PRESIDENCIA MUNICIPAL DE URUAPAN, MICH.

PRESIDENCIA MUNICIPAL DE URUAPAN, MICH.

SECRETARIA DEL AYUNTAMIENTO

Archivo Administrativo e Histórico

del Municipio de Uruapan, Michoacán

CURSO DE ARCHIVOS DE TRÁMITE

1. OBJETIVO GENERAL

Comprender y aplicar los fundamentos técnicos archivísticos, que permitan

organizar la información documental generada -en los Archivos de Trámite- en el

ejercicio de la Administración Pública. Con dicha organización, se podrán tomar

decisiones adecuadas que respondan con eficacia a las demandas de la sociedad; la

localización y entrega oportuna de la información que sea susceptible de ser

entregada a todo aquel que la solicite.

El Acervo Documental que la administración municipal produce o recibe,

adquiere trascendencia porque en él se encuentra la base de la memoria histórica de

la sociedad, de ahí la necesidad de que sus condiciones físicas de organización y

manejo, sean óptimas para contribuir al enriquecimiento de nuestro municipio, así

como para lograr la gestión acertada, la buena toma de decisiones y el cumplimiento

de los nuevos requerimientos de información que la sociedad demanda.

Para lograr este objetivo, es necesario implementar acciones tendientes a

organizar, conservar y difundir adecuadamente el valioso acervo documental con que

contamos.

2. OBJETIVOS ESPECIFICOS DE ESTE CURSO

 Conocer los términos archivísticos

 Conocer el manejo técnico del acervo documental

 Saber elaborar el Cuadro General de Clasificación Archivística

 Saber elaborar el Catálogo de Disposición Documental

 Hacer correctamente las transferencias al Archivo de Concentración

3. ¿ QUÉ ES UN ARCHIVO?

Curso “Archivos de Trámite” Página 1

Se define como “Uno o más conjuntos de documentos, sea cual fuera su fecha, su

forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o

Institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservando y respetando

aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o Institución

que los produce, para los ciudadanos o para ser fuente histórica”. (Antonia Heredia

Herrera).

4. TERMINOS ARCHIVISTICOS

1. Administración de Documentos: Los actos y acciones destinados a clasificar,

ordenar, regular, coordinar y fortalecer el funcionamiento y uso de los documentos

existentes en los Archivos Administrativos e Histórico del Municipio de Uruapan,

Michoacán, así como los actos que se realicen para generar, recibir, mantener,

custodiar, reconstruir, depurar y valorar los documentos administrativos o

históricos, que por su importancia sean fuentes esenciales de información;

2. Archivo es el conjunto debidamente ordenado y clasificado de documentos

que contienen la historia administrativa de una dependencia.

Archivar es clasificar, organizar y guardar los documentos en forma

sistemática.

3. Archivos: Unidades Administrativas responsables de la administración de

documentos.

4. Archivos Administrativos: Se entiende como tales, indistintamente, a los Archivos

de Trámite y Archivo de Concentración.

5. Archivo de Trámite: Documentación clasificada recibida o generada por

determinada Dirección o dependencia municipal en el ejercicio de sus funciones

durante un año calendario;

6. Archivo de Concentración: Unidad Administrativa en la que se reúne la

documentación recibida de los Archivos de Trámite de las diferentes dependencias.

7. Archivo Histórico: Unidad Administrativa a la cual se transfieren, del Archivo de

Concentración, los documentos que deben conservarse permanentemente.

8. Depuración de Documentos: Proceso mediante el cual se seleccionan y desechan

documentos que por sus características y previa valoración no deben permanecer

en los archivos de trámite y de concentración.

9. Documento: Toda información producida por el sector público del Estado y sus

Municipios, personas físicas en el ejercicio de la función pública, y de particulares

entregadas a aquel; independientemente del soporte material en que se produce.

10. Fondo; Documentación total existente en un Archivo y que corresponde a una

Dirección, Departamento o dependencia.

Curso “Archivos de Trámite” Página 2

5. TIPOS DE ARCHIVO

Para efectos de la administración pública, los Archivos se clasifican en tres clases:

ARCHIVO DE TRÁMITE O ADMINISTRATIVO

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

ARCHIVO HISTÓRICO

ARCHIVO DE TRÁMITE O ADMINISTRATIVO

Se integra por documentos o expedientes relativos a los asuntos que no han

sido concluidos o resueltos y cuya conservación en la oficina o unidad administrativa

es necesaria hasta el término de la gestión de que se trate. Los Archivos

Administrativos son consultados frecuentemente por los funcionarios y el personal de

las unidades administrativas que lo generan, pero no están abiertos a la consulta

pública. Se conservan solo durante un año o fracción, debiendo remitirse, depurados,

al Archivo de Concentración para su custodia y resguardo.

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

Se integra por los documentos y expedientes, que ya cumplieron su función

administrativa y que son considerados como Archivos semiactivos ya que su consulta

es de manera esporádica por las dependencias y unidades administrativas, y se

conservan durante 12 años.

ARCHIVO HISTÓRICO

Es el lugar donde se conservan y custodian permanentemente los documentos

que han cumplido su vida administrativa, y que han sido depurados separando los

documentos que perdieron valor legal y fiscal, Los documentos con valor histórico

pasan a formar parte de la memoria documental del Municipio, y son fieles testimonios

para la historia e identidad nacional por lo que su consulta es abierta a investigadores,

estudiantes y público en general.

6. ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Primero.- No guardar en un Archivo todo aquello que no sea material

documental.

La organización de los Archivos se basa en dos principios archivísticos

fundamentales:

Principio de Procedencia

Principio de Orden Original

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Es decir, que la documentación debe organizarse de acuerdo a la persona,

unidad administrativa o entidad

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