Cuadro de clasificación documental

Cuadro de clasificación documental

Es un instrumento muy importante ya que en el consigna los documentos la organización ha ido realizando. Este contiene diferentes tiene diferentes apoyos como los son:

Fondos es conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividad diaria. Estos deben tener existencia legal, funciones propias establecidas, posición jerárquica dentro de la organización, autonomía para el desarrollo de las actividades y estructura interna establecida.

Otra parte del cuadro de clasificación es la sección es la subdivisión del fondo con la producción documental de una unidad o división administrativa de la institución que produce el fondo.

También encontramos las series que es un conjunto de documentos homogéneos o creados por una misma división de la estructura, esta también tiene sub-serie que es el conjunto de documentos creados por una serie.

Por otro lado también está la unidad documental se comprende que es la unión de documentos en pro de general una acción administrativa, puede ser compuesta o simple. La primera es cuando se compone de varios tipos de documentos y forma un folio y la otra es cuando solo es un tipo de documento.

Ejemplo

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http://www.contraloriabarranquilla.gov.co/gestion-documental/cuadro-de-clasificacion-documental

En este cuadro se ve cómo se organiza la documentación con su respetivo nombre su código de creación para así poder distinguir las cosas que se necesitan.

Tablas de retención documental

Es un instrumento archivístico que sirve para definir la vida útil de los documentos en una organización.

Su estructura cuenta con algunos componentes como lo son:

1. Código: especifica la ubicación y la familia a la que pertenece el documento.
2. Series y tipos documentales: permite identificar el tipo de documento y la categoría a la que pertenece, por ejemplo: Serie: administrativa. Tipo: acta, acuerdo, resolución.
3. Tiempos de retención: establece el ciclo de vida del documento
4. Disposición final: ubicación de manejo, la cual puede ser: eliminación, conservación, microfilmación y selección
5. Observaciones: descripción de lo que se realizará con el documento una vez haya cumplido su ciclo de vida.

Ejemplo [pic 2]

https://atsgestion.net/tablas-retencion-documental/ 

Aquí podemos observar cada uno de los campos de la tabla de retención documental la cual ayuda a ver como manejamos cada documento para su manejo y no satúranos de papeles o documentos sin un fin que pueda tener utilidad.

Programa de gestión documental

Es el instrumento archivístico que permite al archivo formular y documentar a corto, mediano o largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos de la gestión documental.

Este programa tiene unos requerimientos para su desarrollo los cuales son: las normativas que es tener un normograma con relación a la gestión documental acorde a la institución que lo maneje, la cual debe que tener como mínimo:

1. una legislación general y especifica acorde a su naturaleza
2. manejar los estándares internacionales en gestión documental
3. la legislación que tiene que ver con la ciudadanía, respeto a su cooficialidad y derechos de los mismos
4. la participación de los ciudadanos y la transparencia en el manejo de la información.
5. Que mecanismos de vigilancia y control se entran para cumplimientos de metas
6. La normativa interna que se manejara para regular la gestión de la documentación.

Por otro lado también se debe tener recursos económicos ya que se debe tener unos recursos económicos para la ejecución, planeación y desarrollo del mismo. También deben existir unos roles administrativos los cuales tiene que ser los responsables de los seguimientos y actualización del PGD, por medio de estrategias que dejen identificar los riesgos y planes de acción para solucionarlos. Por supuesto también se deben tener en cuenta los medios tecnológicos en donde se deben identificar las herramientas tecnológicas e infraestructura para realizar la gestión documental, mira las características de los sistemas de información actuales en la entidad para ver su funcionalidad.

Este programa también tiene unas fases de implementación que son muy importantes por qué se debe definir para corto, mediano y largo plazo.

1. Fase de elaboración: identificar las condiciones para la implementación, precisar los requisitos y roles, así como asegura la disposición de los requisitos.
2. Fase de ejecución y puesta en marcha: comprende el desarrollo de actividades y estrategias que garantizan el éxito de la implementación del PGD en la identidad.
3. Fase de seguimiento: se refiere al proceso de monitoreo y análisis permanente del PGD que se verá reflejado en acciones de revisión y evaluación de la gestión documental.
4. Fase de mejora: tiene como propósito de mantener los procesos y actividades de la gestión documental en la entidad a disposición continua y permanente en innovación, desarrollo y actualización.

Para realizar este programa existen programas con los que podemos contar los cuales son:

• Programa de normalización de formas y formularios electrónicos: es para la creación de formas, formularios y documentos electrónicos.
• Programa de documentos vitales o esenciales: se realiza actividades de identificar, evaluar, recupera, disposición, aseguramientos y preservación de los documentos.
• Programa de gestión de documentos eléctricos: Se desarrollan actividades encaminadas a garantizar durante todo el ciclo de vida de los documentos electrónicos autenticidad, fiabilidad e integridad
• Programa de archivos descentralizados: compone mecanismos para el control de los depósitos destinados para la conservación de los archivos de gestión central e histórico
• Programa de reprografía: es la formulación de estrategias para la reproducción de documentos en soporte de microfilm y digitalizados.
• Programa de documentos especiales: encaminado al tratamiento archivístico que debe hacerse a los documentos cartográficos fotográficos, sonoros,
• Plan institucional de capacitación: en constancia con las políticas y el plan estratégico de los recursos humanos establecidos por el área de personal de la unidad.
• Programa de auditoría y control: fortalecimiento de la cultura de autocontrol y evaluación de los procesos archivísticos.

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https://magazine.joomla.org/es/ediciones-anteriores/mayo-2014/item/2065-joomla-y-la-gestion-documental

Los programas de gestión documental tienen una gran importancia en las empresas ya que no solo ayudan a organizar documentos sino crean una historia organizada y verídica que sirve para consultas de la misma.

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