Objetivo del Evento. Tipo y Nombre.

El nombre debe ser: Corto y llamativo. Adecuado al propósito que se persigue con la realización del Evento.

2.- Nombrar Comité Organizador

Se encarga de todas aquellas actividades inherentes. (Comisiones de Trabajo, Comisión de Promoción, Relaciones Públicas, etc.)

3.- Seleccionar la Fecha. Se debe tener en cuenta:

Si hay suficiente margen de tiempo para la organización requerida.

Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de público. Horario y frecuencia de los transportes.

Si es mejor programar las actividades durante la semana o a finales de ésta.

4.- Determinar el Número y el Tipo de Asistentes al Evento. Participantes.

Personas que asisten al evento en calidad de público. Acompañantes

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