Gestio Administrativa

Administración por excepciones

Concepto

La administración por excepción permite, a las personas que ocupan cargos en los cuales el monitoreo de información y de recursos es permanente, trabajar de una manera más eficiente. Propone la concentración en lo que está mal o que tiene tendencia hacia ello y no en revisar la totalidad constantemente.

Lo importante es detectar rápidamente los errores en los resultados de las transacciones y los flujos de información entre las diferentes áreas que intervienen en los procesos del negocio.

Importancia

Básicamente idea propone la concentración en lo que está mal o que tiene tendencia hacia ello y no en revisar la totalidad constantemente. Lo importante es detectar rápidamente los errores en los resultados de las transacciones y los flujos de información entre las diferentes áreas que intervienen en los procesos del negocio. Por lo tanto, es necesario tomar como base un sistema de información transaccional (intercambio de información) para poder establecer una estrategia de Administración por excepción.

Principios

• De excepción: evitar demasiada información, las comunicaciones de control se basan en el avance de una operación sólo si existe una desviación importante respecto al plan. Debe evaluar la información y tomar medidas correctivas

• Tipos de medidores: Se basan en patrones establecidos que pueden ser estándares históricos como las ventas, estándares externos que provienen de otras empresas con el mismo propósito

• Flexibilidad de los estándares: Deben ser uniformes y similares en los departamentos que son parecidos. A menudo deben tomarse en cuenta las diversas circunstancias especiales que deben encarar en cada unidad organizacional o cada miembro de ellas.

• Frecuencia de la medición Va a depender de la tarea que estemos controlando. Depende de la naturaleza que se esté controlando, por ejemplo, el control de calidad de los objetos requiere verificación de intervalos de una hora, en cambio el desarrollo de productos.

• Dirección de retroalimentación: Un control bien diseñado va a tener una buena retroalimentación. Los individuos cuyas acciones están bajo vigilancia están, por lo general, en la mejor posición para tomar cualquier medida correctiva que sea necesaria, ya que son los más próximos a la actividad que se pretende controlar.

• Exactitud: La información sobre el desempeño debe ser exacta. Los datos inexactos de un sistema de control podrían causar que la organización tomara una medida inapropiada para corregir el problema, o bien, creará un problema donde no existía antes.

• Coordinación con la corriente de trabajo: La información para control debe ser coordinada con la corriente de trabajo por toda la organización por dos razones. La primera, porque cada paso en el proceso de trabajo puede afectar el buen suceso o fracaso de la operación entera. La segunda, porque la información sobre el control debe llegar a toda la gente que necesita recibirla

• Oportunidad: La información debe ser corregida, transmitida y evaluada rápidamente si ha de actuarse oportunamente para producir las mejoras deseadas.

• Objetividad y claridad: La información de un sistema de control debe ser comprensible y ha de considerarse objetiva por las personas que se valen de ella. Mientras menos subjetivo o ambiguo sea el sistema de control, mayor probabilidad habrá de que las personas obren de manera inteligente y eficaz sobre la información recibida

• Economía y realidad: El costo de ejecutar un sistema de control debe ser inferior o cuando mucho igual, a los beneficios que de él se derivan. La mejor forma de minimizar el desperdicio o los gastos innecesarios en un sistema de control es hacer lo mínimo necesario para ver que la actividad que se está vigilando llegue a la meta deseada.

• Realidad organizacional: El sistema de control ha de ser compatible con las realidades organizacionales ¨Todas las normas de desempeño deben ser realistas¨.

• Coordinación con la corriente de trabajo: La información para control debe ser coordinada con la corriente de trabajo por toda la organización por dos razones. La primera, porque cada paso en el proceso de trabajo puede afectar el buen suceso o fracaso de la operación entera. La segunda, porque la información sobre el control debe llegar a toda la gente que necesita recibirla.

• Flexibilidad: Para casi todas las organizaciones, los controles deben estar provistos de flexibilidad de manera que las organizaciones puedan reaccionar con la mayor oportunidad a las situaciones adversas o aprovechar las favorables que ofrecen una nueva oportunidad.

• Calidad prescriptiva y operacional: El sistema eficaz de control debe indicar, al descubrirse cualquier desviación de la norma, la medida correctiva que ha de tomarse. La información debe estar en forma aprovechable al llegar a la persona que tiene la responsabilidad de tomar la medida necesaria.

Proceso

Para establecer una iniciativa de Administración por Excepción, es necesario definir un modelo de procesos con sus correspondientes indicadores, los cuales permitan identificar que transacciones ejecutadas a través del modelo de procesos están por fuera de los rangos permisibles en los indicadores.

Características

• Se ahorra tiempo de gestión al personal.

• Mejora el rendimiento a través del sistema adecuado.

• Ayuda a identificar a la persona responsable.

• Se presta atención solamente a las desviaciones de material que requieren investigación.

• Los directivos tienen más tiempo para poder realizar las actividades más importantes de la empresa cediéndole las actividades más rutinarias a los subordinados.

Administración por contingencias

Contingencia: Significa algo incierto o eventual, que bien puede suceder o no. Se refiere a una proposición cuya verdad o falsedad solamente puede conocerse por la experiencia o por la evidencia y no por la razón. La teoría contingente busca identificar principios que orienten acciones a seguir de acuerdo con las características de la situación, en lugar de buscar principios universales que se apliquen a cualquier situación. Destaca que no se alcanza la eficacia organizacional siguiendo un único y exclusivo modelo organizacional.

El ambiente incide de manera directa en las organizaciones y por consiguiente en el cumplimiento de los objetivos que esta se ha trazado. El ambiente, la tecnología y el tamaño son elementos indispensables en un plan contingente, existe una relación funcional entre las condiciones ambientales y las técnicas administrativas

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