MARCO TEORICO INVENTARIOS

MARCO TEORICO INVENTARIOS

CONCEPTO Y CONTENIDO

Se entiende por inventarios las mercancías y materiales cuya transformación y/o venta constituyen el objeto principal del negocio. En el caso de los comercios, los inventarios son las mercancías que adquieren para vender en simple labor de intermediarios. En el caso de las industrias los inventarios constituyen las materias primas, las materias semitransformadas (producción en proceso) y los productos terminados de que disponen en un momento dado.

Los cargos a estas cuentas se hacen por compras o producciones y los créditos implican salidas por ventas o por traspasos a la producción. Su saldo representa el valor de adquisición o fabricación de las existencias físicas propiedad de la empresa.

POSTULADOS DE CONTABILIDAD

1. Del valor histórico. Los inventarios deben valuarse al costo de adquisición. prácticamente existen diversos métodos de valuación de inventarios (reglas particulares de valuación) que han impuesto las necesidades reales de los negocios y que contablemente se consideran adecuados. La asignación del costo de los inventarios deben hacerse por cualquier procedimiento aceptado contablemente. Algunos de estos métodos de valuación son; para materias primas: costos promedio, primeras entradas primeras salidas, ultimas entradas primeras salidas, costos estándar y otros. Para artículos fabricados: costos absorbentes y costeo directo.

Actualización de los valores históricos. Como consecuencia de los altos índices de inflación que ha padecido nuestro país en los últimos años (1982 y 1983), se ha definido la conveniencia y necesidad de actualizar las cifras de algunos renglones de los estados financieros, entre otros, de los inventarios (ver apéndice D). Como consecuencia de ello, se ha reconocido como postulado de contabilidad, la actualización de los valores del inventarios, corrigiendo los valores históricos del mismo, mediante el registro de la diferencia entre su valor actual (de reposición o indexado) y su valor original de registro.

2. De la consistencia una vez seleccionado un método de valuación aceptado contablemente, la empresa debe aplicarlo sin variaciones año con año.

3. Criterio prudencial. Los inventarios deben presentarse al costo de adquisición o al valor del mercado, al que sea más bajo. En forma semejante a las inversiones en valores y a las cuentas por cobrar, los inventarios pueden sufrir deterioros u obsolencia que reduzcan su valor de venta, en tales circunstancias deben preverse las pérdidas que reflejaran en el momento de venderse y proceder a su castigo mediante la constitución de una estimación para castigo de inventarios que soporte dichas perdidas.

OBJETIVOS

1. Verificar su existencia física. Es decir, que realmente existen materiales y mercancías con importe igual al saldo de las cuentas relativas.

2. Valuación. Verificar que dichas existencias se hayan valuado por métodos aceptables contablemente, aplicados en forma consistente y que se hayan establecido los castigos necesarios para deducir el costo de los inventarios defectuosos u obsoletos.

3. Corrección aritmética. Que las unidades en existencia multiplicadas por los valores unitarios asignados arrojen efectivamente el importe total que muestren.

4. Limitación de la propiedad. Cerciorarse de la existencia de gravámenes u otros compromisos que los afecten directamente.

CONTROL INTERNO

a) Deben existir una adecuada separación de labores (almacenistas, jefes de compra, de producción, de ventas, registros en contabilidad, etcétera).

b) Debe existir un almacenista responsable de los movimientos y existencias de productos.

c) Debe existir un sistema de inventarios perpetuos.

d) Deben efectuarse inventarios físicos por lo menos una vez al año con investigaciones exhaustivas de las diferencias que resulten

e) Debe hacerse comparación periódica de auxiliares contra mayor, y contra existencias físicas.

f) Tarjetas con saldos rojos deben investigarse periódicamente.

g) Debe haber un procedimiento de verificación de facturas, antes de su pago o registro, contra entradas al almacén.

h) Revisión periódica y determinación de material defectuoso u obsoleto. Castigo oportuno y ventas inmediatas de ese material.

i) Deben existir seguros adecuados para cubrir riesgos en los inventarios (por incendio, humedad, etcétera).

PROCEDIMIENTOS

I. Inspección de la toma de física de inventarios.

II. Confirmación en poder de terceros.

III. Estudio de la valuación.

a) Verificación de los precios de compra

b) Examen del sistema de costos

c) Comparación contra precios de venta.

d) Estudio de material de lento movimiento y/u obsoleto.

IV. Verificación de operaciones aritméticas.

V. Revisión de las cifras actualizadas.

I. Inspección de la toma física de inventarios.

La toma de inventarios es el recuento de los materiales a una fecha dada que efectúa una empresa para determinar las cantidades reales en existencia.

Para efectos de auditoria debe participarse en la toma de inventarios observando el desarrollo de esta y efectuando conteos selectivos. Las pruebas selectivas del Auditor tienen como propósito verificar los resultados del trabajo de la empresa comprobando las unidades anotadas por ella contra las unidades determinadas en las pruebas selectivas. La observación de la toma de inventarios se hace para ratificar lo adecuado de esta, verificando si las instrucciones dadas para la misma se respetan y si el personal encargado desarrolla su labor con el cuidado necesario.

Para garantizar una buena toma de inventarios el Auditor debe vigilar que cubran los siguientes puntos:

1. Que se den instrucciones por escrito de los procedimientos a seguir para la toma física

2. Que los artículos a inventariar se acomoden ordenadamente y sean fácilmente identificables (descripción, peso, etcétera)

3. Que se establezca un control adecuado de las entradas y salidas de materiales durante el inventario, mediante un corte oportuno de los documentos con que se operen dichos movimientos.

4. Que los materiales para ser embarcados o en consignación se tengan bien separado del resto propiedad

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