PASO METODOLOGICOS

1. fondos documentales de la empresa de servicios públicos del Doncello –Caquetá son abiertos y se manejan así:

 fondos abiertos: deben ser tratados tal como lo estipula la ley 594 del 2000 ley general de archivo.

 La organización de los archivos de gestión debe basarse en la tabla de retención documental debidamente aprobada.

 la apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.

 se identificará el expediente mediante un rótulo, el cual deberá contener el nombre de la respectiva unidad administrativa, identificación del área y grupo, series y subseries, número de carpetas y/o libros, y caja y fechas extremas.

 los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.

 las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo, sección, Subsección, serie, subseries, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso.

 no deben utilizarse las carpetas a-z como medios de conservación (como archivo inactivo).

 la foliación deberá realizarse en cada documento en su parte superior derecha con números arábigos (1, 2, 3, etc.), con lápiz hb.

 cada expediente no debe contener más de doscientos (200) folios.

 la aplicación de las tablas de retención documental debe ejecutarse a todos los documentos producidos y/o recibidos en la dependencia o unidad a partir del año 2001.

 las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la tabla de retención documental, para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central, diligenciando el formato único de inventario, regulado por el archivo general de la nación.

 las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: código de la dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.

 Se debe elaborar formato único de inventarios.

2. Elabora un cuadro resumen de las agrupaciones documentales hasta las subsecciones.

EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL DONCELLO

FONDO SECCION SUBSECCION

Empresa de servicios públicos Gerencia

Empresa de servicios públicos Secretaria ejecutiva

Empresa de servicios públicos Dirección jurídica

Empresa de servicios públicos División de planeación gestión

Empresa de servicios públicos División técnica de acueducto y alcantarillado planta de tratamiento

Sección de manejo de aguas residuales.

Control de calidad

División administrativa Personal y bienestar social

División de servicios y compras Almacén

División financiera Contabilidad

tesorería

División de servicio al

cliente p. q. r

recuperación de cartera

División de sistemas

3.

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