“Manual de redacción, el correo electrónico”

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Jimena Ponce de León González

“Manual de redacción, el correo electrónico”

Redacción Empresarial

Profesora Rocío Cardoso Guadarrama

29 de noviembre de 2014.

“Manual de redacción, el correo electrónico”

Gracias a las nuevas tecnologías de comunicación y al desarrollo de las nuevas competencias empresariales, ha incrementado la necesidad de expresarse correctamente por escrito dentro del ámbito laboral. Estos son los nuevos retos de a los que se enfrentan no sólo las empresas si no a las instituciones educativas en las que se deben de preparar a los futuros profesionistas y así mejorar el desenvolvimiento que tendrán en su vida laboral.

Es por ésta razón que en diversas instituciones y empresas empiezan a promover la correcta escritura en la redacción de la comunicación interna y externa con el objetivo de hacer más eficaz y clara la comunicación. En persecución de este objetivo, se desarrolla este material para unificar criterios de escritura y lenguaje de comunicación interna y externa.

Como simple dato curioso, en 2012 se estimó un tránsito aproximado de 144 millones de correos electrónicos diarios en el mundo, tomando en cuenta que el 60% de este tránsito era spam o publicidad y que el uso del correo electrónico es la actividad que más se realiza en Internet, podemos deducir la importancia de nuestras palabras para con nuestro lector.

10 consejos para la redacción de un mail

1) Piensa antes de escribir y enviar

Es fundamental tomarse el tiempo para pensar y estructurar qué queremos decir para evitar las confusiones, así como analizar si nuestro correo puede llegar a ser útil/necesario. Si no estamos convencidos es mejor no enviarlo. No hay nada peor que causar una mala impresión o molestar con correos absurdos y aburridos.

2) Ser breve, claro y directo

El lector quiere saber quién le envía el correo y porqué. Así que cuanto antes nos conozca mayores serán las posibilidades de que continúe leyendo. Nuestra presentación debe ser en unas pocas líneas, evitando introducciones largas.

Una vez presentados ya podemos pasar a la acción. Es necesario informar oportunamente que acción esperamos de nuestro lector, si es respuesta escrita, si es información o una simple confirmación de recibido. Si es un correo publicitario en el que presentaremos un servicio o un producto ser claros y realistas. Si un cliente se siente engañado, perderemos un cliente y, aún peor, podemos ganar un enemigo.

Debemos agradecer el tiempo invertido en la lectura de nuestro correo, sin exagerar en los agradecimientos. Uno breve y cordial será suficiente. El exceso de adulación y cumplidos se hace evidente.

Estructura simple:

Quiénes somos + contexto (si es necesario) + qué ofrecemos + agradecimiento.
Utilizar entre 3 – 5 frases (a ser posible).

3) Cómo dirigirnos a nuestros destinatarios.

En la mayoría de los casos el trato puede ser directo y cordial. Resulta más personal dirigirnos a la persona/destinatario por su nombre  y firmar el correo con nuestro nombre y el de la empresa u organización (en caso de pertenecer a una), y no solo con el nombre de la empresa. De esta forma el destinatario sabe que hay una persona detrás del correo y no un ente impersonal.

Excepcionalmente podemos cambiar de registro lingüístico si sabemos con certeza el tipo de público al que nos dirigimos, ante la duda utiliza un registro formal y cordial. A menso que estemos seguros de quien es nuestro público objetivo, no usar jerga técnica.

4) Elije un buen título (Subject)

El primer punto de contacto con el destinatario es el título, este debe ser informativo, claro y breve. Es la carta de presentación de nuestro mensaje, si no es contundente, pasará desapercibido, inclusive hasta la “Papelera”. Además, debe corresponderse con el contenido de nuestro mensaje ya que no si el destinatario se sentirá defraudado.

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