Naturaleza y propósitos de la organización

ORGANIZACION

3.1 NATURALEZA Y PROPÓSITOS DE LA ORGANIZACIÓN

Etimología.

La palabra organización viene del griego organon, que significa instrumento. Su etimología no nos dice mucho, sin embargo el uso que se le ha dado al significado de este concepto en nuestra lengua implica:

a) Partes y funciones diversas: ningún organismo tiene partes idénticas, ni de igual funcionamiento.

b) Unidad funcional: esas partes diversas, tienen un fin común como un todo.

c) Coordinación: precisamente para lograr ese fin común cada una de las partes contribuyen con acciones distintas, pero a la vez complementarias.

Definición de organización. Es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos asignando a cada grupo de personas un administrador con la autoridad necesaria para supervisar y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa. (Koontz, 1998: 246)

Organizar es una de las funciones de la administración que se ocupa de estructurar las funciones, determinar quién las tiene que hacer, cómo deben agruparse, quién se reporta a quién y dónde deben tomarse las decisiones. En la función planeación fijamos objetivos y después formulamos estrategias y un conjunto de planes para alcanzar esos objetivos. Pero se requiere de los individuos para lograrlos. Se necesita asignar tareas a las personas y estas tareas deben de coordinarse. Los administradores deben de coordinar las diversas tareas que la gente realiza diseñando estructuras de organización.

Estructura de organización

Los seres humanos tienen esqueletos que definen sus parámetros; las organizaciones tienen estructuras que definen los suyos.

La estructura de la organización describe marco de la organización.

En una estructura de organización pueden verse tres aspectos:

1.- Complejidad

2.- Formalización

3.- Centralización

1) COMPLEJIDAD. Considera cuanta diferenciación hay en la organización entre más división del trabajo, más niveles verticales en la jerarquía y más dispersión geográfica entre las unidades de la organización, más difícil será coordinar a las personas y sus actividades. Es cuando se habla de complejidad.

2) FORMALIZACION. Se le llama formalización al grado en que una organización descansa en reglas y procedimientos para dirigir el comportamiento de los empleados. Entre más reglas y regulaciones haya en una empresa, más formalizada será su estructura.

Existe también en las empresas la organización informal: que es aquella que resulta de la interacción social de los individuos que laboran dentro de la organización, posen una dinámica tal que se hallan en un proceso continuo de formación y disolución. Con cambios en sus lideres ocasionales y en las personas que la integran.

3) CENTRALIZACIÓN- Se refiere a la retención o concentración de autoridad paratoma de decisiones. En algunas empresas la toma de

decisiones es muy centralizada. Los problemas fluyen hacia los niveles más altos, en donde los ejecutivos son los que deciden cuales son las acciones a seguir.

En otras empresas, son las decisiones de poca centralización, a esto se le conoce como descentralización. Se dice que existe la descentralización cuando las decisiones se delegan a niveles más bajos en la organización.

3.2 PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

1) ESPECIALIZACION.-

Cuando más se divide el trabajo, dedicando a cada empleado a una actividad, se obtiene mayor precisión y destreza. Este principio tiene una limitación, que el llegar a la superespecialización, produce monotonía y lesiona la dignidad humana del trabajador.

2) UNIDAD DE MANDO.-

Un subordinado debe de tener uno y solo un superior ante el cual es directamente responsable. “Nadie debe servir a dos amos”.

Este principio es aplicable en empresas de naturaleza simple (sencilla). Una adhesión estricta a este principio puede crear un grado de inflexibilidad que perjudicaría el desempeño de otro tipo de empresas que existen actualmente.

3) AUTORIDAD-RESPONSABILIDAD.-

Debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerárquico, estableciéndose al mismo tiempo la autoridad correspondiente.

La autoridad sin responsabilidad trastorna gravemente la organización. Lo mismo sucedería si una persona recibe solo la responsabilidad y no se le concede la autoridad para poder decidir en aquello que le ha sido encomendado.

4) DIRECCIÓN-CONTROL.-

A cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados, para asegurar la unidad de mando.

Decimos que administrar es “hacer con y a través de otros”, entonces es necesario dirigir, delegar, y orientar las acciones.

5) TRAMO DE CONTROL Y AMPLITUD.-

Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un superior, de tal manera que este pueda realizar sus funciones eficientemente. (Reyes Ponce, 1982: 213)

¿Cuántos subordinados pueden ser dirigidos por un administrador en forma eficaz?

No se puede hablar de un número específico; pero en lo que si se esta de acuerdo es que el número de personas que reportan en forma directa al administrador debe volverse más pequeño a niveles sucesivamente más altos en la organización.

Algunos autores nos dicen que el tramo para altos ejecutivos debía variar entre tres y nueve, mientras que en el rango operativo debía de ser entre diez y treinta.

La aplicación de este principio variará con los individuos y con las circunstancias. En cualquier organización habrá subordinados que verán a su jefe inmediato más frecuentemente que otros. Los factores:

a) Función.

Si se están supervisando subordinados con funciones homogéneas, tales como la de un ingeniero que supervisa ingenieros, puede lograr una área de control más amplia. Sin embargo un ingeniero que tenga que supervisar médicos, abogados, administradores, arquitectos, etc., encontrará deseable un tramo más reducido de control.

b) Tiempo.

El alcance del control pueda ser mayor en una empresa que ya tiene muchos años y que es estable; que en una nueva.

c) Espacio.

Si las oficinas de los subordinados están diseminadas geográficamente, será deseable una área de control pequeña.

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