FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

Introducción

Dada la importancia que tiene para el ámbito administrativo y en general para la vida el uso de la contabilidad y sus elementos como herramienta de análisis y evaluación, con miras a efectuar ajustes de ser necesario para el logro del cumplimiento de las metas, tanto a nivel empresarial, como también de manera personal en nuestra economía familiar, cabe destacar que debido a su importancia es pertinente hacer referencia a los conceptos básicos que ella encierra.

En su articulo “Evolución de la normativa contable en Colombia”, Sierra González, en la revista Innovar, Revista de ciencias administrativas y sociales, 2001 ENE-JUN; (17); asegura que debido a las implicaciones que tiene a nivel general la contabilidad no debe ser vista como una variable aislada de la sociedad, sino por el contrario se desarrolla en un mundo cambiante que involucra aspectos sociales, culturales, económicos y políticos. En efecto, vemos como en la actualidad, gracias a las ventajas de la globalización de mercados y la descentralización de las actividades empresariales, crece vertiginosamente el ritmo comercial de los mercados como el nuestro en que la continua evolución está a la orden del día, y con ello surgen un sin número de cambios a nivel personal y profesional que se ven reflejados en nuestra economía, la cual está basada en el manejo de herramientas contables.

Cada una de nuestras actividades acude al manejo de la contabilidad, el pago de la cuota hipotecaria, del vehículo, el sueldo recibido, en fin la contabilidad personal es el reflejo de nuestra actividad y organización económica.

Objetivos

 Conocer y manejar los conceptos básicos de la contabilidad.

 Tener una visión real de la documentación requerida en nuestro país para el emprendimiento empresarial.

 Conocer la regulación contable en Colombia establecida en los decretos 2649 y 2650 de 1993.

 Identificar el contenido del PUC.

Conceptos Básicos de Contabilidad

1. ¿Qué es contabilidad?

Es el sistema de información que mide las actividades de una empresa, permitiendo procesar datos hasta convertirlos en informes que comunican resultados de la actividad económica de quienes toman decisiones. Al conjunto de informes se les denomina Estados Financieros, que contienen datos monetarios que permiten básicamente saber si en el ejercicio del negocio se está generando utilidades, siendo a su vez la base para tomar decisiones de inversión, fijación de metas, prestamos, para presentar a las autoridades fiscales.

La contabilidad se divide en dos campos:

Contabilidad financiera que brinda información para los tomadores de decisiones externos como los inversionistas o los bancos que prestan dinero.

Contabilidad administrativa brinda la información para que los gerentes encargados del manejo de la empresa, puedan tomar decisiones.

2. ¿Qué es cuenta contable?

Cuenta contable es la representación numérica mediante un código que identifica y representa de manera ordenada y clasificada las transacciones económicas realizadas por la empresa, como por ejemplo la compra de una mercancía, la venta de la mercancía, un pago a un tercero, la consignación de un dinero en el banco, etc.

La cuenta se compone de los siguientes elementos:

Código es el número de dígitos que contiene cada cuenta, ejemplo 138020

Concepto es el nombre de la cuenta, que en este caso sería “Cuentas por cobrar de terceros” para el código 138020, según el Plan Único de Cuentas

Débito es lado débito o lado izquierdo de la cuenta, conocido también como el debe

Crédito es el lado derecho de la cuenta, que se conoce también como el haber

Gráficamente una cuenta se puede representar, en lo que comúnmente llamamos cuenta T, de la siguiente forma:

138020 Cuentas por cobrar de terceros

Débito Crédito

Las cuentas se conforman así:

Clase El primer dígito.

Grupo Los dos primeros dígitos.

Cuenta Los cuatro primeros dígitos.

Subcuenta Los seis primeros dígitos.

Las cuentas se identifican por su primer dígito así:

Clase Cuenta

1 Activo.

2 Pasivo.

3 Patrimonio.

4 Ingresos.

5 Gastos.

6 Costos de Ventas.

7 Costos de Producción o de Operación.

8 Cuentas de Orden Deudoras.

9 Cuentas de Orden Acreedoras.

Cada clase de cuenta a su vez se divide en grupos, y cada grupo se divide en cuenta, y ésta en subcuentas de esta manera (para el ejemplo dado anteriormente):

Clase 1, grupo 3 genera el código 13

Clase 1, grupo 3, cuenta 80 genera el código 1380

Clase 1, grupo 3, cuenta 80 y subcuenta 20 genera el código 138020

3. ¿Qué es partida doble?

Se llama partida doble al movimiento contable que afecta a por lo menos dos cuentas, es decir, doble se basa en que todo hecho económico tiene origen en otro hecho de igual valor pero de naturaleza contraria, como por ejemplo; cuando se presta dinero, el que recibe debe y el que entrega tiene, de tal manera que la operación representa un movimiento deudor y un movimiento acreedor. La partida doble es la esencia de la Contabilidad actual y parte integral de la Ecuación patrimonial

Así pues, las cosas no surgen de la nada, cada valor es el resultado de un hecho económico. Cuando recibo dinero por una venta, debo también despojarme de un bien, debo entregar algo a la otra parte que me entrega un dinero.

Por otra parte, hay aplicaciones diferentes dentro de la empresa en los que se retira efectivo de la caja para consignarlo a un banco; en este caso se cumple otro de los principios elementales de la partida doble que señala que: una cuenta da al tiempo que otra cuenta recibe, dándose la contrapartida, como característica propia de la partida doble.

Si una cuenta se afecta en su lado positivo, la otra se debe afectar en su lado negativo.

La partida doble se compone de una cuenta, la cual debe tener un nombre, un código y un valor negativo y otro positivo. El valor negativo corresponde a un crédito y el valor positivo corresponde a un débito.

Su funcionamiento consiste en registrar un valor en por lo menos dos cuentas. El valor debe ser igual en una y otra cuenta. En una cuenta se registra en su débito y en la otra cuenta en el crédito.

En algunos casos se pueden afectar más de dos cuentas, pero aun así, los débitos

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