EL ARCHIVO Y LACONSERVACION DE DOCUMENTOS EN EL AREA FINANCIERA Y CONTABLE DE LAS EMPRESAS

3.3.2.1 Elaborar de en grupo un informe sobre El Archivo y la conservación de documentos en el área financiera y contable de las empresas, que contenga:

a) Los archivos administrativos, definición, clases y características.

b) Selección de los documentos de archivo

c) Importancia de la organización del archivo y la conservación documental en las áreas financieras y contables de las empresas

d) Manejo automatizado de la información frente a las ayudas de la tecnología, el internet  redes sociales, los correos electrónicos y al exceso de información disponible.

EL ARCHIVO Y LACONSERVACION DE DOCUMENTOS EN EL AREA FINANCIERA Y CONTABLE DE LAS EMPRESAS

 La Ley 594 de 2000 tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.

ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

Archivo vigente, que guarda con carácter temporal los documentos que se encuentran al servicio exclusivo de las instituciones a la cual pertenece. Son fuentes de complemento de los archivos centrales, provinciales y municipales. Al archivo administrativo también se le llama archivo vivo

TIPOS DE ARCHIVOS:

los documentos de un archivo pueden ser de cualquier tipo, simples estructurados o según su función..

ARCHIVO DE GESTION :

comprende toda la dcumentacion que es sometida a continua utilizacion y7 consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten.su circulacion otramite se realiza para dar respuesta o solucion a los asuntos.

ARCHIVO CENTRAL:

en el que se agrupan documentos trasnferidos pordistintos archivos de gestion de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente  pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

ARCHIVO HISTORICO:

es aquel al que se transfiere desde el arcchivo central los documentos de archivo de conservacion permanente.

CARACTERISTICAS

NOMBRE Y EXTENSION: Cada archivo se identifica con un nombre (que debería indicar su                                 contenido)  y por una extensión (algunas veces opcional) que suele identificar el tipo de archivo.

• El nombre de  los archivos permite normalmente hasta 256 caracteres, mientras que la extensión consta de 3 o 4 caracteres.
• Los archivos tienen un tamaño que se mide en bytes, kilobytes, megabytes, gigabytes, y que dependen de la cantidad de datos que contenga.
• Los archivos pueden contener diferentes tipos de información: archivos de texto, de imagen, de audio, de videos, etc.
• Los archivos se organizan en carpetas (directorios) y subcarpetas (subdirectorios) de forma jerárquica.
• No puede haber 2 archivos con el mismo nombre (y extensión ) en la misma carpeta
• Nautilus es la aplicación del sistema que nos permite organizar nuestros ficheros , permite efectuar las operaciones más comunes con archivos y carpetas: copiar, mover,  eliminar …
• Otra forma de manipular archivos y carpetas es atraves de su menú contextual , obtenido pulsando con el botón derecho de el mouse sobre el archivo carpeta
• Expecial cuidado debemos tener  al arrastrar con el botón izquierdo un archivo o carpeta, porque dependiendo del destino , se podrá copiar o mover esa información
• Toda la información que almacenamos en nuestra sección de usuario está disponible en la carpeta del sistema operativo /home/usuario.

SELECCIÓN DE LOS DOCUMENTOS:

 Los archivos se seleccionaran de acuerdo a los siguientes criterios:

 Organización de Archivos:

• Los documentos se clasificaran respetando  la procedencia del documento
• Los documentos  se ordenaran  respetando el orden cronológico, numérico y alfabético.
• Los documentos se clasificaran y ordenaran en series documentales
• Los archivos de oficina se clasificaran de acuerdo a la estructura que generan los documentos
• Los archivos centrales se clasificaran siguiendo el principio de procedencia de las secciones documentales y al orden original
• Todos los documentos se clasifican, ordenan, ubican y describen el archivo para ser dispuestos a su inmediata consulta.
• Los archivos se forman en cada unidad administrativa, en archivos principales y auxiliares.
• Los archivos principales se constituyen con documentos que tratan de asuntos, de personas o de temas al agrupar los documentos referentes entre sí, formaran un expediente, en algunos casos el expediente se amplían en uno o más cuerpos.
• Las instituciones establecen el sistema de clasificación de archivos en base en la s actividades que cumple cada unidad archivística, lo que permite la localización inmediata de la información para servicio a la institución y al usuario.

• Cada expediente inicia su formación y finaliza así:

• Documento que inicia el tramite

• Anexos y antecedentes ( si los hay)
• Toda la documentación que se genera en el proceso
• Y  documentos que finaliza el proceso
• Todo expediente debe ser foliado para asegurar su integridad y facilitar el acceso a la información.

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 IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Y LA CONSERVACIÓN     DOCUMENTAL EN LAS  AREAS FINANCIERAS  Y  CONTABLES DE LAS EMPRESAS.

OBJETIVOS:

Contribuir a la solución de los interrogantes y consulta de las empresas en el ámbito archivístico.

Responder  a las necesidades de consultas, asesoría y orientación que requieren las empresas      en cuanto los     sistemas  de gestión de la información, la documentación y de archivo de igual manera su importancia, su aplicación y posterior administración para el buen desempeño de la entidad o empresa

Desarrollar un ambiente de carácter pedagógico para la formación de una cultura archivística con apoyo de los recursos humanos y técnicos del ambiente de gestión administrativa de la información de comunicación (TIC).

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