INFORME DE GESTION AÑO 2015

INFORME DE GESTION  AÑO 2015

Con el presente informe damos a conocer las actividades más importantes que se llevaron a cabo durante el año 2015, con el ánimo de que todos los copropietarios y residentes de la copropiedad  tengan pleno  conocimiento de la situación real de la copropiedad.

La administración y el Consejo de Administración asumieron responsablemente, la delegación efectuada por la Asamblea de Copropietarios. Nuestro objetivo  principal  fue continuar con la tarea de  velar por un adecuado mantenimiento  permanente a todas las áreas comunes, un orden administrativo y financiero adecuado y eficiente.

Es de resaltar que en cada una de las actividades la premisa más importante fue un manejo eficiente a los recursos, siempre pensando en excelentes trabajos y sin necesidad de incurrir en cuotas extraordinarias, es así como a hoy entregamos:

Trabajo de terrazas: Se llevaron a cabo varias reuniones con los propietarios de los apartamentos que gozan de “terrazas área común, uso exclusivo”  donde después de un trabajo en equipo, llegamos a un feliz término así: con dineros del edificio se cubría lo pertinente a demolición, alistamiento, impermeabilización y pendientados, y, cada propietario cubrió los gastos correspondientes a los acabados. Cabe resaltar y agradecer la valiosa colaboración de la señora Azucena Fonseca quien hizo acompañamiento en todo este proceso, y nos apoyó en la revisión del contrato. Igualmente agradecemos la intervención de varios residentes ante dudas manifestadas por los trabajos realizados, las cuales fueron un respaldo en el desarrollo de estas; es así que ante la inquietud manifestada por el señor Carlos Collazos se coordinó una reunión con el arquitecto quien directamente dio las explicaciones técnicas de cómo se estaba llevando a cabo este trabajo, dándonos una tranquilidad al conocer su concepto favorable.

Este contrato tuvo un costo total de $36.3111.120 y quedó respaldado con las garantías exigidas;  no fue necesario acudir a cuotas extraordinarias, ya que nos acogimos  a la propuesta presentada por la Representante Legal en La Asamblea Ordinaria del día 28 de marzo de 2015, la cual fue aprobada por unanimidad así:

1. Suprimir el servicio del todero, representando un ahorro de $14.000.000  anual.  Como  quiera que el contrato se venció el 1 de mayo, el ingreso neto de ahorro correspondiente a $8.092.484 para la vigencia fue utilizado para la obra de las terrazas.
2. Compensación recibida por el uso de la Ludoteca, ($5.400.000) valor pagado en su totalidad en el mes de abril de 2015.
3. Excedentes de ejercicios anteriores $7.531.350 (saldo arreglo parqueaderos).
4. Provisión arreglo terrazas no ejecutado en el 2014 $3.024.550
5. Provisión acumulada Fondo de Imprevistos $8.635.595

Informamos que no fue necesario acudir al fondo de imprevistos, gracias a las economías logradas y enunciadas en el numeral anterior.  A la fecha está legalmente constituido. Resaltamos el empeño, el interés y dedicación de la administradora señora Idelsyr Espino para sacar este proyecto adelante, fue un arduo trabajo donde se observó la responsabilidad y   entrega al edificio como si fuera parte de ella.

Se realizaron  reuniones de Consejo mensualmente, en las cuales se analizaron y debatieron diferentes temas, tomando decisiones en beneficio de toda la comunidad, siempre teniendo en cuenta la Ley 675, las normas y los estatutos de la copropiedad, la revisión financiera y presupuestal, con el fin de racionalizar el uso y ejecución de los recursos   para así lograr los fines citados.  En cada una de las reuniones tuvimos el acompañamiento y la asesoría del Revisor Fiscal señor Cesar Augusto Castillo, quien  presentó en cada reunión sus recomendaciones oportunamente.

INFORME ADMINISTRATIVO:

Se cumplió con las obligaciones emanadas en el Reglamento de Propiedad Horizontal de la copropiedad, las solicitudes del Consejo de Administración y labores anexas tales como velar por el mantenimiento de todas las áreas; seguimiento al presupuesto  gerenciando de manera eficiente los recursos.

El Consejo Auditó todas las labores ejecutadas por la Administración; siempre se estuvo atento a colaborar activamente con los residentes.  La administración cumplió e hizo  seguimiento al mantenimiento general de las áreas comunes, contratos, al personal de vigilancia y aseo.

Se encuentran vigentes los contratos de:

• Compañía de Vigilancia,  Seguridad Star: contrato firmado el 1 de enero  de 2015 con vigencia actual hasta diciembre 31 – 2016.
•  Compañía de Aseo,Serviaseo :  Contrato firmado con la copropiedad el día 1 de mayo de 2015.
• Servibombas Run : Contrato firmado  el 1 de agosto de 2014, para el mantenimiento preventivo de las motobombas y el lavado de tanques de reserva que se lleva a cabo cada semestre.

• Fabripuertas Automáticas: contrato vigente desde  el 6 de junio de 2014,  para el mantenimiento preventivo de las puertas vehiculares, mantenimientos que se hacen bimestralmente.

• Contrato con Thyssen Krupp: Contrato renovado el 16 de febrero, para el mantenimiento preventivo del ascensor, mantenimientos que se hacen cada mes.

• Contrato de  prestación de servicios Administración: contrato firmado el 16 de noviembre de 2013.
• Contrato Alquiler Ludoteca: Contrato firmado el 10 de febrero de 2015 con la señora Marisol Riascos (Apto. 409).
• Contrato de Prestaciòn de Servicios Abogado Carlos Gonzalez: firmado el 20 de marzo de 2014. (El Dr. González presentará el informe jurídico en la Asamblea).
• Contrato por servicios de contabilidad: firmado el 1 de junio de 2015 con la señora Vivian Andrea Rojas Pulido.
• Contrato de Revisoria Fiscal:  contrato firmado el 1 de abril para auditar y dictaminar estados financieros de todo el año 2015,

Vigente hasta el 31 de marzo de 2016.

OTRAS OBLIGACIONES

• Póliza de las áreas comunes: A la fecha se adquirió la póliza de áreas comunes con Chubb de Colombia, póliza que se renovó el día 11 de febrero,  por $9.093.967
• Mantenimientos Preventivos: Se llevó a cabo el mantenimiento preventivo y limpieza de la cubierta, labores llevadas a cabo en el mes de octubre por la empresa Estructuraltec, ingeniero Juan Bautista
• Motobombas: Por observaciones hechas por el proveedor se llevó a cabo las reparaciones recomendadas. Se dio cumplimiento a las normas de Salubridad e higiene por lo cual se llevó a cabo los dos lavados al año al tanque de reserva.
• Remodelaciones: se hizo mantenimiento correctivo a algunas máquinas del gimnasio, sin embargo el concepto del proveedor es que estas ya están muy obsoletas, hay tres máquinas para dar de baja. Se mejoró la apariencia  del gimnasio, cambiando el tapete, colocando película  a la ventana, se arreglaron fisuras y se llevó a cabo la pintura de techos y paredes.
• Mantenimientos permanentes preventivos de puertas de acceso a parqueaderos, tanques de reserva y sus tuberías, motobombas y demás, procurando atender de manera adecuada y oportuna todas las contingencias generadas por daños en estas áreas e instalaciones, asumiendo esta responsabilidad como un compromiso personal en beneficio de la copropiedad.

• Otros: 1) Se atendieron solicitudes y requerimientos de algunos residentes,  en la fecha requerida. 2) Se ha llevado a cabo seguimiento permanente  y derechos de petición a la constructora Gradeco, constructores que adelantan obra en el costado occidental del edificio, esperando iniciar arreglos a finales de febrero.
• Decoración navideña, Con el apoyo de los miembros del Consejo se llevó a cabo la decoración navideña
• CARTERA: Con el apoyo de la contadora, se llevó a cabo depuración de la cartera, aclarando e identificando consignaciones que aparecían sin soportar, se atendieron los reclamos y se conciliaron cuentas requeridas por algunos residentes.  A la fecha se encuentran en cobro jurídico los apartamentos 206, 606 y 609. (Ver cuadro entregado con la convocatoria)
• INFORME FINANCIERO

Mensualmente  le  fue entregado a la Contadora  el movimiento contable en donde se le anexo: recibos de caja, comprobantes de egreso debidamente soportados, extractos bancarios.  La contadora  entregó a la Administración con el balance general, estado de cartera, estado de pérdidas y ganancias, ejecución presupuestal mes a mes, informes que fueron revisados por el Revisor Fiscal y analizados en cada reunión de consejo.

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