Gestión documental a Cooperativa.

7.1. RESULTADOS OBTENIDOS

Realizada la entrevista y apreciación de la gerencia y área jurídica “COAS” se realizó el análisis de la información, arrojando los siguientes resultados:

 La Cooperativa de Asesorías Jurídicas-COAS dispone de tres muebles de acero-archivadores distribuidos de acuerdo a las áreas: Administrativa, Contable y Jurídica. De acuerdo a la vigencia estipulada internamente de 3 años, la información pasa a un archivo muerto, dispuesto en cajas de cartón al interior de la empresa.

 Actualmente no maneja un programa metodológico de gestión documental. Están abiertos a las recomendaciones que surjan del presente proyecto, sobre el cual analizarían los costos y beneficios generados.

 La documentación se encuentra clasificada alfabéticamente según criterios del funcionario encargado-Administrador. El orden es alfabético y cronológico.

 Actualmente en “COAS” no existe un proceso estipulado de gestión documental. Todo lo concerniente al archivo tangible se encuentra en gavetas.

 El proceso de búsqueda de documentos es 100% manual. No existe una matriz ni esquema de retención documental.

 Se dispone aproximadamente de seis horas semanales para la labor de archivo, la cual está en cabeza de un único funcionario-Administrador.

 La información es accesible si es reciente. Se requieren aproximadamente de 10 a 15 minutos para localizar un documento. Si no es actual, genera demoras. Puede tardar aproximadamente de 2 a 3 horas.

 Consideran que actualmente cuentan con el espacio físico adecuado de acuerdo a sus necesidades y operación. En proyección de crecimiento estudiaran otras alternativas, sobre todo para el “archivo muerto”.

7.2. DEFINICIÓN DE NUEVO PROCESO O PROCEDIMIENTO INTERVENIDO

De acuerdo al análisis anterior, el grupo de investigación pudo establecer que la Cooperativa de Asesorías Jurídicas-COAS requiere una optimización y perfeccionamiento de la metodología utilizada en el proceso de gestión documental para el acceso a su información física. Lo anterior, teniendo en cuenta factores como el tiempo empleado, el cual claramente no es eficiente. Así como el creciente volumen de información que requiere.

Para lo anterior se ofrece un esquema de retención documental, priorización de archivo y mejores prácticas para agilizar el manejo documental.

La propuesta de mejoramiento para la cooperativa se planteó en tres fases:

 Fase1: Diagnóstico inicial de archivo y gestión documental actual.

En esta etapa se inició la visita formal programada a la gerencia COAS con el fin de generar un diagnostico que permitiera observar las falencias y detectar oportunidades de mejora en el manejo del archivo físico de la empresa. El análisis

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