Labor Administrativa

INTRODUCCION

Cuando hablamos de la labor administrativa, se nos hace obligatorio tocar el tema del control. Como habíamos visto, el control es una función administrativa, es decir es una labor gerencial básica, que puede ser considerada como una de las más importantes para una optima labor gerencial.

Cuando hablamos de control, se nos viene a la cabeza el rendimiento y el desempeño de una empresa, la vigilancia de la labor de los empleados y la evaluación de los proyectos implementados en una empresa. No solo basta con planear lo que va a realizar la empresa, organizar el trabajo y dirigir a los empleados, además de todo esto, es de vital importancia controlar que lo que se había planeado, se este cumpliendo satisfactoriamente y si no es así, tomar las medidas necesarias para enderezar el camino y conseguir los objetivos propuestos desde el principio.

En muchos casos de la vida real, observamos que existe el control en una organización, cuando en un colegio, se entregan notas de un periodo estudiantil, el estudiante debe observar su rendimiento hasta ese momento, ver si esta cumpliendo con los objetivos y corregir cuando no se estén superando las expectativas. También vemos ejemplos de control empresarial en lugares como los canales de TV o emisoras radiales cuando hacen encuestas para saber como esta la opinión del público.

En esta unidad de aprendizaje, evaluaremos la importancia del control en la administración, revisando la opinión que PROCOFORMAS S.A. tiene sobre el tema y de la forma que ellos usan para controlar en su organización. El control es una parte fundamental de la administración, sirve para revisar que los resultados se estén consiguiendo y para mirar que elementos de la empresa producen buenos resultados o si por el contrario estorban. El control, nos servirá en nuestra vida empresarial y familiar, debido a que en algún momento necesitaremos vigilar que estemos consiguiendo lo que queremos. Esto demuestra la importancia de esta función administrativa.

JUSTIFICACION

En esta unidad de aprendizaje sobre el control, veremos que para un administrador con éxito es de suma importancia controlar y vigilar el trabajo en cualquier empresa. El hecho de tener empleados trabajando en un proyecto, merece de toda la atención para que un gerente se dedique a vigilar y observar a sus trabajadores.

Para nuestra vida personal, controlar se convierte en algo indispensable debido a la cantidad de proyectos que emprendemos en nuestra vida. El simple hecho de coger un bus implica estar controlando que el bus vaya por el camino correcto, que no nos vayamos a pasar del paradero o estar mirando la hora para ver si estamos a tiempo.

Hablar sobre vigilancia y control, implica que hablemos de las variadas y distintas formas que usan los gerentes para controlar. Algunas empresas incluso usan formas secretas o particulares de control, aunque si hay algunas técnicas de control que son generalizadas y usadas por muchas organizaciones. Por ejemplo la prueba tecla es una prueba colombiana para medir el clima organizacional en una empresa. Pero también hay técnicas como las escalas graficas de calificación (que usan casi todas las empresas) para medir el desempeño de los empleados.

En cualquier caso, el control en una empresa es la única forma que tiene un gerente para ir evaluando si sus resultados se van a cumplir. Es la función administrativa que garantiza una completa unión entre el gerente y el proceso de trabajo en la empresa, es la función administrativa que garantiza que el gerente tenga información sobre la forma en que se están dando las cosas en un proyecto empresarial. Por lo tanto esta unidad de aprendizaje es para nosotros una de las más importantes.

OBJETIVOS

• Identificar el control como una función administrativa muy importante para la labor gerencial.

• Conocer e interpretar la forma en que PROCOFORMAS S.A. controla el desarrollo en su empresa.

• Considerar al control como una forma clave de conocer y vigilar que las cosas salgan bien en la empresa.

• Explicar las razones que hacen al control importante para la administración.

• Aplicar lo aprendido en esta unidad de aprendizaje en nuestra vida personal y gerencial.

DESARROLLO

Para hacer esta unidad de aprendizaje, nos basamos en la importancia que representa el control para la administración y en las opiniones de PROCOFORMAS S.A. sobre el tema. Para comenzar a estudiar esta unidad de aprendizaje, es importante definir al control.

El control puede ser definido como el proceso de monitorear las actividades con el fin de asegurarse de que se realicen de acuerdo a lo planeado y para corregir las desviaciones significativas. Jairo Pardo, gerente de PROCOFORMAS S.A. para un gerente es muy importante tener un sistema de control eficaz que garantice que las actividades se llevarán a cabo en formas cuya meta sea llegar al logro de las metas de la organización.

William G. Ouichi considera que existen tres aproximaciones diferentes para el diseño de sistemas de control que tienen que ver con la estructura organizacional. Estos tres diferentes sistemas de control son:

• Control del mercado: se hace énfasis en factores externos al mercado como precio, competencia, participación,…… para establecer los estándares que se utilizan en el sistema de control para ese tipo de organizaciones.

• Control burocrático: Pone énfasis en la autoridad organizacional y se basa en reglas, procedimientos y políticas. El gerente evalúa si se están cumpliendo estos estándares antes descritos.

• Control del clan: Pone en énfasis los rituales, compromisos y normas adquiridos con el trabajo en equipo, es decir depende de los equipos y grupos que se formen en la organización. Este control se basa también en la cultura organizacional de la empresa.

El control en una organización es supremamente importante porque aun cuando se halla logrado una buena planificación, se halla logrado crear una buena estructura organizacional y se logre motivar a individuos y empleados, no existe la seguridad de que las actividades vayan a desarrollarse según lo planeado ni que las metas que persiguen los administradores vayan a ser alcanzadas en realidad. El gerente eficaz tiene que hacer un estudio de seguimiento para asegurarse de que las personas hagan en verdad lo que tienen que hacer y que los objetivos sean logrados de forma eficiente (como nos dice PROCOFORMAS S.A.).

El proceso de control

Son tres pasos separados y diferentes, es muy importante que la planificación anteceda al control debido a que en una planeación, se establecen los estándares para el trabajo en un proyecto y el control se hace dependiendo de unos estándares de rendimiento anteriormente especificadas por la empresa.

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