GESTIÓN EMPRESARIAL

GESTION SECRETARIAL

1. ¿Qué es el Secretariado?

Secretariado es un término que puede utilizarse como sinónimo de secretaría, en el sentido del destino, cargo u oficina de secretario. Cabe destacar que secretario, del latín secretarĭus, tiene varios usos: puede tratarse de la persona encargada de escribir la correspondencia y custodiar los documentos de una oficina; del asistente o auxiliar administrativo de una empresa; del cargo público similar al de ministro; o del máximo dirigente de un partido político o de una entidad.

2. ¿Cuáles son las funciones actuales de la Secretaría?

Las funciones actuales de una Secretaria son:

a. Planificar, dirigir, coordinar, supervisar y evaluar las actividades de la Secretaría.

b. Organizar, controlar y resguardar el Archivo General.

c. Velar por el cumplimiento de los métodos y procedimientos que permitirán la organización, control y resguardo de la documentación e información.

d. Producir la documentación que se genera como resultado de las reuniones.

e. Comunicar oportunamente a los organismos y autoridades, la información que le sea requerida, así como las decisiones tomadas por los Superiores.

f. Controlar la recepción y despacho de la correspondencia.

g. Coordinar, supervisar y evaluar las actividades correspondientes al ingreso, permanencia y egreso de los empleados o inferiores.

h. Expedir, certificar y registrar documentos que otorga, así como otros documentos institucionales.

i. Coordinar, supervisar y evaluar el control de los expedientes.

j. Velar por el cumplimiento de los métodos y procedimientos para la expedición, certificación y registro de documentos institucionales.

k. Planificar, coordinar, supervisar y evaluar la realización de las reuniones.

l. Elaborar periódicamente informes mensuales, semestrales y anuales.

m. Mantener relaciones con las demás dependencias, así como con organismos externos afines, públicos y privados, a objeto de lograr intercambios que favorezcan el funcionamiento de la Secretaría.

n. Velar por el cumplimiento de los acuerdos interinstitucionales que se deriven de las reuniones del Núcleo de Secretarios.

3. ¿Qué conocimientos precisa la Secretaria actual?

Los conocimientos necesarios son los siguientes:

 Técnicas de oficina.

 Mecanografía.

 Taquigrafía.

 Apropiado uso del teléfono.

 Cómo organizar y hacer buen uso de la agenda.

 Conocimiento específico de los campos de actividad de su jefe.

 Redacción de la correspondencia comercial y general.

 Dominio de las técnicas de archivo y documentación.

 Adecuado manejo de los documentos.

 Ortografía y redacción.

 Impecable conocimiento de su idioma.

 Técnicas de computación, cálculo y contabilidad.

4. Describa la profesionalidad de la Secretaria

Por el complejo entramado (Unión) de relaciones humanas existentes en la sociedad, en esta profesión son necesarias las cualidades éticas como son:

 Discreción.

 Responsabilidad.

 Lealtad.

 Capacidad de trabajo y organización.

 Sentido Común.

 Adaptabilidad.

 Eficacia.

 Dinamismo.

 Facilidad de Asimilación.

 Tacto.

 Dotes e psicología.

 Ser merecedora de confianza.

 Pulcritud.

Para conseguir ser una perfecta profesional, no basta con que la secretaria con estas cualidades éticas y técnicas referidas:

A de presentar en todo momento un buen aspecto, y en consecuencia, tiene que saber cuidar su imagen adecuando su aspecto físico y su indumentaria (la forma de vestirse) a la función que realice.

La secretaria no tiene que considerarse insustituible (nadie lo es), ello implica hacer el uso adecuado de la información de que dispone y organizar las cosas de modo que sea SUSTITUIDA, eficazmente durante el tiempo que se encuentre fuera de la oficina. Tiene que hacer gala de gran eficacia y tener un claro sentido y colaboración con sus compañeros.

“una buena secretaria a de conocer todo los recursos disponibles para realizar sus tares, tiene que dejarse ayudar y debe colaborar con los demás compañeros de trabajo”

5. Cómo debe ser la formación de la Secretaria. ¿Qué conocimientos debe adquirir?

La formación de la Secretaria debe aspira a ser secretaria particular, ya que este trabajo es más valioso e interesante.

Esta posición tiene más oportunidades para su iniciativa y tareas que no encuentra en la rutina diaria.

Como digitadora se debe llevar una perfección que la capacite para aceptar la responsabilidad que un puesto de secretaria exige.

La secretaria no espera que el jefe le diga todo lo que tiene que hacer, debe saber los datos que el jefe necesita y tenerlos a mano. Al hablar por teléfono debe ser gentil y recordar que está representando a su jefe y que desea que a todas las traten con la misma cortesía acostumbrada por él. Al tomar el auricular debe de dar a conocer el nombre o razón social del negocio.

La secretaria por el puesto que ocupa oye y conoce muchos asuntos relacionados con el negocio, debe ser discreta y no confiarlos absolutamente a nadie ni siquiera a sus familiares, en caso de hacerlo faltaría al sigilo de perder la confianza y si pierde la confianza perderá el puesto.

Por ejemplo: Una empresa anónima habla de la secretaria de gerencia ¿En qué puedo servirle?, en esta forma hay un claro entendimiento, de la persona de quien se trata y así debe evitarse la incertidumbre de pérdida de tiempo, debe asegurar toda clase de papeles donde no estén a mano, ni vista de los ojos indiscretos del público, debe saber que un pequeño descuido ocasiona la perdida de cualquier negocio.

Cuando hable por teléfono hágalo muy breve y claro, debe evitar conversaciones con amigos, esto es molesto para el jefe.

Vigilar que la oficina del jefe este siempre ordenada lo mejor posible, los papeles en sus respectivos lugares, el computador debe estar desocupado. Estos detalles pronto son observados por su jefe, aunque él no lo demuestre. La correspondencia debe estar limpia para que su trabajo sea el mejor presentado en la oficina.

Los conocimientos a adquirir de las secretarias son que debe dominar el inglés, las herramientas informáticas y las relaciones personales.

6. ¿Cuáles son las funciones

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