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EL CONTROL INTERNO EN LOS HOTELES

EL CONTROL INTERNO – SU IMPORTANCIA EN LOS HOTELES

Gran frustación sentí cuando mi más fiel colaborador traicionó los principios básicos de la honestidad, hoy me doy cuenta que soy el autor intelectual de lo que yo mismo permití. Anónimo.

Una gran sorpresa es la que Usted se puede llevar si no toma en cuenta la importancia de establecer un adecuado control interno en su organización, importantes desfalcos y fraudes se producen día a día por la falta de control y establecimiento de políticas y procedimientos.

El Control Interno es la base donde descansan gran parte de las actividades y operaciones del hotel, instrumento de eficiencia y no un plan que proporciona un reglamento de tipo s Holmes o de carácter tiránico, el mejor sistema de control interno, es aquel que no daña las relaciones de empresa a clientes y mantiene en un nivel de alta dignidad humana las relaciones de del jefe- colaborador.

La función del control interno es aplicable a todas las áreas de operación de los negocios, de su efectividad depende que la administración obtenga la información necesaria para seleccionar de las alternativas, las que mejor convengan a los intereses de la empresa.

La Alta dirección necesita que los datos sean exactos y confiables y esta seguridad solamente puede obtenerla cuando la organización posee un sólido sistema de control interno.

Un Sistema de Control Interno consta de todas las medidas que toma una organización con los siguientes objetivos:

 Proteger sus activos contra despilfarro, fraude o ineficiencia.

 Asegurar la exactitud y confiabilidad en los datos contables y operacionales.

 Asegurar el estricto cumplimiento de las políticas trazadas por la compañía.

 Evaluar en forma permanente el nivel de rendimiento en los distintos departamentos de la empresa.

 Permitir la preparación de Estados Financieros ajustados a las normas de información financiera.

PRINCIPIOS BASICOS

Impedir que una sola persona maneje todas las fases por las cuales pasa una transacción, desde el principio hasta el final., Cuando las operaciones de los hoteles se organizan de forma tal que dos o más empleados intervienen en cada transacción, la posibilidad de fraude se reduce y el trabajo de una persona controla la exactitud del trabajo de la otra.

La eficiencia de todo procedimiento de control Interno contable depende de:

La consistencia de los empleados que realizan la función.

Conocimiento de los procedimientos y políticas de la empresa.

La efectividad entonces, depende del número adecuado de colaboradores COMPETENTES para hacer el trabajo en cada nivel.

Ningún sistema de control interno es perfecto y siempre deberá darse seguimiento a la mejora continua del mismo.

REVISION DE CONTROL INTERNO

Toda organización requiere de revisión de los procesos del control interno, y normalmente se requiere que sea una persona no involucrada en el proceso de funciones de la empresa, esta persona puede ser un AUDITOR EXTERNO o personal corporativo.

PROCESO DE REVISIÓN

 El contador Público emprende la auditoría y juzga la bondad del control interno en cada área de las operaciones de la empresa.

 Mientras más fuerte sea el sistema de control interno, mayor es la confianza que el contador puede otorgar respecto a la integridad de los estados financieros de la empresa.

RESULTADOS

Cuando los controles internos de la compañía son fuertes, el trabajo de auditoría puede efectuarse con más rapidez, con menos investigación de detalle y por tanto a menor costo.

Para el auditor el estudio del control interno representa también una parte importante de su trabajo.

Si los controles son débiles normalmente los resultados se traducen en DESORGANIZACION, despilfarro, fraude, ineficiencia y operaciones improductivas.

Sin duda alguna el fraude es uno de los principales protagonistas y precisamente el tema de este capitulo es considerarlo un factor determinante que toda empresa debe preveer y considerar que existe o puede exisitr ya que el riesgo existe y la tarea de sus directores es manejar de manera profesional ese riesgo.

Los procedimientos y controles internos pueden dar una falsa sensación de seguridad. Pueden operar en teoría en forma muy diferente a la práctica.

Los defraudadores son oportunistas y sacan ventajas de las debilidades temporales o de las brechas desapercibidas entre la fortaleza aparente y la efectividad real de los controles.

Algunos indicadores del fraude que ponen en aviso a los directivos.

Cambios de personal

Cambios en los sistemas back y front

Estilo administrativo autocrático en la que las transacciones solo las conocen uno o dos directivos, frecuente atropello de la autoridad de los gerentes y secreto obsesivo cuando tal comportamiento no está justificado.

Estilos de vida costoso cuando es evidente que no es el adecuado a sus percepciones, y muchas veces se argumenta el falso comentario de la herencia de un familiar.

Vacaciones no tomadas

Personal de baja calidad

Moral Baja que puede conducir al fraude, en el que es poco probable que el personal desmotivado opere efectivamente los controles y en cambio es muy probable que actué de manera corrupta.

Alta rotación de personal en la que debe usarse selectivamente y no se le pueden confiar activos valiosos

Antigüedad o falsa “amor a la camiseta” en la que tienes decadas trabajando en la misma posición.

Familiares laborando en actividades de alto riesgo de posibles fraudes.

CONOZCAMOS AL ENEMIGO

Cada uno de ellos (los defraudadores) tiene sus propios motivos y oportunidades, sólo una pequeña porción de fraudes son planeados desde fuera.

“LA GENTE COMETE FRAUDES CUANDO EL MOTIVO COINCIDE CON LA OPORTUNIDAD”

Motivos

Codicia

Problemas financieros

Poca Lealtad

Venganza

CODICIA

La codicia frecuentemente es el motivo más común en la que los defraudadores inician con pequeños fraudes como falsificación de cuentas de gastos, la

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