Instrumentos Administrativos

El papel, debe de ser de buena calidad, con un membrete normal no exagerado de tamaño, de dos pulgadas lo máximo. El papel bond de 60 gramos, para la misma ciudad o país. El papel para segundas hojas debe ser de menor grosor, de otro color (papel copia) del mismo tamaño que el de la primera hoja pero sin membrete.

Las diferentes clases de papel de oficio, de acuerdo con su calidad uso y tamaño: papel periódico, papel bond, papel alemán, papel inglés, papel español, papel copia, papel cebolla, papel carbón, papel esténcil, papel factura, papel tabular, papel aéreo.

Qué es correspondencia

Es la comunicación escrita entre personas que se encuentran en diversos lugares o bien podemos decir que es el medio de interrelación entre hombres, originado por distintos sentimientos de sociabilidad, los cuales dan origen a diversos estilos o formas de redactar, así: comercial, diplomático, familiar y oficial.

Correspondencia oficial

Debido a que el sistema en que se desenvuelve el Administrador Educativo es el oficial, se estudiara el estilo de correspondencia utilizado en el mismo.

Se denomina correspondencia oficial la que trata de asuntos relacionados con el estado, ya sea dirigida del gobierno a particulares, de particulares a oficinas del gobierno y entre funcionarios públicos.

Su redacción debe ser clara, concisa y como requisito indispensable, debe usarse en esta un membrete sencillo, conteniendo únicamente el nombre de la oficina o bien con la dirección donde esta ubicada.

En la correspondencia oficial no debe usarse abreviaturas. Entre las comunicaciones escritas de este género de correspondencia podemos considerar:

La nota oficial, la notificación, el oficio, el acuerdo, la providencia, el decreto, la resolución, el informe, el dictamen y la trascripción.

Para la aplicación de las normas es necesario, utilizar instrumentos de correspondencia oficial que deben de responder a determinadas características, entre otras:

No usar abreviaturas

El destinatario se escribe después de la firma del emisor del documento.

Anotar el número de registro y las referencias, de quien instruye como de quien elabora el instrumento. (11:4)

Normas prácticas de redacción

A) Para conseguir claridad

1. Ordene las ideas en forma lógica

2. Evite el exceso de aclaraciones

3. Suprima las notas entre paréntesis

B) Para lograr precisión

1. Expresen ideas y conceptos completos

2. Sea directo al tratar el tema

3. Evite las repeticiones

C) Para expresarse con prioridad

1. Utilice las palabras de acuerdo a su significado y función.

2. Escriba con perfecta ortografía

3. Utilice correctamente los signos de puntuación

4. Estructure correctamente los párrafos

D) Para dar concisión a la escritura

1. Evite palabras innecesarias

2. Elimine las frases de relleno y los términos vagos

3. No trate la misma idea en párrafos separados

4. Planee el texto antes de construirlo

5. No construya frases largas (12:34)

Estructura interna de un escrito

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Principales instrumentos de correspondencia oficial

Oficio, Oficio circular, Acta, Conocimiento, Dictamen, Resolución, Notificación, Memorando, etc.

De acuerdo al asunto de que se trata y considerando la ubicación de las acciones, así será el instrumento a utilizar, basándose en el cuadro metodológico administrativo así:

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Los requisitos o procedimientos para la toma de posesión son:

Presentar el nombramiento expedido por la autoridad nominadora correspondiente.

Que exista la partida específica con saldo disponible en el presupuesto.

Que se fraccione acta de rigor.

Entregar el nombramiento de la UDA, Sección de Recursos Humanos, dejar en dirección de Educación. Mineduc, adjuntando lo siguiente:

Primer ingreso

Original de nombramiento completo y dos fotocopias según sea el caso. Una fotocopia de la cedula de vecindad. Una fotocopia de la cedula docente. Una fotocopia del carné del IGSS.

Media, traslados, ascensos y permuta

Original y seis copias del aviso de entrega. Original de los nombramientos completos y dos fotocopias según se el caso. Una fotocopia de la cedula de vecindad. Una fotocopia del carné del IGSS. Una fotocopia de certificación de escalafón. Una fotocopia del codo del último cheque cobrado.

Administrativo, primer ingreso

Original de nombramiento completo y dos fotocopias. Una fotocopia del carné del IGSS. Una fotocopia de la cedula de vecindad. Certificación original de colegiado activo (si es profesional) certificación de Onsec.

Administrativo traslado o ascenso

Original y seis copias del aviso de entrega. Original de nombramiento completo y dos fotocopias. Una fotocopia del carné del IGSS. Una fotocopia de la cédula de vecindad. Certificación de la cédula de vecindad. Certificación original de colegiado activo, (si es profesional). Calificación de Onsec. Una fotocopia del codo del último cheque cobrado.

Instrumentos a utilizar como estrategia

Utilizaremos los indicadores para levantar un acta de toma de posesión, en un libro autorizado para el efecto, por la contraloría o por el Director Departamento de Educación, dicha acta debe de contener los siguientes elementos que lo conforman: lugar, fecha, y hora. Identificación de participación. Cuerpo del acta o sea las cláusulas o puntos tratados, cierre. Firma de los participantes.

Casos y procedimientos

Toma de posesión de catedrático en un instituto Experimental Oficial Básica. En esta institución el nombramiento lleva las firmas del Contador y el Director.

Toma de posesión de maestros de grado en una escuela oficial preprimario o primario. En esta institución el nombramiento lleva las firmas del director de la escuela y del supervisor educativo.

El acta de toma de posesión tanto del nivel preprimario, primario y medio van firmadas por el director de cada institución o sea del instituto Experimental Oficial

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