La gestión documental.

BOGOTÁ, D.C., 08 DE  SEPTIEMBRE DE 2015

INTRODUCCIÓN

Desde tiempos inmemoriales existe la necesidad de guardar los conocimientos y pensamientos del hombre en documentos; que tiempo atrás era muy fácil conservar  por el volumen, pero con el trascurrir del tiempo las cosas han cambiado ya que en la actualidad existen procesos que clasifican los documentos de acuerdo a su origen, material y tiempo de conservación.

En la actualidad se tienen en cuenta dos puntos muy importantes en Gestión Documental,  uno de ellos es el utilizar todos los medios de protección personal para garantizar la salud de las personas que realizan esta labor y otro el cuidado y la protección para garantizar la vida y duración de los documentos ya que la finalidad de el archivo es velar por todo lo que reposa dentro de la unidad de archivo.

DESARROLLO

Conservar los documentos hoy en día en perfectas condiciones es difícil, debido a los diferentes aspectos ambientales que influyen negativamente en los documentos como lo son el agua y el polvo entre otros.

Para evitar que la vida útil de los documentos se deteriore debemos mantener los diferentes ambientes establecidos para el archivo, estos deben estar muy limpios y secos.  Los muebles deben ser en lo posible metálicos para con ello evitar la aparición de comején y garantizar la conservación de los documentos, pero en caso de no contar con estos se pueden utilizar muebles de madera los cuales deberán ser inmunizados.

Antes de perforar cualquier documento se deben preparar de forma que le sean retirados cualquier tipo de materiales metálicos. Los documentos que se coloquen en  un legajo  no deben ser de más de 200 folios y se debe cuidar que los agujeros no afecten la información contenida en el papel.

En el archivo la carpeta juega un papel muy importante como unidad de conservación y es necesario que esta contenga un legajo que facilite la búsqueda de la información  y se debe tener en cuenta  que el tamaño de la carpeta sea el mismo de los documentos para evitar su deterioro. No es recomendable marcar las carpetas con bolígrafo o marcador, solo escriba en el marbete ni comer cerca de los documentos ya que se corre el riesgo de que ocurra un accidente y algún documento se manche. Si necesita resaltar algo hágalo en copias. Las copias que se reciben por fax son poco durables, es por esta razón que se debe tomar una copia y deberá ser reemplazada  cuando llegue el original.

En cuanto a las microfichas y los medios magnéticos, estos demandan mayores exigencias en cuanto a temperatura máxima y humedad relativa.

En la consulta de documentos históricos cerciórese de que sus manos se encuentren limpias, en la manipulación de tomos o legajos utilice ambas manos para no causar daños a la encuadernación y evite utilizar saliva para pasar los folios ya que esto afecta tanto su salud como la vida útil de los documentos.

De lo anterior puedo concluir que debemos tener un amplio conocimiento con respecto al manejo documental para así garantizar la conservación de los documentos y su consulta por parte de las generaciones futuras.

...