La Clasificación Documental

La clasificación documental.

La clasificación documental se entiende aquí como un método de ordenación dual y empírica – instrumental, por cuanto que se elabora tanto para ordenar ideas como objetos.

Por su parte, los objetos se identifican con los documentos de cualquier tipo, sustentados sobre los variados soportes disponibles en cada caso. En esta particular circunstancia, se considerara la indización como un apartado incluido en la clasificación.

En el proceso de ordenación, clasificatorio, se deben considerar las fases que se han de seguir y que son las ya conocidas de todos:

- Identificación

- Reconocimiento

- Análisis

- Síntesis

- Ordenación

- Distribución

- Colocación

La clasificación documental tendrá así mismo que ser polivalente y polidimensional, homogénea y continua en su estructura, sin presentar discontinuidades ni saltos bruscos en su concepción conceptual.

La clasificación documental como sistema.

La clasificación documental, dentro de la ciencia sistemática, se puede describir como un sistema complejo formado por dos subsistemas, a su vez complejos:

- La idea

- El objeto

- Tema

- Documento

Este sistema se clasifica como sigue:

- Dual

- Empírico

- Conceptual

- Flexible

- Abierto

- Nítido

- Polivalente

- Artificial

- Instrumental

- Noosistema

- Racional

- Factual

- Evolutivo

- Dinámico

- Polidimensional

- Operativo

- Mesosistema

En definitiva, se trata de dos sistemas en interacción dialéctica y recíproca, que no reversible, compuestos por el universo de la idea, del pensamiento, y del pensamiento, y el universo del objeto, como Ranganathan gustaría dominarlos.

Todo sistema, para diferenciarse de un conjunto, debe presentar unos límites y conducir a un fin.

Los sistemas se forman a partir de un elemento primero, sobre el que se van sustentando los subsiguientes subsistemas, de mayor grado de complejidad, y que se ven afectados por los elementos manipulables y los factores de espacio y tiempo.

En uno, el elemento primero es la idea, sustentada por el lenguaje, complejo, vivo y evolutivo.

Esta diferencia confiere al sistema un mayor grado de complejidad, que supone subir de un nivel superior de globalización y abstracción, característica determinante en este momento histórico actual.

Elementos fijos y manipulables de la clasificación documental

Se considera, en primer lugar, el flujo de entrada, que en este caso viene fijado por el flujo de información entrante, desde el conjunto de documentos y de su temática.

Aquí los elementos fijos, parámetros, vendrán determinados por aquellas faces, o procesos, que se deberían seguir y que no cambian en un periodo de tiempo fijado. Estos suponen que los elementos, tomados como primeros, conforman a la vez el flujo de entrada y los vectores de flujo interno.

Para un mejor estudio de la clasificación documental y teniendo en cuenta una posible elaboración, conviene establecer dos niveles en las fases prefijadas, faces pertenecientes a las actividades mentales y a las actividades físicas, implicadas en el proceso de elaboración.

- Plano conceptual

- Toma de conciencia, aprehensión, y reconocimiento

- Análisis

- Síntesis

- Plano relacional

- Establecimiento de clases

- Estudio de concordancia entre ellas

- Distribución en clases

- Plano pragmático

- Asignación de lugar físico

- Tema

- Documento.

Se observa que los planos de superponen en sentido lineal, debiendo seguirse el orden establecido para conseguir una clasificación coherente.

Modelización sistemática aplicada a la clasificación documental

Se viene hablando de clasificación documental, usando esta expresión en sentido genérico y general, aplicable al conjunto de las clasificaciones documentarias. Sin embargo, estas atienden a una taxonomía bien definida cuando se agrupan en ontogénicas y pragmáticas; universales y especialízales; jerárquicas, asociativas,

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