MARCO LEGAL DE LOS ARCHIVOS EN MI PAIS - COLOMBIA!!!!

MARCO LEGAL DE LOS ARCHIVOS EN COLOMBIA

01/06/2012

Ana Lucia Bustamante Mesa

CONSIDERACIONES GENERALES

ACUERDO 060 DE OCTUBRE 30 DE 2011

La planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.

Para ello existen diferentes leyes que son dictadas por el Archivo General de la Nación y buscan fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios con el fin de normalizar los procesos en todo lo concerniente al manejo de los archivos.

• Se realizan entonces diferentes definiciones relacionadas con el tema como son:

Archivo electrónico

Comunicaciones Oficiales

Documento electrónico de archivo

Documento Original

Documento Público

Radicación de comunicaciones oficiales, entre otros.

• Se reglamenta además que toda entidad oficial debe tener unidades de correspondencia, quienes serán las encargadas de gestionar de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones.

• Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución.

• Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa.

• La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto.

• Las comunicaciones internas de carácter oficial, deberán tener controles y procedimientos que permitan un efectivo seguimiento de las mismas y se deberá tener planillas y formatos sistematizados que ayuden a la recepción y consulta de los documentos.

• Se debe propender a toda costa la conservación de los documentos y para ello deben tener un manual de Gestión Documental que incluya este parámetro.

• Toda comunicación oficial recibida se debe revisar, con el fin de determinar si es conveniente la radicación del mismo.

• Las comunicaciones oficiales enviadas deben tener máximo 3 copias con sus respectivos anexos, de las cuales 1 debe ir a la unidad de archivo encargada quien será la que dará los lineamientos para

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