CUESTIONARIO CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL ACTIVIDAD UNO

CUESTIONARIO CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

ACTIVIDAD UNO

AYDALY CUETO GUEVARA                                                                      FICHA:1364410

Para tener claridad sobre este tema,  es importante que conteste el siguiente cuestionario y lo analice junto con su GAES.  Prepárese para un conversatorio

    Material de Apoyo:   Archivo en PDF sobre:  Clasificación Documental  del A.G.N.

1. La organización de archivos comprende tres procesos, explíquelos con sus palabras

RTA/:

• Clasificación: es una labor que nos permite ubicar los documentos que presentan características similares, en una respectiva agrupación; según los parámetros técnicos de cada empresa o entidad.
• Ordenación: Para este principio archivístico se debe tener en cuenta el fin de cada documento después de su elaboración, para determinar así su orden en cumplimiento al trámite administrativo, lo cual conlleva a realizar una secuencia de cada uno de estos después de realizarse su clasificación.
• Descripción: Es el proceso que permite Identificar y Describir cada una de las carpetas, donde se elaboran criterios de búsqueda de acuerdo a la función de cada documento y su elaboración, facilitando así su identificación, localización y recuperación de la información.

1. Mencione las agrupaciones documentales

• Fondo documental
• Secciones documentales
• Subsecciones documentales

1. Defina clasificación documental

Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental de acuerdo a la estructura orgánico – funcional de la entidad.

1. Escriba los elementos de la clasificación

• Procedencia
• Estructura
• Funciones

1. Cuáles son los fundamentos de la clasificación

• Principios de procedencia
• Orden Original
• Funciones a signadas en su dependencia

1. Defina los principios de procedencia y de orden original, con sus palabras

• Principios de procedencia: es aquella que permite identificar el creador del documento que pueden ser institucionales y administrativos y debe aplicarse en toda la entidad.
• Orden original: consiste en el orden en que los documentos se producen para el desarrollo de un trámite a partir de los procedimientos administrativos de una entidad.

1. En la clasificación qué papel cumplen las funciones y cuáles son sus clases.

Las funciones Determinan las series que corresponden a cada agrupación documental y sus clases son funciones comunes que sirven de apoyo para el ejercicio de las competencias de cualquier entidad y funciones específicas desarrollan la misión de la entidad y constituyen su razón de ser.

1. Mencione los pasos metodológicos para la clasificación

• Identificación de productores
• Estructura orgánica
• Series documentales y asuntos

1. En la identificación de productores, existen dos clases de creadores de documentos, cuáles son y de un ejemplo.

• Institucionales: fondos documentales
• Administrativos: seccione y subsecciones documentales

1. Para identificar un fondo qué información se requiere?

• Fecha de creación
• Fecha de supresión, si es el caso
• Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad
• Organismos que le han procedido en el desempeño de funciones análogas
• Organismos que heredan competencias

1. Mencione y defina las clases de fondos. Escriba un ejemplo.

• Abierto: Secretaria de salud de Bucaramanga
• Cerrados: cafesalud
• Acumulados: papeles apilados, boletines e informes de un colegio

1. Analice los ejemplos, sobre fondos, escriba y socialice su conclusión.

Cada organización de gran tamaño establecida con respecto a su documentación puede ser de aspecto abierto, cerrado o acumulado, sin embargo cada fondo debe estar clasificado por separado.

1. En qué se refleja la estructura organizacional?

En un organigrama

1. Qué son las secciones y subsecciones.  Acompáñelas de dos ejemplos de c/u.

• Las secciones: son las divisiones relacionadas con la producción documental de cada una de las dependencias de mayor rango. Ejemplo: Departamento de contabilidad, Departamento de RR. HH.
• Las subsecciones: es la subdivisión de las secciones administrativas o grupos de trabajo en los que esta se divide. Ejemplo: caja, oficina de personal

1. Defina serie documental (Acuerdo 060/2001 o glosario acuerdo 027) Escriba dos ejemplos

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Actas y Normatividad.

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