ORGANIZACION DE SECRETARIADO

II.- UNIDAD: SISTEMA DE ORGANIZACIÓN DEL SECRETARIADO

INTRODUCCIÓN

Se podría decir que la empresa actual está constituida por un sinnúmero de puesto de trabajo que realizan diversas tareas en función de un objetivo o misión común.

Esta división de tareas han sido producto de la creciente especialización de los puestos de trabajo. Las organizaciones productivas y de servicios han tenido que "dividirse" en diferentes cargos y responsabilidades, en diversos departamentos que agrupan las distintas especialidades.

Para lograr en conjunto, luego de esta "atomización" de las empresas, ha sido necesario coordinarse en función de las tareas y los cargos que realizan. Para esto se han diseñado "Cadenas de trabajo o flujos de trabajo, así como cargos cuya principal responsabilidad es el apoyo en la coordinación de tareas y procesos. Uno de estos cargos fundamentales dentro de la empresa es el de Secretaria. Su más importante actividad al interior de la cadena de trabajo, se asocia a la "coordinación de agentes, de equipos de trabajo y de departamentos" a los que ella presta servicios.

En esta Unidad se revisarán algunos esquemas de flujo de trabajo, que permiten comprender de mejor manera, el papel de la secretaria dentro de la organización moderna. Además hemos complementado esta información con las funciones que están a cargo de esta profesional entregando pautas y consejos que te serán de gran utilidad en tu futura vida laboral.

No olvides que éste es tu último año de preparación, por lo que es conveniente aproveches al máximo este material, de manera que podamos formarte como una profesional eficiente, colaboradora y responsable.

Objetivo terminal del módulo:

- Comprender la gestión de la secretaria para el flujo de trabajo de la organización moderna.

- Aplicar elementos básicos de administración en su trabajo como secretaria.

Objetivos en tránsito:

- Conceptualizar adecuadamente los límites de responsabilidad del secretariado en la empresa moderna.

- Comprender el rol de coordinadora entre los puestos de trabajo.

- Asimilar correctamente las funciones propias de su especialidad.

- Comprender y aplicar elementos de administración.

ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO EN OFICINA

¿Cómo desempeña su trabajo la secretaria actual?

Todos los entornos laborales han experimentado grandes cambios en las últimas décadas, pero sin duda la actividad para la que te estás preparando, ha sido una de las que han sufrido mayores modificaciones en su campo de acción.

¿A qué se debe?

Una de las razones fundamentales son los cambios tecnológicos que el hombre ha desarrollado y que permiten a este profesional realizar un trabajo en menos tiempo y con gran eficiencia. Si nos trasladamos en el tiempo (hacia la década de los 80), comprobaremos que a esta fecha las funciones de una secretaria han cambiado profundamente.

¿QUÉ SON LAS CADENAS O FLUJOS DE TRABAJO?

Anota las conclusiones del grupo

Para tener más claridad y aunar criterios, queremos recordarte que el año pasado, en la asignatura de "Comunicación Organizacional" aprendiste lo que es un "Organigrama" y como están compuestos, La relación que existe entre los diversos cargos, equipos o departamentos de la empresa reciben el nombre de "Cadena de trabajo" o también "Flujo de trabajo". La relación entre estos agentes está dada por:

¡ATENCION!

Recuerda que:

DIVISIÓN DE TAREAS Y COORDINACIÓN DE AGENTES

1.- Especialización:

Tú ya sabes que en los inicios de la humanidad, el trabajo se realizaba en conjunto entre todos los miembros del clan. Cada uno de los integrantes realizaba labores similares, de manera que si unos no podía efectuar alguna actividad, siempre había otro igualmente capacitado para cumplir esa función.

Con la revolución industrial y el empleo de máquinas en el trabajo, este esquema básico de distribución de tareas cambió radicalmente y cada uno de los trabajadores comenzó a especializarse en sus labores de acuerdo a las demandas de la maquinaria y el estado de avance con que recibía el producto que se estaba generando. Desde ese momento en adelante, la especialización de las labores ha distinguido a la sociedad moderna.

En la actualidad, la especialización de trabajadores en las empresas y organizaciones es una norma que se cumple en todos los niveles de ella. Cada trabajador se va especializando en los procesos que están a su cargo, y en las tareas y actividades que contemplan dichos procesos.

En resumen:

- La división del trabajo hace que, si no se cumple de manera eficiente cada una de las diferentes funciones del trabajo dentro de la empresa, el producto o servicio entregado no estará dentro de la calidad que se espera.

- Las empresas deben organizarse internamente, de tal manera que se logre una máxima eficiencia en cada uno de los procesos implicados en la generación de producto o servicio.

¡ATENCION!

Recuerda que:

La cadena de trabajo o flujo de trabajo:

En las empresas no existe ningún puesto de trabajo aislado, ya que todos los cargos y las responsabilidades de cada uno de ellos están estrechamente relacionados entre sí, en función de los objetivos de la empresa. En una cadena de trabajo todos los eslabones pueden ser algunas veces, servidores de clientes internos (departamentos o equipos) y otras veces clientes de otros servidores. A todos los eslabones de la cadena de trabajo les corresponde ser, indistintamente,, clientes internos o servidores.

Existen diversas cadenas o flujos de trabajo que son el resultado de las características particulares de cada una de las empresas. El flujo de trabajo más simple, dentro de este esquema cliente-servidor es el que se da como resultado de una cadena de trabajo en línea, tal como se aprecia en la siguiente figura:

Esquema de cadena de trabajo simple

Como puedes apreciar en la figura, el flujo de trabajo va pasando de:

- A a B

- De B a C, y

- De C a D, en donde termina la cadena. Cada uno de estos eslabones es servidor del que le sigue en la cadena y cliente de los que viene antes que él. En este sentido:

- A es servidor de B y B es cliente de A

- B es servidor de C y C es cliente de B

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