Manuales Administrativos

LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

GENERALIDADES.-

Un manual es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre la organización, políticas y/o procedimientos de una organización que se consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo.

TIPOS DE MANUALES:

• Organización y funciones

• Descripción de cargos

• Políticas y Normas

• Procedimientos

• Instrucciones Operativas

OBJETIVOS.-

Los manuales sirven para explicar las normas generales con un lenguaje que puedan comprender Los trabajadores de todos Los niveles, facilitar el adiestramiento y orientación del personal, normalizar controles, estandarizar Los procedimientos y uniformar actividades.

LOS MANUALES PERMITEN ALCANZAR LOS SIGUIENTES OBJETIVOS:

• Presentar una visión de conjunto de la institución.

• Precisar las funciones de cada unidad

• Propiciar la uniformidad del trabajo

• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo evitando duplicidad del trabajo.

• Recoger información para la implantación de un sistema de aseguramiento de la calidad.

EL PROCESO DE LA ELABORACION DE MANUAL DE ORGANIZACIÓN.-

DEFINICION .-

Contiene información detallada referente al directorio, antecedentes, atribuciones ,estructuras, funciones de las unidades administrativas que integran la institución y descripción de cargos, grados de autoridad y responsabilidad, canales de comunicación, así como Los organigramas.

FASES DEL PROCESO DE LA ELABORACION DEL MANUAL

A) Presentación del proyecto, debe comprender:

• Grado de detalle del manual, que se va elaborar, es decir Los niveles jerarquicos.

• Contenido del Manual

• Un calendario de recolección de información

B) Recopilación de información sobre el contenido del manual:

b.1 Se debe comunicar a las unidades orgánicas la manera que se va obtener la información la manera que se va obtener la información ( entrevista, cuestionario que se va utilizar y la forma que debe participar todos Los miembros).

B2.- Estructura del manual de organización y funciones:

1.- INTRODUCCIÓN

• Finalidad

• Alcance

• Aprobación

• responsabilidad

• Revisión

2.- ORGANIZACIÓN :

• Base Legal

• Objetivo

• Alcance funcional

• Relaciones

• Estructura orgánica

• Cuadro de asignación de personal

• Organigrama estructural.

3.- FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS.-

4.- PERFIL DEL CARGO.-

5.- REQUISITOS.-

Ejemplo: Formato de las funciones del cargo:

Nombre del puesto:

Código:

Ubicación:

Unidad orgánica:

Puesto bajo su mando:

Jefe inmediato:

Relaciones permanentes:

 Internas:

 Externas:

Numero de trabajadores que laboran en el puesto:

Descripción del puesto:

Descripción especifica del puesto:

 Actividades permanentes

 Actividades periódicas

 Actividades eventuales

Perfil del puesto:

ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA ELABORACION DE LA DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES

DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES:

Se define como un conjunto de actividades afines y coordinadas, necesaria para alcanzar objetivos de la organización.

Se deben seguir las siguientes recomendaciones:

• Los nombres de las unidades se debe corresponder a Los nombres de la estructura orgánica.

• Al redactar las funciones se debe comenzar con el verbo infinitivo ( Ejemplo: planear, diseñar, etc.).

• Se debe colocar funciones conforme a estos criterios:

 Anotar las funciones por orden de importancia

 Redactar funciones sustantivas primero, y luego las de apoyo , finalmente las secundarias .

 Redactar las funciones siguiendo el proceso administrativo como: planeación, organización, dirección, evaluación y control.

MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS

Contenido básico de una descripción de cargos:

a) Identificación del puesto

b) Definición del puesto ( descripción general)

c) Descripción de actividades especificas ( permanentes, eventuales y periódicas).

d) Especificaciones del puesto:

• escolaridad

• experiencia

• requisitos

• responsabilidad

• condiciones de trabajo

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DEFINICION.-

Es un instrumento de información en que se consignan en forma metódica, las operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una o varias unidades orgánicas.

OBJETIVOS:

Los manuales de procedimientos persiguen Los siguientes objetivos:

• compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada de las operaciones que se efectúan, las áreas que intervienen y Los formatos que se utilizan.

• Establecer formalmente Los métodos y técnicas de trabajo que se deben seguir para la realización de las actividades.

• Precisar responsabilidades operativas para la ejecución, control y evaluación de las actividades.

ESTRUCTURA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

De preferencia basarse en la estructura ISO

Nº DESCRIPCION PAGINA

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