El Archivo y la conservación de documentos en el área financiera y contable de las empresas

2.1 Elaborar de forma colaborativa un informe sobre El Archivo y la conservación de documentos en el área financiera y contable de las empresas , que contenga:

a) Los archivos administrativos, definición, clases y características.

b) Selección de los documentos de archivo

c) Importancia de la organización del archivo y la conservación documental en las áreas financieras y contables de las empresas.

d) Manejo automatizado de la información frente a las ayudas de la tecnología, el internet, las redes sociales, los correos electrónicos y al exceso de información disponible.

2.1 A.) El Archivo y la conservación de documentos en el área financiera y contable de las empresas.

Definición:

Archivos de documentos: El término archivo se usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado de documentos. Donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades.

Archivo: Es una palabra que se refiere a:

El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o judicial en el ejercicio de sus actividades.

El lugar donde se custodia dicho fondo. La institución o servicio responsa de la custodia archivística del fondo.

Archivo administrativo:

Archivo vigente, activo que guarda con carácter temporal los documentos que se encuentran al servicio exclusivo de las instituciones a la cual pertenece. Son fuentes de complemento de los archivos centrales, provinciales y municipales. Al archivo administrativo se le llama también archivo vivo.

Funciones:

- Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa, durante su periodo de máxima utilidad para la gestión administrativa de las oficinas.

- Asegurar la transferencia periódica de los documentos que ya no son de uso corriente por parte de las oficinas.

- Facilitar y agilizar la ubicación de los documentos.

Organización:

Se basa en el orden lógico de los documentos dentro de los fondos de la unidad. Para ello se debe realizar una serie de procesos y pasos técnicos como: clasificación de las series documentales, cuadro de clasificación, usar una codificación alfanumérica, establecer un orden cronológico de los documentos.

circulación, uso y control de los documentos; su objetivo se enfoca en la creación, mantenimiento, utilización y disposición de los documentos de la institución, a lo largo de su ciclo vital de forma eficiente.

Importancia:

Su importancia radica, en que estos archivos son los responsables de depositar y almacenar los documentos activos que están en trámite, y controlar la masa documental generada por los organismos, por ello es primordial establecerle a los documentos un destino, es decir, ordenarlo y clasificarlos bajos los principios archivísticos, con el objeto de que estos documentos al pasar a ser inactivos puedan ser transferidos con un orden ya establecidos al archivo intermedio.

Clasificación de los archivos:

Los archivos se clasifican según su uso en tres grupos:

Permanentes o maestros: Estos contiene información que varía poco en algunos casos es preciso actualizarlos periódicamente.

De movimientos: Se cercan para actualizar los archivos maestros. Sus registros son tipo alta, baja y modificable.

De maní pobra o trabajo: Tienen una vida modificada, normalmente menor que la duración de la ejecución de un programa. Se utilizan como auxiliares de los anteriores.

B. selección de los documentos de archivo

Selección de los documentos de archivo: para realizar la selección de un documento de archivo se deben de tener en cuenta varios criterios para organizarlos: los documentos se clasificaran de acuerdo

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