Foro Tematico

Teniendo en cuenta la temática del tercer contenido de estudio, responda de forma clara y argumentada las siguientes preguntas:

a. Describa con sus palabras el procedimiento de cada una de las etapas de un dato.

Según lo leído pude concluir que las empresa, particularmente en el área de manejo de archivos, llegan todo tipo de documentos, ninguno llega en orden, es allí donde se realiza el proceso de RECOLECCIÓN de datos, luego, se realiza el PROCESAMIENTO de la información o los datos recolectados, creando una clasificación ya sea numéricamente, alfabéticamente o por fecha de recepción del documento etc. Consecutivamente se realiza el proceso de TRANSFORMACIÓN de los datos procesados, donde se adquiere la información de mayor importancia o más útil y necesaria para nosotros o nuestra empresa para mejor eficiencia de búsqueda cuando se requiera la información.

b. Escriba las cuatro tipologías documentales que se presentan en el contenido, y exponga la importancia de cada una de ellas en el proceso de administración documental.

Correspondencia comercial: Son documentos importantes para la empresa puesto que es donde se ve reflejada información de vital importancia, como en un informe ejecutivo visualizar el servicio general de la empresa, por ejemplo cartas comerciales, informes ejecutivos, informes presupuestales y circulares. Entre otros asuntos significativos.

Documentos contables: Son los registros físicos donde se reflejan los artículos entregados, o la facturación, registros de caja, comprobantes y otros documentos que poseen información rigurosa de la empresa; aquí se ve reflejada la información financiera de la empresa, las actividades de comercio realizadas por la misma, básicamente es información contable.

Documentos especiales: Son documentos que se deben archivar con suma responsabilidad, puesto que son documentos donde reposa con ciertos soportes electrónicos, o documentos realizados por la empresa para uso confidencial, como certificaciones, actas, escrituras etc. Pero a su vez el o la archivista sabe catalogar los documentos especiales como aquellos que constituyen ciertas expresiones como los soportes electrónicos, las imágenes o audiovisuales.

Documentos legales: Son los archivos de mayor importancia que por su naturaleza o contenido, puesto que se utilizan para respaldar o demostrar hechos o situaciones, dar una legalidad a lo realizado, una especie de soporte, por ejemplo, hojas de vida, registros de pagos, cobros, entre otros.

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