Gestion De Conocimiento Y Los Archivos

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Administración de documentos a nivel de la oficina o de la Unidad de Administración Documental, con referencia a la generación de información y producción de documentos.

AREAS DE GESTION EN LA ACTIVIDAD PRIVADA Y EN LA ACTIVIDAD PUBLICA

Actividad Privada.

Según el autor Nicks la oficina o la U. A. D. puede consebirse como aquellas actividades y tareas que se realizan a través del soporte papel aunque actualmente se complementan con los soportes electrónicos (Disquetes). De acuerdo a esto considera a la oficina como un proceso de información, en una línea de actividades en el área de los seguros, en los bancos u otros tipos de servicios, donde le producto puede estar representado por una póliza o por un cheque. A nivel de las plantas operativas de una fábrica, la mayor aportación es proporcionar información entre la dirección. Podemos decir que la información se registra, se procesa y se utiliza. Estas tres actividades constituyen el ciclo del trabajo en toda oficina y permite la planificación, organización y control de las actividades. Se debe reconocer a la oficina como una reserva de memoria para la organización o la empresa. La correspondencia, los registros de producción, los inventarios de existencias, la toma de decisiones, son todos datos que se registran, procesa y utilizan dentro de la organización.

La oficina como función.

Se da en todos los niveles de actividad dentro de la empresa, ya sea en personal, contaduría, ventas, compras, en todos ellos se maneja información, la cual, luego de ser registrada, se archiva y también se comunica.

FUNCIONES

• Preparación de registros e informes.

• Archivo de los registros y demás documentación.

• Procesamiento de la información para su utilización y comunicación.

La oficina no debe ser considerada como un lugar, sino como una función que abarca todos los niveles de una empresa. Luego de registrar y procesar la información esta será utilizada a nivel jerárquico para poder planificar, organizar, controlar las actividades y como fuente de información para la toma de decisiones.

LARDENT

La oficina es una función y para este caso específico es la de ofrecer servicios de organización de personas, de gestiones y de cosas. En las oficinas se desarrollan actividades que se refieren a recibir información, procesarla y utilizarla. También para decidir y organizar la acción siguiente.

FUNCIONES

Estas se traducen en una secuencia de decisiones que se toman a partir de la información disponible y de la cual resulta una nueva información que permite ordenar el proceso de decisiones. Específicamente las funciones en la oficina es la de recoger información, procesarla, registrarla y utilizarla. Los medios para realizar estas operaciones dependerán del grado de automatización alcanzado. Se plantea el problema de el almacenamiento y sobredimensión de información. Para solucionar este problema se deberá administrar los recursos financieros, humanos y materiales.

SISTEMA DE INFORMACION

Es un conjunto de elementos relacionados entre sí que interactúan en forma permanente con el propósito de alcanzar el objetivo de proporcionar datos e información. Pueden ser generales cuando se proporciona información en forma sistemática a quienes tienen la responsabilidad de tomar decisiones y también permiten tener una visión global de la situación de la empresa en la cual funciona el sistema.

ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Estos elementos son funcionales y a través de los cuales se pueden alcanzar los objetivos establecidos. Los elementos son: Insumos, Unidad de procesamiento, Productos, Control, Retroalimentación.

1. Insumos:

• Recursos Humanos.

• Recursos Materiales.

• Recursos Financieros.

• Información.

En el marco de la teoría de sistemas los insumos o recursos son la materia prima de la unidad de procesamiento.

• Recursos Humanos: Constituyen un insumo básico de un sistema de información, porque permite adecuar el diseño de un sistema de información a las necesidades o carencias de información que puedan detectarse. Permite programar y poner en ejecución el sistema diseñado, además de permitir un seguimiento de la implantación del mismo. Permite controlar el producto real del sistema. Además

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