EL ARCHIVO Y LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ÁREA FINANCIERA Y CONTABLE DE LAS EMPRESAS

EL ARCHIVO Y LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ÁREA FINANCIERA Y CONTABLE DE LAS EMPRESAS

Seguramente todos en nuestros hogares con una gran cantidad de información y probablemente la tengamos organizada para su uso posterior, no solo físicamente sino de manera magnética también, la información de nuestros computadores, las distintas carpetas, y los diversos archivos que tenemos están organizados de forma tal que nos sea fácil acceder a ellos, los mismo ocurre con todas las organizaciones independiente de su naturaleza, bien sea comercial, no comercial, estatal, ambiental, etc.

Todas las organizaciones llevan un registro de sus diferentes actividades con la finalidad de evaluar a futuro las decisiones que podrían llegar a tomarse es por esto que a continuación profundizaremos en la temática relacionada al archivo para así comprender su importancia y por qué es vital para las diferentes organizaciones.

El término archivo , viene del latín archīvum. Se usa comúnmente para designar el local donde se conservan los documentos producidos por otra entidad como consecuencia de la realización de sus actividades.

Sin embargo la palabra archivo se engloba todo lo relacionado con la actividad archivística hasta el local y muebles. Según el diccionario de la real lengua española nos aporta las siguientes definiciones:

- Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades.

- Lugar donde se custodian uno o varios archivos.

- Acción y efecto de archivar (guardar documentos o información en un archivo).

- Espacio que se reserva en el dispositivo de memoria de un computador para almacenar porciones de información que tienen la misma estructura y que pueden manejarse mediante una instrucción única.

- Conjunto de la información almacenada de forma digital.

Para complementar, archivo es el conjunto orgánico de documentos producidos por personas físicas o jurídicas, públicas y/o privadas, que se originan en el ejercicio de sus funciones y actividades, los mismo son conservados, clasificados, organizados y administrados. También es archivo el espacio físico (el local) o la institución, donde se resguardan, ordenan, difunden y consultan los conjuntos de documentos, para la información, la investigación, y para la gestión administrativa.

Funciones:

•

Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa.

Asegurar la perfecta conservación de los documentos.

• Asegurar la máxima rapidez en la localización y envío de los documentos requeridos por las diversas dependencias de la empresa.

• Almacenar los documentos debidamente ordenados y clasificados.

• Ubicación del documento de forma agilizada.

• Asegurar la recuperación de información.

• Ser un centro activo de información que permita relacionar los nuevos documentos con los ya archivados.

Sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado.

Funciona como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto.

• Proporcionar información sobre el funcionamiento y los asuntos tratados dentro de la institución.

Importancia:

Los archivos son considerados de gran importancia para la sociedad, porque en ellos se recoge, conserva, preserva y difunde información contenida en los documentos. Por ello se dice que los archivos son el repositorio de la memoria histórica y cultural de una nación, de la sociedad en general, debido a que ellos se encargan de resguardar la información más relevante y de alto valor. Lo mismo sucede con los fondos documentales de las instituciones tanto privadas como públicas, conservan la memoria de sus actividades y funciones orgánicas. Asimismo es de suma importancia que se cumpla los principios archivísticos, para asegurar una óptima administración y gestión de calidad en los procesos sistemáticos, y así brindar un servicio eficientemente y eficaz a la hora de difundir la información y de buscar y recuperar la misma.

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Los archivos los podemos clasificar según diversos criterios:

1- FINALIDAD

* ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS, aquellos que tienen como finalidad la gestión administrativa. En ellos se guardan los documentos mientras tienen vigencia administrativa. Se caracterizan por el gran volumen de información que poseen, puesto que es una documentación que se genera y circula para resolver el trabajo diario de la institución. No admite destrucción y selección alguna puesto que se trata de documentos que establecen derechos, relaciones o vínculos, etc. y son la única garantía de autenticidad. Los documentos de este tipo de archivo son de uso exclusivo de la institución que los genera. También se les denomina archivo abierto o vivo.

* ARCHIVOS HISTÓRICOS, aquellos que reúnen de forma organizada documentos que tras haber perdido su vigencia administrativa, adquieren con el paso del tiempo un valor nuevo, que es el valor de prueba para la investigación histórica. La documentación está seleccionada de forma voluntaria y selectiva, de modo que solo aquellos documentos importantes y necesarios para la investigación se conservan. Esta documentación pasa a convertirse de uso público, pasa al servicio de la cultura.

2- Por la EDAD de los documentos que contiene, los podemos dividir en:

* ARCHIVOS DE OFICINA O DE GESTIÓN, Correspondería a la etapa pre archivística. Son aquellos archivos que dependen de los funcionarios durante 0-5 años. Son aquellos que reúnen los documentos de producción reciente y por lo tanto en fase de tramitación. Los documentos están ubicados en la misma oficina o negociado que los ha producido, y están bajo la responsabilidad y manejo directo de las oficinas que los han generado. Permanecerán durante cinco años en la oficina. Son de consulta casi permanente por lo que tienen que tener fácil acceso.

* ARCHIVO DE DEPÓSITO CENTRAL, pasados los cinco años entran aquí. Están formados por las series documentales transferidas desde los distintos archivos de oficina que integran la estructura de la institución y aquí se conservan hasta 20 o 30 años. Se trata de una documentación que aún tiene valor primario, por lo tanto, aún tiene o puede tener vigencia administrativa, pero su consulta es cada vez menor. Esta documentación ya queda bajo el control de un archivero y debe ser tratada estableciendo criterios de clasificación y ordenación. Normalmente se encuentra ubicado en el mismo edificio

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