LOGISTICA COMPLETA

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MINUTA DE REUNION

Fecha :   19/0316

Minuta  N°:  2

Pág.:       1       De:   3

OBJETIVO:

Revisar el método de compras  para el  Mercado Nacional  para garantizar el reabastecimiento de productos sin romper el ciclo y No  tener sobre stock  en el inventario.

COORDINADOR:  Jorge Luis Carbonell

Presentes:    

-  José Luis De León

-  José Londoño

-  Lizbeth Méndez

-  Diego Bethancourth

-  Francia Herazo

- Lisbeth Gámez

-

-

-

Ausentes:      

-

 Involucrados:

• Jorge Luis Carbonell
• Jaime Jean-Francois
• Carlos Herrera

N°

PUNTOS TRATADOS

RESPONSABLE

FECHA

1

Premisas para la estandarización del algoritmo para el reabastecimiento.

1. Ventas promedio: histórico de 3 años
2. Analisis de productos: Individualmente
3. Stock de seguridad (ABC  - tránsito):  2 meses
4. Frecuencia de colocación de pedidos: Bimensual
5. Lapso de tramites logistico: ≤ 0,5 meses
6. Lapso de tramites logistico: ≤ 5 días
7. Factor de crecimiento:   considerar en calculos
8. Método de inventario: halar la mercancía desde mercado

Equipo de trabajo

19/0316

2

Actualizar  inventario ABC a Febrero 2016.

Analisis de inventario por pieza vs.  Variabilidad, comparativo.

Reinirse  previamente con Lizbeth Méndez para revisar inventario y ventas

Actualizar la clasificación ABC y entregar  a Tecnología e Información para configurar en NS

Diego B.

29/03/16

Frecuencia de colocación de pedidos para mercado Nacional:

a.- Asegurar que los proveedores fabriquen y despachen de acuerdo a pedidos  bimensuales, dejar registros de éste compromiso de las fabricas para que se cumpla a cabalidad y  no se pierda en el tiempo.

b.- Coordinar método de compras mixtas, consolidación de cargas  con proveedores.

c.- Reprogramar lapsos de tiempo para los tramites compras y logisticos

d.- Establecer por actividad las horas y/o días requeridos.

Entregar información al área de Procesos con intervalos de tiempo para implementar indicadores de medición.

Lizbeth Méndez

28/03/16

3

4

Configuración  del método en sistema NS. 

Una vez definido el algoritmo insertarlo y definir  los parametros en el sistema para auttomatizar ciclo de pedidos por forecast.

Revisar criterios con Diego y  Lizbeth

Asegurar la confiabilidad de la data, codigo de las partes, entradas y salidas de inventario.

José Londoño

08/04/16

5

Forecast de ventas.

A partir del mes de abril y por tres meses los pedidos para el mercado Nacional se realizaran utilizando el análisis de inventario en Excel (formula) y  paralelamente el forecast en NS como pruebas de ensayo.

Documentar política de compras por Forecast  de ventas   - Lisbeth Gámez

Lizbeth Méndez

28/03/16

6

Actividades agregadas en la aplicación del forecast de venta

a.- Entregar pronóstico de compras a fabricas   - Diego

b.- Liberar órdenes de compra cada 15 días    -   Lizbeth M.

c.- Actualización  oportunamente O/C en sistema NS  -   Lizbeth M.

Equipo de trabajo

08/04/16

7

Actividades para la  optimización del inventario y eficientizar las compras

a.- Recepción de pedidos de Proveedor: Preparar la logistica para la recepción, revisar  inmediatamente en la zona definida, ubicar en lugares pre establecidos inmediatamente dluego de la revisión. Utilizar el fomato de control.

b.- Rotación de productos: Colocación de productos unificadamente, segregar por FIFO

c.-Despachos: De acuerdo  a las proformas emitidas, coordinar para garantizar el cumplimientos de los tiempos tanto para local, interior e internacional.

d.- Trabajar  con una programación de actividades, considerando el aprovechamiento de recursos.

Tosos los aspectos  y procedimientos deben ser  manejados por el SLA del Centro de Distribución para asegurar la eficiencia.

Se realizará Reunión con Carlos H.  – Francia H.,   José Luis, Lisbeth G.)

Carlos Herrera

08/04/16

8

Negociar con los proveedors que la fecha de la cuenta por pagar debe ser  la fecha que envian el BL, no considear la del ETA.

El envío del BL no debe ser  mayor a cuatro (4) dias espues que entregan la mercancía

Diego B.

08/04/16

9

a.- Ingresar en el sistema entrada de productos comprados inmediatamente que se revisan y se tienen los gastos

b.- Revisar los controles  que se estan llevando en excel  como Plan de ingreso Panamá y otros que soportan la operación en el área de finanzas-ventas

Entregar a TI  para preparar reportes en NS.

c.- Estandarizar los días de creditos a clientes: ≤ 60 días

Francia Herazo

29/0316

10

a.- Analizar movimientos de piezas trimestralmente para verificar rotación en el inventario, productos que por antigüedad van saliendo del mercado y nuevos desarrollos.

b.- Presentar plan para bajar los días de créditos por clientes.

José Luis De León

08/04/16

11

Administración  de Inventario

a.- Sera administrado por Finanzas, quien coordinará los inventarios

b.- Se realizaran inventarios ciclicos para conrolar inventario

Primer inventario ciclico:  ultimos días de Abril (3 días)

c.- Inventario general: Agosto 2016

d.- Docuementar política de inventarios  - Lisbeth Gámez

Francia Herazo

19/0316