Funciones De La Administración Documental

1. Concepto de administración documental

La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsquela, facilitación y conservación.

Al decir documento, nos referimos a toda hoja, serie de hojas o expedientes, donde se guarda la información de un acto o hecho realizado por personas, que pueden ser públicas o privadas.

2. Objetivos de la Administración documental

El principal objetivo de la Administración Documental es facilitar la búsqueda de un documento y su conservación reduciendo costos y espacio.

• Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan.

• Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que tramitan.

• Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.

• Utilizar un lenguaje concreto y específico pues esto permitirá una rápida interpretación de la información. Registro y Distribución.

• Garantizar en forma permanente la conservación de los documentos que se archivan.

3. Funciones de la administración documental

• Recibo de documentos: en este proceso se me entrega un número de expedientes los cuales se deben organizar de forma consecutiva

• Administración de documentación enviada por el cliente (Alistamiento, foliación, Reincorporación, control de calidad).

• Manejo del sistema de información otorgando por la empresa en el área de recepción de información y radicación

• realizar informes sobre la entrada y salida de documentos de bodega.

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