LA FUNCIÓN DEL GERENTE DE ABASTECIMIENTO

LA FUNCIÓN DEL GERENTE DE ABASTECIMIENTO

El abastecimiento o aprovisionamiento es la función logística mediante la cual se provee a una empresa de todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto es sinónimo de provisión o suministro.

Las actividades incluidas dentro de este proceso son las siguientes:

Cálculo de necesidades

Es una actividad propia del planeamiento logístico. Las necesidades de abastecimiento involucran todo aquello que se requiere para el funcionamiento de la empresa, en cantidades específicas para un determinado período de tiempo, para una fecha señalada, o para completar un determinado proyecto.

El cálculo de las necesidades se materializa con los pedidos o la requisición. Las necesidades de abastecimiento para una empresa determinada pueden ser por consumo, reemplazo, reserva o seguridad, necesidades iniciales y necesidades para proyecto. Dentro de esta actividad se debe considerar al factor tiempo.

Compra o adquisición

Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y económicas, en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y al precio total más conveniente.

Los principales objetivos específicos de esta actividad son:

• Mantener la continuidad del abastecimiento.

• Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada

• Mantener existencias económicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios para la empresa.

• Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc., buscando calidad adecuada.

• Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y materiales.

• Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuación

• Estudiar e investigar nuevos procedimientos continuamente.

• Preocuparse por la permanente capacitación del personal y, mantener informado al gerente de logística o gerente general acerca de la marcha del departamento.

a. Obtención

La obtención empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe.

b. Almacenamiento

Este implica la ubicación o disposición, así como la custodia de todos los artículos del almacén, que es la actividad de guardar artículos o materiales desde que se producen o reciben hasta que se necesitan o entregan.

Los principales aspectos de esta actividad son:

• Control de la exactitud de sus existencias.

• Mantenimiento de la seguridad.

• Conservación de los materiales y reposición oportuna

c. Despacho o Distribución

Consiste en atender los requerimientos del usuario, encargándose de la distribución o entrega de la mercadería solicitada. Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, es necesario contar con el embalaje o empaque para asegurarnos que las cantidades y calidades de los artículos o materiales sean correctas. Es igualmente importante en esta función asegurar el control de la exactitud de los artículos que se despachan, así como la rapidez de su ejecución para cumplir con los plazos solicitados.

d. Control de Stocks

Como objetivo de esta actividad debemos plantear el asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar la capacidad de instalación. Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos los artículos de abastecimiento.

e. Utilización de Desperdicios

Esto con el fin de tomar las medidas más ventajosas para la empresa.

Importancia de la función de Compras

La función de aprovisionamiento existe a partir del momento en que un objeto o servicio debe ser buscado fuera de la empresa.

Dentro de los principales objetivos tenemos los siguientes:

• Proporcionar un flujo interrumpido de materiales, suministros, servicios necesarios para el funcionamiento de la organización.

• Mantener las inversiones en existencias y reducir las pérdidas de éstos a un nivel mínimo.

• Mantener unas normas de calidad adecuadas

• Buscar y mantener proveedores competentes.

• Normalizar los elementos que se adquieren.

• Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio más bajo posible.

• Mantener la posición competitiva de la organización.

• Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos administrativos sean los más bajos posibles.

Aprovisionamiento

Organizar a las empresas para conseguir estos objetivos es difícil porque no sólo hay que tener en cuenta las necesidades internas, sino también las del mundo exterior. Tanto el departamento de aprovisionamiento como el tráfico de materiales tienen un contacto directo en el mercado y han de responder a su solución. La tarea fundamental del gerente de

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