“Identificación y Generación de Reporte de No Conformidades".

Trabajo Grupal N°1  

“Identificación y Generación de Reporte de

No Conformidades"

Un rol fundamental de todo auditor es la identificación de No Conformidades como parte importante del proceso de auditorías, es por este motivo que el trabajo grupal N°1 consiste en que el participante analice las evidencias que mostramos a continuación, los cuales son descripciones de evidencias observadas por un auditor durante el curso de una auditoría.

Estas evidencias contienen descripciones de situaciones en las que se PUEDE requerir que se genere un reporte de no conformidad.  Los participantes deben leer las descripciones de todos los Evidencias.   Luego se requiere que los participantes analicen cuidadosamente los hallazgos y tomen cualquiera de las siguientes dos acciones:

1. Si usted cree que existe suficiente evidencia objetiva de una no conformidad, entonces usted debe completar un reporte de no conformidad y clasificarla como “mayor” o “menor”. A continuación usted debe indicar en el espacio inferior del reporte qué debe hacer el auditado a continuación, por ejemplo, identificar las posibles causas básicas y las acciones correctivas que se deben implementar.

1. Si usted considera que no existe evidencia objetiva para indicar que es una no conformidad, debe indicar cuales serían los pasos a seguir como auditor para determinar si se trata de no conformidad o no.

Los reportes deben ser preparados en el formato que se presenta al final del documento.

Recuerde que para que una Evidencia sea considerada  No Conformidad se requieren 2 condiciones mínimas:

1.        Debe estar basada en evidencias objetivas

2.        Debe demostrarse incumplimientos de requisitos:

•        De normas (OHSAS 18001:2007) u otros estándares aplicables

•        Requisitos legales o regulatorios (Ley 29783)

•        Objetivos, programas, o procedimientos de la empresa

Hallazgos

Hallazgo 1

Durante la entrevista con el Gerente de  Seguridad y Salud Ocupacional de la empresa ABC, el auditor preguntó cómo se programan las auditorías internas, el Gerente contestó que se hacía regularmente cada 6 meses en todas las áreas de la empresa, de acuerdo a lo que estaba previsto en el procedimiento KT-4.5.4-01 de Auditoría Internas.

El auditor observa en los reportes que más del 70% de las no conformidades son identificadas en la Planta de fundición.

Hallazgo 2

En el área de Compras, el auditor pregunta cual es el procedimiento para adquirir materiales peligrosos como solventes, pinturas, y otros productos químicos. El jefe de Materiales le explicó que era el mismo procedimiento para adquirir materiales no peligrosos porque las especificaciones eran establecidas claramente por el personal técnico responsable y no había habido ningún incidente que mostrara la necesidad de definir otro procedimiento especial para materiales peligrosos.

Hallazgo 3

La empresa ABC ha definido como único objetivo de SST a la disminución de la accidentabilidad en trabajos, con una meta de disminución del 20% respecto al año anterior. Se encontró que la empresa declara en el registro estadístico de accidentes a diciembre 2014 haber tenido cero accidentes en los últimos 3 años.  

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Hallazgo 4

En el área de Mantenimiento, un operario comenta sobre un incidente reciente, en el cual felizmente nadie salió lastimado, descubrieron temporizadores del sistema eléctrico que estaban mal diseñados y que esto había ocurrido porque el proveedor no había revisado el área previamente a la instalación. El auditor observa el registro de incidentes y no identifica ningún registro en el área de Mantenimiento. El supervisor comenta que como nadie salió lastimado no hubo necesidad de registrar, además esa clase de instalaciones no es usual.

Hallazgo 5

En la entrevista con el Representante de la Dirección, el auditor le pregunta con que periodicidad revisan los documentos del Sistema y este responde que no se ha definido una periodicidad y que esto se hace cada vez que esto es necesario según pedido de algún usuario del documento, quien hace llegar su solicitud a través del gerente de área.

Hallazgo 6

En el área Geología el auditor revisó la lista de los  objetivos de seguridad y salud ocupacional para dicha área. El auditor preguntó si los resultados del planeamiento que fue llevado a cabo para alcanzar estos objetivos fueron documentados. El responsable de Geología respondió que ningún documento fue preparado porque, a su juicio, esto suprimiría la creatividad.

Hallazgo 7

El procedimiento P-10-Auditorias Internas, especifica en el punto 4 “Programación”, que “el Representante de la dirección programará una serie de auditorias a lo largo de un año en el Plan de Auditoria Interna. En el año transcurrido se ha ejecutado solo una auditoria.

Hallazgo 8

Los objetivos del SGSST se han establecido  teniendo en cuenta los Riesgos significativos / No Aceptables, no obstante, no se ha evidenciado que se hayan considerado las opciones tecnológicas, requisitos financieros, operacionales, comerciales y los puntos de vista de las partes interesadas.

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