Metodologia De Manuales Administrativos

1. GENERALIDADES DE LOS MANUALES

ADMINISTRATIVOS

Los Manuales Administrativos son instrumentos que apoyan el

funcionamiento de la institución; concentran información amplia y

detallada acerca de su quehacer, bases jurídicas, atribuciones,

estructura orgánica, objetivos, políticas, grado de autoridad y

responsabilidad, funciones, actividades, operaciones o puestos en

general, sin duplicar los ordenamientos legales emanados del

poder Legislativo o Ejecutivo, tales como leyes, decretos,

acuerdos, reglamentos, etc.

1.1 CLASIFICACION DE MANUALES

Los Manuales Administrativos reflejan en general la organización

de la Dependencia o Entidad, y de acuerdo a su alcance pueden

ser:

¨ Manual de Organización.

¨ Manual de Procedimientos.

¨ Manual de Servicios al Público.

1.2 OBJETIVOS

Dependiendo del tipo de manual los objetivos pueden ser:

¨ Presentar una visión en conjunto de la institución.

¨ Precisar las funciones que se han encomendado a cada área, a

fin de deslindar responsabilidades, evitar duplicidades y

detectar omisiones.

¨ Coadyuvar a la correcta ejecución de las labores

encomendadas al personal y propiciar uniformidad en el

trabajo.

¨ Promover el aprovechamiento racional de los recursos

humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles.

¨ Orientar al personal de nuevo ingreso.

¨ Informar a la ciudadanía sobre los trámites que proporciona el

Gobierno del Estado.

1.3 ETAPAS PARA LA ELABORACION DE MANUALES

Para la elaboración o actualización de los Manuales

Administrativos de una Dependencia o Entidad se pueden

considerar las siguientes etapas:

a) Planeación del Trabajo

b) Aplicación de Técnicas de Investigación

c) Análisis de la Información

d) Estructuración del Manual

e) Validación de la Información

f) Autorización del Manual

g) Distribución y Difusión

h) Revisión y Actualización

a) Planeación del Trabajo

Para establecer un programa de trabajo es necesario designar al

grupo de personas que elaborarán los manuales, de las cuales se

nombrará un coordinador como responsable de conducir las

acciones para homogeneizar el contenido y la presentación de la

información.

Debe hacerse un estudio preliminar que permita conocer las

funciones y actividades que se realizan en las áreas a trabajar,

para definir la estrategia general de levantamiento de

información, a través de fuentes más representativas como son:

¨ Los documentos jurídicos y administrativos de la institución,

que son base para la realización de las funciones de la

Dependencia o Entidad.

¨ Archivos documentales de la Dependencia o Entidad.

¨ Los Manuales Administrativos existentes.

¨ Los directivos y empleados, por el conocimiento de las

actividades y las limitaciones o divergencias en cuanto a la

documentación existente.

Una vez recabados los elementos preliminares, se debe elaborar

un programa de trabajo para establecer las estimaciones de

tiempo para la recopilación de información, el orden de las

actividades, revisión e impresión y todos los demás aspectos para

la elaboración de los Manuales Administrativos, comprendiendo

desde la integración del equipo de trabajo hasta la aprobación y

distribución.

b) Aplicación de Técnicas de Investigación

Simultáneamente a la elaboración del programa de trabajo, se

establecerán y diseñarán las técnicas de investigación a utilizarse,

entre las principales se encuentran las documentales, la

entrevista, el cuestionario y la observación directa.

Investigación documental.- Consiste en seleccionar y

analizar los documentos que contienen datos importantes

relacionados con la estructura orgánica, procedimientos o

trámites y servicios, estos pueden ser: leyes, reglamentos,

decretos, gacetas oficiales, disposiciones normativas,

manuales anteriores y todos aquellos que contengan

información relevante.

Entrevista.- Se refiere a obtener información verbal del

personal que realiza directamente las actividades a analizar.

Este medio proporciona información completa y precisa,

debido a la interacción que se da con el personal entrevistado,

permitiendo la percepción de actitudes.

Es conveniente que la entrevista se realice en el lugar de trabajo

del entrevistado, con el fin de que pueda dar explicaciones

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