MARCO LEGAL DE LOS ARCHIVOS EN COLOMBIA

1.- EL DERECHO Y LOS ARCHIVOS

Habla sobre una serie de leyes y artículos en los cuales existen normas sobre la protección del patrimonio documental y de los archivos en cuanto a reserva, conservación, restricciones e historia de los mismos.

Documentos de defensa y seguridad nacional: Es prohibido sacar del territorio de la nación documentos de interés histórico y de importancia para la nación el acceso ciudadano a los documentos necesitara de autorización, para expedición de copias y funcionarios judiciales y la policía tendrán que presentar una solicitud escrita con fines de ser utilizados para investigaciones judiciales o de operaciones ilícitas por parte de las entidades bancarias

La penalización para quienes exporten clandestinamente archivos y documentos de los comprendidos en la Ley, decomisándolos y a través de multas. Y castigar cualquier daño causado a estos monumentos penalizándolos a lo preceptuado en el Código Penal

Secreto oficial: son secretos profesionales, quien asume un cargo público se compromete a guardar en secreto todo aquello a que se refiere el ejercicio de sus funciones, deben estar jurídicamente bien protegidos, determinados y restringidos a los estrictamente necesarios para conjugar los postulados del orden público y del derecho a la intimidad y a la honra

Ley 47 del 30 de octubre de 1920.- Por medio de la cual se dictan normas sobre el patrimonio documental y artístico y sobre bibliotecas, museos y archivos.

Ley 57 de 1985.- Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales

Artículo 12 el “Acceso Ciudadano a los Documentos” Este Artículo establece el principio general de acceso a los documentos que reposan en las oficinas públicas, también se regula: La autorización para consultar documentos y para expedir copias o fotocopias, deberá concederla el jefe de la respectiva oficina o el funcionario a quien éste haya delegado

Ley 163 del 30 de diciembre 1959.- Por medio de la cual se establece la defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico y de los monumentos nacionales. Esta Ley contempla la penalización para quienes exporten clandestinamente archivos y documentos de los comprendidos en la Ley, decomisándolos y a través de multas. En igual sentido, castiga cualquier daño causado a estos monumentos, penalizándolos de conformidad a lo preceptuado en el Código Penal.

LA RESERVA Es la imposibilidad de acceso a cierta información por parte de los particulares y de la misma administración. Se entiende por reserva “cualquier cosa, conocimiento o noticia que debe mantenerse oculta o inviolable”.

Puede ser de:

INTERÉS GENERAL: La defensa o seguridad nacional.

INTERÉS PARTICULAR: El derecho a la intimidad. El derecho a la honra.

2.- ACUERDO O6O DEL 30 DE OCTUBRE DE 2001 DEL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION DE COLOMBIA

Este acuerdo establece pautas para la administración de las comunidades oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

 Que para la adecuada prestación de servicios se fijan y se establecen reglas que regularan la función archivística

 Establecer lineamientos y procedimientos que permitan a las entidades públicas y privadas cumplir con los programas de gestión documental

 Que las entidades establezcan una estructura de correspondencia que gestione de manera centralizada los servicios de recepción, radicación, y distribución

 Contar con un personal suficiente

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