Pasos Metodologicos Para La Clasificacion Documental

PASOS METODOLOGICOS PARA LA CLASIFICACION DOCUMENTAL

Con la clasificación se reconstruye como es y cómo funciona la entidad que ha

producido los documentos. Lo que caracteriza un archivo y lo especifica de manera determinante, es el vínculo originario y necesario que los documentos tuvieron en el momento de su creación, en cumplimiento de una actividad práctica, jurídica y administrativa. Como los documentos debidamente clasificados deben reflejar la misión, objetivos y funcionamiento de la entidad que los produjo, es necesario aplicar los pasos metodológicos que se presentan a continuación para adelantar la clasificación de los mismos.

IDENTIFICACION DE LOS PRODUCTORES

La primera tarea que debe abordarse es la Identificación De Las Agrupaciones Documentales – fondo, sección, subsección – a partir de la información contenida en los actos administrativos de creación y reestructuración del organismo productor y de los organigramas.

Para la identificación de un fondo documental es necesario recopilar información sobre el origen y evolución del organismo productor, teniendo en cuenta:

• Fecha de creación

• Fecha de suspensión, si es el caso

• Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad

• Organismos que le han precedido en el desempeño de las funciones análogas

• Organismos que heredan competencias

De acuerdo con la vigencia administrativa en las instituciones pueden encontrarse los siguientes fondos documentales:

• Fondos abiertos

• Fondos cerrados

• Fon dos acumulados

Cada fondo documental debe clasificarse separadamente.

ESTRUCTURA ORGANICA

Para identificar las secciones y subsecciones documentales relacionadas con la documentación producida por cada una de las dependencias de mayor rango y por los grupos de trabajo en que estas se subdividen es necesario recopilar los actos administrativos mediante los cuales se legalizan los cambios estructurales en la entidad y establecer las jerarquías de las dependencias para saber cuáles de ellas son del nivel directivo y cuales subalterno.

Al abordar esta tarea es necesario recopilar información sobre la estructura orgánica de la entidad. La clasificación debe sustentarse en el respeto a la estructura de la entidad, para lo cual es necesario tener a la mano tanto los estatutos como los organigramas. Con la información brindada por estos elementos se delimitara la agrupación documental correspondiente a cada división.

Una vez identificada cada dependencia u oficina, es necesario analizar tanto sus funciones como los procedimientos administrativos que normalizan la producción y trámite documental.

SERIES DOCUMENTALES Y ASUNTOS

Las series documentales se identifican con las funciones y actividades desarrolladas por la dependencia para el

...