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1. CONCEPTO

El control se estudia como última etapa del proceso administrativo, esto no significa que en la práctica suceda de la misma manera; la planeación y el control están relacionados a tal grado, que en muchas ocasiones el administrador difícilmente puede delimitar si está planeando o controlando; incluso, para algunos autores el control forma parte de la planeación misma. De hecho, la información obtenida a través del control es básica para poder reiniciar el proceso de planeación.

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cual es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

Tradicionalmente, se ha concebido el control como una serie de procedimientos complicados que se utilizan para corregir defectos o desviaciones en la ejecución de los planes, una vez que han sucedido. De tal manera vista, esta etapa se percibe como un método que reprime y presiona a los individuos de la organización, que establece límites arbitrarios para la actuación, y que comprende solamente hechos pasados o históricos.

La anterior concepción es por demás equivocada, ya que el control bien aplicado es dinámico, promueve las potencialidades de los individuos y, más que históricos, su carácter es pronostico, ya que sirve para medir la temperatura presente y futura de la actuación de todos los recursos de la empresa, siendo su principal propósito, prever y corregir errores, y no simplemente registrarlos.

A fin de poder emitir una definición formal de este concepto, se revisaran algunas de las definiciones mas aceptadas

1.1 Elementos de concepto

Del estudio de las anteriores definiciones, es posible obtener sus elementos coincidentes:

1.1.1 Relación con lo planeado: el control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación. Como se dejo entrever, muchas de las técnicas de planeación, los son también de control.

1.1.2 Medición: para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.

1.1.3 Detectar desviación: una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.

1.1.4 Establecer medidas correctivas: el objetivo de controles es prever y corregir los errores.

Con base de estos elementos se puede definir el control como:

La evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.

1.2Importancia

El control es de vital importancia dado que:

a. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.

b. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.

c. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.

d. Localiza los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.

e. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.

f. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

g. Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

2. ELEMENTOS DEL CONTROL

El control es un proceso cíclico y repetitivo. Está compuesto de cuatro elementos que se suceden:

2.1 Establecimiento de estándares

Es la primera etapa del control, que establece los estándares o criterios de evaluación o comparación. Un estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluación o comparación de alguna cosa. Existen cuatro tipos de estándares; los cuales se presentan a continuación:

2.1.1 Estándares de cantidad: Como volumen de producción, cantidad de existencias, cantidad de materiales primas, números de horas, entre otros.

2.1.2 Estándares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de calidad de producción, especificaciones del producto, entre otros.

2.1.3 Estándares de tiempo: Como tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo medio de existencias de unos productos determinado, entre otros.

2.1.4 Estándares de costos: Como costos de producción, costos de administración, costos de ventas, entre otros.

2.2 Evaluación del desempeño

Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.

2.3 Comparación del desempeño con el estándar establecido

Es la tercera etapa del control, que compara el desempeño con lo que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error o falla con relación al desempeño esperado.

2.4 Acción correctiva

Es la cuarta y última etapa del control que busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es siempre una medida de corrección y adecuación de algún desvío o variación con relación al estándar esperado.

3. PRINCIPIOS

La aplicación racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios:

3.1 Equilibrio

A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.

3.1.1 De los estándares

Se refieren a que el control existe en función de la identificación de los estándares. Ningún control será válido si no se fundamenta en un estándar a seguir. Por tanto, es un imprescindible establecer modelos, medidas específicas de actuación o estándares que sirven de patrón para evaluar lo establecido anteriormente. La efectividad de control esta en relación directa con la precisión de los estándares. Los estándares permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, evitando error y, consecuentemente, pérdida de tiempo y de dinero.

3.1.2 De la oportunidad

El control, para que sea eficaz,

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