Organizacion De Documentos

Gestión documental

La constituyen todas las actividades administrativas y técnicas que permitan un eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida, con el propósito de garantizar su consulta, conservación y utilización desde el momento de la producción documental hasta su destino final. El instrumento fundamental para una buena gestión documental son las tablas de retención documental.

Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte.

Documento de Archivo

Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal.

Particularidades definitorias de los documentos de archivo:

1. Dan testimonio de un acto administrativo, con una función. Son el resultado natural de esa actividad.

2. Tienen un carácter seriado, único, objetivo y exclusivo.

Valor del documento de archivo

• Valor primario: desde que se crea, sirve como garantía o prueba de algo (da testimonio). Este es el valor administrativo o legal. El valor administrativo se pierde con el paso del tiempo.

• Valor secundario: también desde su creación, tiene la posibilidad de ser fuente de investigación histórica. Este valor es más consistente como documento.

Características

• Externas (su aspecto formal):

o Materia escriptoria o soporte.

o Formato

o Signos especiales y visibles.

o Forma

• Internas (definitorias del contenido)

o Origen funcional

o Lengua empleada

o Autor y destinatario

o Formulario y cláusula

o Fecha y lugar

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO

es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos

Son unidades estructuradas de información registrada, publicada o no publicada, y gestionada como unidades discretas en sistemas de información”.

Soporte Documental • “Es el medio en el cual se contiene la información, este varia según los materiales y la tecnología que se emplea; además de los archivos en papel podemos encontrar archivos audiovisuales, fílmicos, informáticos, orales, sonoros, etc..”

Soporte Documental • Existe una gran variedad de formas en las cuales se puede almacenar información, en los archivos personales es común encontrar que la información este en varios formatos, tanto tradicionales como de avanzada tecnología.

Comunicaciones oficiales

El proceso de comunicación entre las dependencias de una entidad o entre las organizaciones genera como soporte una serie de documentos, tanto en el ámbito interno como externo, a los cuales se denominan Comunicaciones Oficiales. La definición y reglamentación de las comunicaciones escritas es el punto de partida para estandarizar y reglamentar los procedimientos de la entidad y uno de los objetivos que debe cumplir el Instituto Nacional de Salud en procura de la adecuación del Sistema de Control Interno, de acuerdo con lo estipulado en la Ley 87 de 1993.Todas las dependencias del Instituto Nacional de Salud son fuentes productoras de información, independientemente de si se trata de comunicaciones internas o externas; de la calidad con la que se elaboren depende el éxito y la buena imagen del Instituto. Las comunicaciones que ingresan y salen de la entidad deben transmitir una imagen de seriedad de la institución; por tanto, su presentación, su distribución y la correcta utilización de técnicas mecanográficas, garantizan que el mensaje llegue adecuadamente al destinatario.

La Correspondencia: es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas,

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