Los sistemas de información documental

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITLÁN LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN[pic 1]

LECTURA Y ANÁLISIS DE TEXTOS ADMINISTRATIVOS

PROFA. EMMA RUIZ DEL RÍO

VAZQUEZ GONZALEZ JOSE FELIPE

22 DE JUNIO DEL 2021

TAREA NO. 7

Los sistemas de información documental: Acceso, recuperación, y sistematización de información documental.

 ¿Qué son los sistemas de información documental?

           Es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su posterior uso, generados para cubrir una necesidad y objetivo. La combinación de recurso humano especializado, fuentes de información y máquinas, que trabajan para optimizar la recopilación, almacenamiento, recuperación y procesamiento de datos, y posteriormente los convierten en información que las personas aprovecharán para generar conocimiento. Entendidos como el conjunto de personas, máquinas y procedimientos que transforman la información documental y bibliográfica en una información que se puede identificar, buscar, localizar, recuperar, acceder, evaluar y usar para la toma de decisiones.

Servicios

Los servicios que aportan son: digitalización de documentos; Trabajar con un sistema de gestión documental significa llevar a cabo la digitalización de documentos en papel, con la colaboración de un escáner, los documentos físicos se convertirán en versiones digitales que se almacenarán en una localización central, una digitalización organizada y planificada es primordial para el correcto aprovechamiento del sistema. Mejorar el flujo de trabajo; puede convertir los flujos de trabajo en procesos más eficientes, gracias a la automatización, el sistema proporcionara una vista general de los procesos de trabajo dentro de la organización, permitiendo seguir tareas incompletas, conocer aquellas ya terminadas o automatizar tareas repetitivas, que terminaran ahorrando tiempo valioso.

Localización central; un sistema de gestión documental almacena y organiza toda la información proveniente del trabajo diario de la empresa en una ubicación central. La empresa decidirá qué empleados pueden tener acceso a los documentos alojados en dicha localización gracias al mecanismo de concesión de permisos. Esta centralización de la información supone terminar con la búsqueda infinita de documentos por las redes de carpetas de la organización agilizando, de esta forma, el ritmo de trabajo. Seguridad de la información; establecen copias digitales reduciendo el riesgo de pérdida de forma considerable, de esta forma, la organización trabaja con la certeza de que toda su información está segura ubicada en un mismo sistema.

Compartir documentos; los sistemas de gestión documental facilitan esta tarea creando grupos con accesos ilimitados a la localización central, los documentos pueden ser distribuidos tanto de forma interna como externa, los gestores documentales permiten a diferentes grupos externos a la organización el acceso a documentos necesarios, con esta característica ya no son necesarias las pequeñas memorias USB, o los emails con diferentes versiones de un documento. Colaboración documental; existen sistemas en los que múltiples personas pueden trabajar en un documento al mismo tiempo, ya que este se encuentra en una localización central, permitiendo que los trabajadores puedan acceder en cualquier momento a él, para su modificación si fuese necesario, gracias a esto es más fácil compartir ideas e información entre los colaboradores.

Base de datos

Una base de datos es un conjunto de información pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su uso posterior, entendiendo esto, actualmente, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital, y por ende se ha desarrollado y un amplio rango de soluciones al problema del almacenamiento de datos, la biblioteca digital es un centro de recursos que se encuentran disponibles en formato digital (pdf, doc, jpg, etc.), la cual se accede por medio de las computadoras e internet. Es importante considerar que en el concepto de biblioteca digital está presente el efecto de la integración de la informática y las comunicaciones cuyo exponente esencial es Internet.

Acceso y recuperación de información en administración

El concepto de sistema de recuperación de información es el proceso donde se accede a una información almacenada, mediante herramientas informáticas que permiten establecer ecuaciones de búsqueda específicas, dicha información ha debido de ser estructurada previamente a su almacenamiento. El proceso de recuperación se lleva a cabo mediante consultas a la base de datos donde se almacena la información estructurada, mediante un lenguaje de interrogación adecuado, es necesario tener en cuenta los elementos clave que permiten hacer la búsqueda, determinando un mayor grado de pertinencia y precisión, como son: los índices, palabras clave, tesauros y los fenómenos que se pueden dar en el proceso como son el ruido y silencio documental.

Uno de los problemas que surgen en la búsqueda de información es si lo que recuperamos es (mucho o poco) es decir, dependiendo del tipo de búsqueda se pueden recuperar multitud de documentos o simplemente un número muy reducido, a este fenómeno se denomina Silencio o Ruido documental. Silencio documental; son aquellos documentos almacenados en la base de datos pero que no han sido recuperados, debido a que la estrategia de búsqueda ha sido demasiado específica o que las palabras clave utilizadas no son las adecuadas para definir la búsqueda. Ruido documental; son aquellos documentos recuperados por el sistema pero que no son relevantes. Esto suele ocurrir cuando la estrategia de búsqueda se ha definido demasiado genérica.

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