Etapas de un evento

Etapas de un evento

PRE. EVENTO

En esta etapa se deben desarrollar acciones que ayuden a posicionar una imagen única del evento en la mente y el corazón del público objetivo, por ello es importante crear tácticas consistentes que respalden la estrategia de comunicación de éste.

1. Definir objetivos del evento, tipo y nombre.

2. Nombrar comité organizador.

-coordinador general: es el responsable general del desarrollo del evento y supervisión de las labores de las comisiones.

-comisiones de trabajo: son equipos de personas que contribuyen a cumplir los pasos del evento sistematizadamente,

-comisión de logística: se encarga de todas las actividades que operativisa y hace posible la ejecución del evento, ej: transporte, alojamiento, alimentación, etc.

-comisión técnico- académica: son responsables de elaborar las normas para la representación de trabajos en el evento como: revisar el temario a desarrollar, coordinar la reproducción y distribución de las ponencias.

-comisión de producción, relaciones públicas y protocolo: atienden las actividades que abarcan la promoción y difusión del evento, también se encarga de las relaciones interinstitucionales.

-comisión de festejo y recreación: planifica y coordina todo lo relativo a la celebración de cocteles y celebraciones, los tour y excursiones para los participantes del evento.

3. selección de fecha

Se debe tener en cuenta:

-margen de tiempo para realizar el evento

-cuidar que no coincida con otra actividad similar

-programar si es en semana o a finales de esta.

4. determinar el número y el tipo de asistentes al evento: ponentes, participantes, delegados, invitados especiales y acompañantes.

5. seleccionar el lugar o lugares de realización

-ciudad sede, instalaciones especificas, capacidad, comodidad, equipos, etc.

6. cronograma de actividades

Tipos de programas: técnico o científico, social, para acompañantes, de visita técnica y turismo.

7. estimación de recursos.

-humanos: personal profesional, especializado y obrero.

-técnico: equipos de sonido y apoyo audiovisual.

-materiales: implementos necesarios ej: mesas, sillas y las instalaciones a utilizar.

8 .elaborar presupuesto y determinar fuentes de financiación

Egresos ingresos

-publicidad y promoción -espacios publicitarios

-impresos y originales -actividades especiales

-alojamiento -concesiones para la venta

-transporte -donativos y patrocinios

9. promoción del evento

Medios de comunicación, correo directo, publicidad

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