PASÓ METODOLOGICOS PARA LA CLASIFICACION DOCUMENTAL

PASÓ METODOLOGICOS PARA LA CLASIFICACION DOCUMENTAL

Identifica el fondo o los fondos documentales de tu entidad donde laboras, establece si son abiertos o cerrados y /o acumulados y determina el tratamiento que se les debe dar si son varios.

En la Alcaldía Municipal de Montelíbano, los documentos que se reciben se clasifican de la siguiente manera.

Hay una oficina de archivo donde son recibidos los documentos y la persona encargada clasifica e identifica la procedencia de los documentos y los lleva a las diferentes secretarias de despacho, y a su vez la secretaria de cada dependencia clasifica los documentos de acuerdo a su importancia.

En la estructura orgánica del Ente territorial, el Departamento de Gestión Humana depende del Despacho del Alcalde:

Controlar la gestión del recurso humano.

Velar por la salud ocupacional y el bienestar social de los empleados y sus familias.

Adelantar los estudios sobre necesidades de capacitación de recursos humanos y presentar el plan semestral a la Dirección, para su gestión correspondiente.

Para el cumplimiento de sus funciones, dicho departamento genera y recibe, entre otros, los siguientes documentos:

• Hojas de vida -----------------------------------------------------------. SUBSERIE

• Embargos ----------------------------------------------------------------- SERIE

• Certificados de capacitación -----------------------------------------------SUBSERIES

• Historias laborales ----------------------------------------------------- SERIE

• Comunicaciones recibidas y despachadas E.P.S---------------SUBSERIE

• Contratos laborales -------------------------------------------------------------SUBSERIE

•Afiliaciones a la caja de compensación familia ---------------------SUBSERIE

•Afiliaciones a E.P.S. A.R.P .y Fondos de Pensiones y Cesantías-----------------------------------------------------------------------------------------------------SUBSERIE

• Llamados de atención ---------------------------------------------------SUBSERIE

•Liquidaciones de vacaciones -------------------------------------- SUBSERIE

• Comunicaciones recibidas y despachadas caja de compensación familiar ------------------------------------------------------------------------------- SUBSERIE

• Circulares informativas y normativas -------------------------------SUBSERIE

• Actas de reuniones--------------------------------------------------------SUBSERIE

Escribir al frente de cada expresión la categoría archivística que le corresponda: Fondo, Sección, Subsección, Serie, Subserie, Unidad Documental, Tipo Documental, Función, Actividad.

1. Alcaldía Municipal de Montelíbano--------------------------Fondo documental

2. Cárcel Municipal / Secretaría de Gobierno de Montelíbano ---------Sección documental

3. Capacitación / Gestión Humana-----------------------------Sección documental.

4. Libros Contables -------------------------------------------------Serie documental

5. Circulares normativas-------------------------------------------Subserie

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