La adopción de un Sistema de Gestión

Introducción

La adopción de un Sistema de Gestión de Costos constituye un elemento de suma importancia para la economía de nuestras empresas. Las características de las mismas, donde la mayoría están enfrascadas en un proceso de diversificación de la producción y búsqueda de negocios, hacen que este elemento se convierta en una necesidad impostergable para la toma de decisiones administrativas vinculadas a la eficiencia económica.

El trabajo se enmarca principalmente en la búsqueda de soluciones en el sector Azucarero, específicamente en Granma, provincia eminentemente agrícola con un desarrollo industrial insipiente; aún cuando la base principal de sus producciones están en el desarrollo de la agricultura, los resultados de este sector de manera general son desfavorables, por las condiciones del suelo y las limitaciones de recursos materiales, unido a un insuficiente e inadecuado uso de las informaciones, en particular de los costos y el escaso empleo de nuevas estrategias para gerenciar los mismos, lo que no permite obtener una mayor eficiencia económica.

Con esta investigación se propone diseñar las reglamentaciones metodológicas para el Sistema de Gestión de Costo en las Empresas Azucareras de la Provincia de Granma. Que aportará como resultado que si se utiliza un Sistema de Gestión de Costos en los procesos de la Empresa Azucarera Arquímedes Colina, entonces se propiciará un eficiente proceso de toma de decisiones.

Desarrollo

Pasos para establecer el Sistema de Gestión de Costo:

Como un elemento importante para el establecimiento del sistema, se hace necesario que las reglamentaciones del mismo se apliquen utilizando una serie de pasos a través de los cuales se logre el establecimiento de este y también sirvan de pauta a seguir en su constante mejoramiento. Pasemos al análisis de cada uno de los pasos:

Paso 1: Analizar las características del Flujo Productivo, de la estructura de la empresa y de la situación de los Subsistemas de control de la información primaria. Este es un paso obligado y además de suma importancia. No se puede diseñar un sistema si no se conocen las particularidades y necesidades de la empresa para la cual se diseña el mismo, con independencia de que en este paso se determinarán tipos de producciones y sus características técnicas productivas y organizativas.

La situación de cada subsistema en cuanto se refiere a calidad y forma en que se obtiene y brinda la información primaria, todo lo que aporta información relevante para la definición del tipo de sistema de acumulación de costos a emplear. En general se requiere de la confección de una guía para la ejecución de este paso con el fin de que no se quede ningún aspecto sin tocar en la visita que se haga a las Fábricas y Departamentos de la organización.

Paso 2: Identificar y clasificar las actividades, vinculándolas con los Centros de Actividades y las Categorías Genéricas de la Cadena de Valor.

Para la realización de este paso en primer lugar debe realizarse un análisis de las Plantillas de Cargos, vinculando estas con el Organigrama de la empresa y la disposición de cada unidad y Departamento. De igual forma se hace imprescindible que se ejecuten conversaciones con los técnicos de Organización del Trabajo, con los Jefes de Actividades, Directores y otros especialistas para lograr un listado completo de todas las actividades que realiza la empresa para cumplir su misión.

Esta es una etapa fundamental, ya que es la etapa en que además de confeccionar el listado completo de todas las actividades, se clasifican estas de acuerdo con la clasificación adoptada. Esta clasificación provee información necesaria para el proceso de selección de inductores, para reafirmar la organización y tipo de sistema de acumulación de costos a emplear y para determinar aquellas que añaden o no, valor al producto y tomar medidas racionalizadoras al efecto. Se presenta este análisis el que sirve además, para la organización de las actividades en cada centro habilitado, lo que contribuye además al perfeccionamiento del sistema contable, así como organiza las actividades de acuerdo a la clasificación genérica de la Cadena de Valores, permitiendo su confección y análisis sistemático.

Paso 3: Identificar las partidas principales de los costos indirectos y su vínculo con los Centros de Actividades habilitados.

En este paso se consideran las partidas de los costos indirectos ya que los directos se asignan a las actividades operativas directamente. Se presenta el Flujo de Costo Total, en el que se presenta la forma en que fluyen los costos indirectos hasta las Actividades Operativas tanto las Intermedias como las Finales. Se han asumido las partidas establecidas en los Lineamientos para la Planificación, Registro, Cálculo y Análisis del Costo.

Paso 4: Construir el Clasificador o Plan de Cuentas.

Este es un elemento esencial para lograr el uniforme registro y análisis de los gastos por Cuentas, Centros de Actividades, Partidas, Tipos de Moneda y de acuerdo a la Variabilidad de los mismos. Se muestra el confeccionado para la operatoria del sistema.

Paso 5: Determinar los Inductores de Recursos para las Actividades y de Costo para los Objetivos de Costo Finales.

Después de cumplimentados los anteriores pasos se hace necesario determinar la vinculación entre las actividades y los objetivos de costo, lo cual se consigue por medio de los Inductores Costos, aparecen relacionados los mismos de acuerdo con la clasificación adoptada y estableciendo para cada actividad, tanto administrativa como de apoyo, el inductor que debe ser empleado en su vinculación con la Actividad Operativa correspondiente. De igual manera se presentan, los inductores para la asignación de las actividades a otras Actividades, tanto Intermedias como Finales.

Paso 6: Definir el sistema de acumulación de costos a emplear

Una vez cumplimentados los pasos anteriores, se está en posibilidad de definir el sistema de acumulación de costo a emplear, el cual como se conoce es por proceso y en nuestro caso debido a las características del flujo de producción y de las actividades que se realizan, se ha adoptado para las producciones de Azúcar Crudo y Refino un Sistema de Costos por Procesos y para los Derivados el Sistema de Costo Conjuntos, en ambos casos, utilizando los procedimientos del Costeo por Actividades.

Paso 7: Planificar el Flujo de Costos

Se presenta el Diagrama con la estructura del Flujo de Costos. Este representa la forma en que fluirán los mismos y por lo tanto, es sumamente importante para lograr la eficacia de cualquier sistema de cálculo de costos. Para el análisis del Flujo de Costos que se propone se ha dividido el mismo en seis categorías. A través

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