LA ORGANIZACIÓN COMO PARTE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

LA ORGANIZACIÓN COMO PARTE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Concepto

Es el orden de las funciones que se valoran necesarias para obtener un objetivo, y una información de la autoridad y el compromiso asignado a las personas que tienen a su cargo la realización de las funciones respectivas.

Acopla el trabajo que los individuos o grupos deban ejecutar, con los componentes necesarios para su realización, de tal forma que las labores que así se realicen, sean los mejores métodos para el empleo eficiente y coordinado de los impulsos disponibles.

En si la organización es el ordenamiento técnico de las relaciones que deben estar entre las funciones niveles y actividades de los componentes materiales y humanos de una entidad social, con el fin de alcanzar su máxima eficiencia.

Importancia

• La organización, por ser el componente final del aspecto teórico, reúne, y lleva hasta sus últimos determinantes todo lo que la previsión y la planeación han señalado respecto a cómo debe ser una empresa.

• Constituye el punto de unión entre los aspectos teóricos y los aspectos prácticos.

PRINCIPIO DE ORGANIZACIÓN

Los principios de organización los podemos definir mencionando que son las directrices que han de ser consideradas al configurar la estructura de cualquier ente.

1. División del trabajo

Todo trabajo o actividad que tenga que ejecutarse entre varias personas o unidades tiene que asignarse entre ellas de forma tal que se obtenga el mayor rendimiento.

Harold Koontz y Ciryl O´Donell afirman que la estructura de la organización debe dividir y agrupar las actividades de la empresa para que contribuyan de la manera más efectiva y eficiente a la obtención de los objetivos.

Tiene como finalidad producir más y mejor con el mismo esfuerzo, por cuanto permite reducir el número de objetos sobre los cuales deben aplicarse la atención y el esfuerzo.

Para poner aprueba este principio se debe tomar en cuenta:

 Saber cuál es la base que se toma para efectuar la fragmentación: el individuo o la unidad.

 Conocer la naturaleza exigencias y volumen de las actividades

 Saber cuáles son las posibilidades individuales o de las unidades administrativas. Al hablar de posibilidades nos referimos tanto a la capacidad cuantitativa como a la aptitud cualitativa para el desarrollo de las tareas a distribuir.

 Asignar el trabajo en base a exigencias a los individuos o a las unidades más adecuadas según su capacidad y aptitud.

Este principio mantiene su autenticidad, pero su empleo cara a los individuos tiene que ser flexible, pues en otro caso el trabajo pierde sentido para el que lo realiza, y con ello se le arrebata interés en su ejecución y produce cansancio en el funcionario.

2. Especialización

Está vinculado con el anterior ya que la distribución del trabajo debe realizarse de tal forma que se fomente la aptitud cuantitativa y la aptitud cualitativa de los que ejecuten cada una de las tareas, como consecuencia de la repetición.

La aplicación de principio plantea una serie de cuestiones:

 Cuál es el criterio o criterios que deben tenerse en cuenta para llevar acabo la división del trabajo

Es preciso tener en cuenta los conocimientos, capacidades y experiencias que requieren cada una de las tareas y en consecuencia, fragmentarlas en base a las mismas, para después agruparlas, de forma que cada operación que tenga que efectuarse sea similar aunque pertenezca a tareas distintas.

 Como debe efectuarse la asignación del trabajo a los individuos , una vez fragmentado, para provocar la especialización

Vendrá siempre impuesto por el criterio que se haya tenido en cuenta en la división, ya sea operativo, funcional o territorial como más principales.

Si la base es tanto la funcional como la territorial, entonces el proceso de asignación comprende dos aspectos; en primer lugar, se considera el personal que se encuentra destinado en la unidad o en el lugar que debe llevarla a cabo, y, en segundo término, se tienen en cuenta las exigencias de la actividad y las condiciones de los funcionarios destinados en aquella o en aquel conforme al criterio indicado en la base operacional.

 Cuáles son las posibilidades y limitaciones que presenta la especialización

Es decir que cuantitativa y cualitativamente la especialización puede surtir sus efectos satisfactorios. A medida que los estudios han ido desarrollándose la especialización no es un único problema técnico sino que es también un problema humano, y como consecuencia se llegó a la conclusión de que tiene sus limitaciones. Pues plantea problemas orgánicos y funcionales que demandan adecuado tratamiento.

3. Jerarquía

La estructura de toda entidad debe estar integrada por diversos planos o niveles relacionados entre sí y sometidos unos a otros, de forma que exista una dependencia completa que comenzando en la base llegue a la cúspide de la pirámide que forma.

La vía jerárquica es el sendero que siguen, pasando por todos los grados de la jerarquía, las comunicaciones que parten de la autoridad superior o las que le son dirigidas. Este sendero está obligado a la vez por la necesidad de una trasferencia segura y por la unidad de mando.

A medida que la estructura crece, tanto en el momento inicial se su creación como en fases posteriores por su desarrollo, se impone someter unas unidades a otras para que sin daño la división del trabajo actúen hacia el objetivo común.

También pretende la síntesis posterior al análisis que implica la división del trabajo y la especialización.

Su objetivo es lograr imponer la unidad en la diversidad que supone la existencia de diferentes acuerdos en la complicación estructural.

Es preciso que toda comunicación ya sea ascendente o descendente ha de pasar por los respectivos jefes intermedios hasta llegar del emisor al receptor.

4. Autoridad

Todo miembro de la entidad al que se le encomienda una función se le debe conceder la facultad de adoptar las oportunas decisiones, de dar las correspondientes órdenes para que estas se ejecuten y de vigilar como llevan a cabo.

La aplicación de este principio demanda:

a) Delimitar el área de competencia de cada cargo o de cada puesto.

Formula el objetivo y objetivos que señala a tal unidad y marcarle sus límites. Consiste en trazar si esfera de acción, o lo que es lo mismo, en señalarle su campo de actuación, lo que supone positivamente atribuirle su actuación, lo que se supone atribuirle su actividad y marcar una frontera a los demás para q n actúen.

b) Conferir las correspondientes atribuciones en orden a la decisión,

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