LAS EMPRESAS Y SUS ARCHIVOS

TIPOS DE ARCHIVOS QUE MANEJAN LAS EMPRESAS

EMPRESA: BANCANET EMPRESARIAL, BANAMEX.

Tipo de Archivo

En Bancanet Empresarial se manejan 3 tipos de archivos:

• Manual

• Automático

• Saldos

Cuando un archivo es de tipo manual, quiere decir que al momento de transferirlo a Banamex, las transacciones contenidas dentro de éste se aplican en línea, es decir, en el mismo momento en que se están enviando.

El tipo de transacciones que se pueden incluir dentro de un archivo de tipo manual son:

• Transferencia Pesos y Dólares (A la par y con compra / venta de divisas)

• Pagos a Terceros Pesos y Dólares (A la par y con compra / venta de divisas)

• Pagos Línea Banamex (Depósitos a Cuentas Concentradoras)

• Órdenes de Pago Nacional

• Pago Interbancarios

• Cambio de Estatus en Chequera Protegida

En el archivo de tipo automático, la única diferencia que existe contra un archivo de tipo manual, es que en éste se debe especificar la fecha y hora en que el cliente desea que se apliquen sus transacciones una vez que el archivo fue transferido hacia Banamex.

El tipo de transacciones que se pueden incluir dentro de un archivo de tipo automático son:

• Transferencia Pesos y Dólares (A la par y con compra / venta de divisas)

• Pagos a Terceros Pesos y Dólares (A la par y con compra / venta de divisas)

• Pagos Línea Banamex (Depósitos a Cuentas Concentradoras)

• Órdenes de Pago Nacional

En el archivo de tipo saldos, se pueden incluir únicamente consultas de saldos de las cuentas que usted decida y que desde luego tenga registradas como propias dentro de su número de cliente de Banca Electrónica

Este tipo de archivos no es programable, y al momento de transferirlo al Banco, la respuesta de los saldos siempre es en línea.

Núm. Operaciones.- Indica el total de operaciones contenidas dentro del archivo, sin importar el estatus que éstas tengan.

Aplicados.- Indica el total de operaciones que fueron transmitidas hacia Banamex y que fueron aplicadas exitosamente.

Autorizadas.- Indica el total de operaciones que están autorizadas y que no han sido transferidas hacia Banamex.

Rechazados.- Indica el total de operaciones que fueron transmitidas hacia Banamex y que por alguna causa, fueron rechazadas.

Pendientes.- Indica el total de operaciones que tienen el estatus de pendientes, es decir, que no han sido autorizadas y desde luego no han sido transmitidas hacia Banamex.

A Verificar.- Indica el total de operaciones que fueron transmitidas hacia Banamex y que hubo algún problema durante la transmisión de éstas.

Instrucciones Recibidas.- Indica el total de operaciones que fueron transmitidas hacia Banamex y que se recibieron exitosamente, para su posterior aplicación.

TIPO DE ARCHIVOS MANEJADOS EN UNA EMPRESA DEDICADA A LA COMPRA-VENTA DE PRODUCTOS (WHIRLPOOL)

Facturas de proveedores:

Una vez comprobadas las facturas que le envían los proveedores con los pedidos realizados, con los albaranes y con la mercancía recibida y verificadas las operaciones matemáticas y contabilizadas, tendrá que guardarlas en el archivador de "Facturas de proveedores". Se deben guardar por orden correlativo, por el número asignado en la Contabilidad del 1 al 99999999…., nunca por orden alfabético o por proveedores o en las carpetas independientes, por la dificultad a la hora de encontrarlos cuando se necesitan.

La idea es que conforme van llegando las facturas, se comprueban, se contabilizan y en ese momento se les asigna un número correlativo (obligatorio por otro lado por el reglamento del IVA). Dicho número lo da (o debería darlo) el programa de contabilidad y el contable lo escribe en la parte superior derecha de la factura para poderla localizar fácilmente. De este modo el archivador de proveedores aparece como un libro con todas sus hojas numeradas.

¿Cómo se encuentra ahora una factura si están todas mezcladas?. Muy sencillo: ayudándonos de la informática. Si usted desea encontrar todas las facturas de un determinado proveedor, o una cualquiera, no tiene más que entrar en la contabilidad, pulsar "ver mayor" y escribir el nombre del proveedor. Allí, en su ficha, aparecen todos los números de las facturas que le ha mandado dicho proveedor. Entonces va al archivador y como están ordenadas por número las encuentra rápidamente. Esto funciona perfectamente. Si es de otros años, tendrá que buscar en los archivadores definitivos ya que los documentos, cada año, los irá quitando de los archivadores temporales y los incorporará a los definitivos (cajas de cartón) que deben estar perfectamente rotuladas y ordenadas.

Facturas de clientes:

Una vez realizada la factura por orden correlativo del 1 al 99999999 para cada año y una vez contabilizada, se guarda correlativamente en el archivador de facturas de clientes.

La localización de una determinada factura se realiza del mismo modo explicado para los proveedores.

Documentos de caja y bancos:

Debemos tener un archivador para cada banco y cuenta que tenga la empresa. Si una empresa tiene 30 cuentas bancarias debe tener 30 archivadores.

No es necesario enumerar los documentos bancarios como hemos comentado para las facturas, ya que los documentos bancarios se deben guardar por cuentas y dentro de cada cuenta por fechas.

Una vez contabilizados, en el libro Mayor de cada banco podemos ver los asientos por orden de fechas con total facilidad. Si queremos localizar el justificante bancario, se consulta su archivador y se busca en su fecha. De este modo siempre se encuentran. Resulta muy práctico que los justificantes bancarios se guarden grapados con su extracto bancario, así incluso sin acudir a la contabilidad se pueden comprobar los movimientos del banco.

Los documentos de caja deben guardarse en un archivador denominado Caja. Es importante llevar un adecuado control con los justificantes de caja ya que todas las entregas en mano deben estar firmadas y cada cosa debidamente justificada. Se ordenan por orden de fechas.

Para la localización de un justificante, como están ordenados por fechas, podemos hacer lo mismo que para los bancos: lo vemos en la contabilidad y luego fácilmente lo localizamos.

Pedidos de clientes y proveedores:

Tendremos un archivador para guardar los pedidos de los clientes y otro diferente para guardar los pedidos que hemos realizado a nuestros proveedores, rotulados como: "Pedidos de clientes" y otro "Pedidos a proveedores".

Dentro de cada archivador

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