Organización Y métodos

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

OBJETIVOS

De manera general, se puede decir que el manual de organización, es un instrumento de trabajo necesario para normar y precisar las funciones del personal que conforman la estructura organizacional, delimitando a su vez, sus responsabilidades y logrando mediante su adecuada implementación la correspondencia funcional entre puestos y estructura.

Los objetivos del manual de organización:

• Presentar una visión de conjunto de la organización

• Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgánica para deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones

• Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo

• Evitar la repetición de instrucciones para ahorrar tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo

• Facilitar el reclutamiento y selección de personal

• Orientar al personal de nuevo ingreso para facilitar su incorporación a las distintas unidades orgánicas

• Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales

IMPORTANCIA

Los manuales de organización son de gran importancia para cualquier empresa por las razones siguientes:

• Presenta una visión de conjunto de la Dependencia o Entidad y de las unidades administrativas.

• Precisa el objetivo y las funciones encomendadas a la unidad administrativa para evitar duplicidad, detectar omisiones y deslinda responsabilidades.

• Colabora en la ejecución correcta de las actividades encomendadas al personal y proporciona uniformidad en su desarrollo.

• Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de las funciones, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

• Proporciona información básica para la planeación e instrumentación de medidas de modernización administrativa.

• Sirve como medio de integración al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación e inducción a las distintas áreas.

• Es instrumento útil de orientación e información sobre el quehacer de las unidades responsables.

TIPOS DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN

Manual General de Organización: Documento que es producto de la planeación organizacional y abarca toda la dependencia o entidad, indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional, refleja el objetivo y funciones de las unidades administrativas que la componen.

Objetivo general:

Servir como un instrumento de apoyo que defina y establezca la estructura orgánica y funcional formal y real, así como los tramos de control y responsabilidad y los canales de comunicación que permitan una funcionalidad administrativa de la institución.

Manual Específico de Organización: Documento que es producto de la planeación organizacional y abarca sólo una Unidad Administrativa, indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional, refleja la totalidad de órganos que componen la estructura orgánica de la unidad administrativa.

Objetivos específicos:

• Definir la estructura orgánica formal y real de la institución que establezca los niveles jerárquicos, líneas de autoridad y responsabilidad, requeridos para el funcionamiento organizacional.

• Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto y unidades administrativas con el fin de evitar sobrecargas de trabajo, duplicidad, etc.

• Identificar las líneas de comunicación para lograr una adecuada interrelación entre las unidades administrativas integrantes de la institución.

PREPARACIÓN DEL MANUAL

El primer paso para para preparar un manual es determinar lo que se desea alcanzar. Para ello hay que contestar las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es el objetivo del organismo al crear éste manual?

Puede ser que la dirección está en vías de introducir un nuevo sistema de organización, o, por otro lado, su propósito puede ser asegurarse de que todos los gerentes de área y jefes de departamento conozcan adecuadamente la estructura organizacional.

• ¿Qué beneficios proporcionará el manual a los usuarios?

Puede ser ´tul para que los usuarios comprendan con rapidez y facilidad un nuevos sistema de organización, o como fuente de consulta inmediata para dudas del personal.

• ¿Qué espero lograr con éste manual?

Además de alcanzar los objetivos del organismo, el manual debe ayudar también a su departamento.

Si se tiene un manual de organización es para contar con una herramienta de planeación organizacional.

Una vez determinados los objetivos del manual habrá que ponerlos por escrito. Esto ayudará al usuario a aclarar sus pensamientos y asegurar que se comporte de una manera específica.

CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Los elementos que integran el Manual de Organización son de identificación y de contenido.

DE IDENTIFICACIÓN

La identificación.- Se refiere a la carátula del Manual de Organización la cual da a conocer los datos más elementales como son:

a) Logotipo de la Entidad.

c) Tipo de Manual que se presenta.

d) Nombre de la empresa.

e) Logotipo Institucional.

f) Fecha de elaboración o actualización del Manual de Organización.

En la hoja de firmas se incluye, aparte de los datos de la portada, los recuadros de las firmas de quien elabora, presenta y aprueba el documento.

Índice.- Consiste en una relación de las partes que conforman el documento; es decir, la versión pulida de su esquema, en la que se incluyen los números de formato de referencia.

DE CONTENIDO

En este apartado se presentan de manera ordenada los capítulos y/o apartados que constituyen el manual de organización. A efecto de uniformar la presentación de estos documentos, es importante seguir el orden que se describe a continuación:

• Introducción

• Directorio

• Antecedentes históricos

• Marco Jurídico - Administrativo

• Organigramas

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