La Organizacion De La Oficina

La organización de oficina

El control del sistema contable

Es oportuno conocer, desde un punto de vista práctico, cómo puedes crear y controlar, con esos instrumentos, el sistema contable de tu negocio. En primer lugar, es muy importante mencionar que la contabilidad de todo negocio es indispensable ya que, por un lado, constituye el sistema de información básica, del mismo y, por otro, cumple con diversas leyes de índole fiscal y comercial que obligan a llevar correcta y oportunamente la contabilidad del negocio. Asimismo, es importante recordar que no se pretende que conozcas-exactamente cómo llevar la contabilidad de tu negocio, sino que, bien sea con los servicios de un contador interno o externo, sepas cómo supervisar el adecuado manejo de la documentación o, en su caso, entregarla de la mejor forma posible al contador externo, para evitar confusiones posteriores. El siguiente paso consiste en clasificar y ordenar tus operaciones y comprobantes en sus pólizas respectivas. Las pólizas a que nos referimos son las que aparecen a continuación:

• Póliza de egresos o cheque.

• Póliza de ingresos.

• Póliza diario

El Libro Diario

En este libro, se registran por orden cronológico cada una de las operaciones que va efectuando el negocio; es decir, en él se refleja ya de modo oficial y legal la información contenida en las pólizas.Tal y como su nombre lo indica, el Libro Diario debe contener, con el objeto de que sea permanente, los registros día a día de las operaciones del negocio; por lo cual, es importante que exijas que se haga oportunamente el llenado adecuado de este libro, ya sea que tu negocio cuente con un contador propio o con un contador externo que registra y elabora tu contabilidad.

El Libro Mayor

El llenado de este libro es el último paso antes de elaborar los estados financieros del negocio, ya que su función consiste en clasificar las operaciones por cuenta, de tal manera que se pueda conocer el movimiento y el saldo de cada una de ellas; es decir, en el Libro Mayor se anotan en forma concentrada las operaciones que se describieron en las pólizas y, posteriormente en el Libro Diario.

Al igual que en este último, es importante exigir su correcto y oportuno llenado para cumplir las disposiciones legales y disponer de la información adecuada en el momento preciso.

El control de tu oficina

Partamos del hecho de que tu negocio es una oficina, taller o local que funciona porque tiene empleados y éstos son personas con cualidades que hay que fomentar y defectos que conviene eliminar para que no se reflejen en las operaciones del negocio. Las sugerencias son las siguientes.

Asignación de funciones y responsabilidades

Con el fin de prevenir los errores y manejos indebidos durante todos los pasos una operación desde su inicio hasta su debido registro final en los libros de la empresa, es necesario asignar funciones y responsabilidades a los jefes y empleados, con el objeto de que no sean las mismas personas las que estén involucradas en todos los pasos de una misma operación. Por ello, es conveniente que ninguna persona posea el control absoluto de una parte importante de las operaciones que realice el negocio.

El trabajo de un empleado es complementario del efectuado por otro, por lo que se posibilita una verificación hasta cierto punto automática de la operación, para prevenir errores o

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