Guía para: elaboración, presentación, aprobación

En la búsqueda de una gestión documental acorde con la exigencia de los tiempos actuales, la Dirección Archivo de Bogotá, en su calidad de ente rector de la política archivística en el Distrito Capital, ha venido trabajando en la consolidación de un documento que permita poner en manos de funcionarios de diverso rango, que en su conjunto son los responsables de la gestión documental del Distrito Capital, una guía para la elaboración técnica de las Tablas de Retención Documental –trdtrdtrd– a efectos de que cumplan con dos propósitos: ser adecuadas a las exigencias normativas en la materia, tanto del orden nacional como distrital, y dar cuenta de las necesidades surgidas en las transformaciones y dinámicas recientes que afectan y caracterizan a la actual Administración Pública Distrital.

De ahí surge “Guía para: elaboración, presentación, aprobación, aplicación, seguimiento de las Tablas de Retención Documental para las Entidades Distritales.” No se trata de la guía tradicional que todo archivo siente la responsabilidad de hacer; no, este documento procura estimular la importancia de la investigación en la elaboración de las TRD; instrumento que debe estar soportado por un proceso de conocimiento e investigación sobre la entidad, cuyo producto final se constituye en un esquema de series y subseries. Pero hay que decirlo, las TRD en sí mismas no son valiosas, pues se trata de una representación simplificada de la investigación; el valor se encuentra, como es evidente, en los soportes que la acompañan, testimonio del proceso investigativo generador del conocimiento de la entidad.

La intención, en últimas es poner a disposición del Consejo Distrital de Archivos las Tablas de Retención Documental en óptimas condiciones, de tal forma que este cuerpo colegiado pueda emitir su aprobación a través de un acto administrativo y así se apliquen en su totalidad, con la certeza de que serán un instrumento adecuado y ajustado a las necesidades institucionales y los requerimientos de la gestión pública moderna.

En este sentido, la Guía brinda elementos que facilitan una adecuada articulación entre el Sistema de Gestión Documental y el Sistema Integrado de Gestión -particularmente con el Subsistema de Gestión de Calidad-. Se busca que las TRD sean un instrumento alineado en los dos lenguajes: que reconozcan las equivalencias existentes y que hagan las distinciones necesarias, a efectos de lograr una gestión documental que tenga en cuenta las nuevas formas de producción administrativa y, en consonancia con éstas, administre unos documentos producidos bajo la óptica de los procesos y procedimientos.

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