RFU Sistema Gestión

Identificación del Requerimiento:

X

Problema

Mantención    

Nombre del Requerimiento:

Sistema de Gestión Cadena de Custodia (Etapa 2).

Fecha de solicitud:        31-agosto-2015

Objetivo: 

Desarrollar un Sistema Automatizado para el control y la gestión centralizada de la Cadena de Custodia, monitoreando los diferentes procesos que inciden en el cumplimiento normativo de los estándares, de forma tal de detectar oportunamente desviaciones, corregirlas y garantizar la entrega de información coherente y fidedigna.

Tiempo estimado del cambio (N° días):

(para ser completado por SISS)

Fecha propuesta para entrega (dd/mm/aaaa):

(para ser completado por SISS)

Área solicitante: Superintendencia Gestión de Certificaciones.

Proceso: Indicadores de Gestión y Variables de Control

Sistema/Aplicación: BI

Patrocinador:

Responsable:

Beneficios al Negocio:

• Desarrollar un Sistema Automatizado con un único acceso para el control y la gestión centralizada de la Cadena de Custodia.
• Monitorear  los diferentes procesos que inciden en el cumplimiento normativo de los estándares, desde el origen en los proveedores de madera hasta el cliente final.
• Detectar en forma oportuna las desviaciones a los estándares vigentes y corregirlas.
• Garantizar entrega de información coherente y fidedigna

Beneficios Operativos:

• El contar con el Indicador “% Brecha Saldo Disponible Celulosa Certificada Cuenta de Crédito” nos ayuda a visualizar rápidamente si tenemos un saldo disponible de producto certificado suficiente como para cubrir las ventas necesarias. Además si existe una brecha importante como para gestionar nuevos nichos de mercado. Hoy no existe suficiente análisis y gestión automatizada de la información referente al stock de celulosa certificada acumulada. Al hacer gestión, idealmente esta brecha debería reducirse en la medida que aumenten los clientes que soliciten este tipo de productos.
• Al contar con la variable de control “% de NC y Observaciones Vencidas” se puede monitorear el % de cumplimiento de las fechas,  en la asignación de No Conformidades y Observaciones detectadas principalmente en las Auditorías. Hoy existe un módulo con varios responsables para manejar estas NC. Ningún Responsable tiene fecha de cumplimiento formal establecida para realizar su gestión, por lo que el circuito no funciona.
• Al contar con la variable de control “% Diferencia Entregas Certificadas vs Facturas Certificadas” nos va a permitir obtener el % de errores entre los Envíos Certificados por planta,  sobre el total de las Facturas por Producto Certificado emitidos por la Gerencia Comercial en SAP. Hoy tenemos la problemática que hay ventas que no son certificadas y se venden como certificadas, descontando la cuenta de crédito; como a también el caso inverso. Esto ocurre cuando en el Pedido ingresado en SAP no se realizó con las características correctas de si la venta correspondía a "certificada o no". Además de arrojar los problemas en la Cuenta de crédito, produce distorsión en las Listas de Carga en las plantas (documento con el que viaja el producto) y en la Emisión del Certificado por parte de la Gerencia Comercial.

Impulso Estratégico: ◻Si   ☒No

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Objetivo de desempeño: ☒Si   ◻No

Tipo del Requerimiento

◻RG– Legal / Regulatorio

☒CP– Corrección problema

◻MJ – Mejora (Perfeccionamiento)

☒NV – Nuevo

Evaluación

Productos relacionados:

Transacciones relacionadas con certificación obtenidas desde SAP. Detallar los productos o módulos que pudieran verse impactados por el cambio

Conclusión General

Prioridad:  □ Bajo ◻ Medio  ☒ Alto 

Impacto  :  □ Bajo ◻  Medio  ☒ Alto

En función del tipo de requerimiento y su priorización califique su Prioridad e Impacto

 Antecedentes:

Hoy no contamos con un Sistema Automatizado para el control y la gestión centralizada de la Cadena de Custodia y de esta manera monitorear los diferentes procesos desde los proveedores de madera hasta el cliente final, de forma tal de detectar oportunamente desviaciones, corregirlas y garantizar la correcta entrega de información.

Detallar motivos para hacer el requerimiento

Funciones Afectadas:

Como hoy no se cuenta con Indicadores de Gestión, así como tampoco Variables de Control, no se ve nada afectado

Describa, de manera general, una a una las funciones que serán afectadas

Criterios de Aceptación:

Revisión periódica de los resultados obtenidos en forma automática en la obtención de los Indicadores de Gestión, así como las Variables de Control Versus cálculos manuales en planilla Excel, hasta tener plena certeza que los datos obtenidos estén correctos.

Describa la razonabilidad que utilizará para verificar que el desarrollo se realizó correctamente

Contingencia y Riesgos:

Se realizarán pruebas para comparar los datos de reporte manual versus información sistematizada.

Dentro de los riesgos que se prevén mitigar la captura de información de una transacción o base de datos incorrecta, la fecha de tope máximo para validar la información no deberá exceder los 10 días del mes siguiente.

Confirme las actividades que se realizarán mientras se ejecuta el cambio / pruebas de certificación e implementación y riesgos que se deban mitigar

Nota: Incorpore al Final anexos con:

• Flujo/Diagrama del Proceso (solicite el involucramiento del área de Procesos si impacta la estructura documental)
• Diagrama de Aplicaciones del proceso que se relacionen al requerimiento
• Fórmulas
• Documentos relacionados
• Muestras, Reportes o Pantallas
• Justificación (Financiera, Legal, Regulatoria)
• Sistemas que se impactarán