Implementación de un sistema de documentación de la producción en la provincial de la municipalidad de Ilave

Esta investigación es importante porque permitirá construir una herramienta y/o aplicación que contribuya a una gestión efectiva de la documentación externa e interna de la Institución, lo que deviene en una disminución de la burocracia, mejorando la atención y servicio a los usuarios.

La implementación de un sistema de trámite documentario en la Municipalidad Provincial de Ilave se justifica en las siguientes razones:

 Razones económicas: la no disponibilidad o localización de documentos, el trabajo manual de reparto, firma, registro y archivo de documentos provocan costes de personal y tiempo. A esto se agrega las pérdidas de tiempo de espera del usuario. Definitivamente, con el sistema de trámite documentario en entorno web se obtendrá un aumento en la efectividad y eficiencia administrativa.

 Razones informativas: Las buenas decisiones requieren buena información y oportunamente, y esto se logrará tratando de evitar duplicar tareas. El sistema de trámite documentario en entorno web, permitirá acceder inmediatamente a la información por un conjunto de personas a la vez desde cualquier área y disponer de mayores posibilidades para el análisis e información en general. A esto se suma, la reducción de la circulación física de documentos, y por tanto eliminar su pérdida.

 Razones normativas: Es necesario documentar las actuaciones de las áreas involucradas o responsables de la atención. Además de cumplir con la normatividad vigente del Sistema Nacional de Archivo. Además, hay que considerar que la legislación peruana reconoce la importancia de las Tecnologías de Información y Comunicación como motor del desarrollo.

2.4 Limitaciones.-

Esta investigación toma en consideración tanto la digitalización de documentos externos como la gestión de los mismos para los procedimientos con alta demanda por los usuarios y que impactan directamente en el cumplimiento de la misión de la Municipalidad Provincial de Ilave.

Además sólo se considera consultas a través de un tramitador automatizado, más no solicitudes de información en línea. No está demás mencionar el factor limitante tiempo, puesto que el investigador tuvo que realizar sólo todas las actividades involucradas.

2.5 Antecedentes.-

Landa Molina, Luz Mercedes (Lima, Perú; 2002): En la investigación “Gestión de Documentos: El Caso Consorcio SMS”, describe y analiza el programa de gestión documental implantado por el consorcio SMS (Sondotécnica S.A., MultiserviceEngenharia Ltda. y Serconsult S.A.) para cumplir eficiente y eficazmente sus funciones y objetivos como inspector de las obras y estudios comprendidos en los subprogramas B y C del programa de saneamiento básico del Perú. Concluye la investigadora, que el diseño y aplicación de un programa de gestión documental en las empresas, mejora sensiblemente el control

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