Partes De Los Documentos Adminstrativos

INTRODUCCION

Los documentos administrativos forman parte importante de la documentacion de una institucion ya que definen el soporte material con el que materializan los actos administrativos.

Ellos cumplen dos importantes funciones, por un lado es un documento de constatacion que permite comprobar el desarrollo de una actuaqcoin administrativa y por otro es un instrumento de comunicacion, ya que los documentos administrativos permiten la translacion del contenido de los actos a otros organos o unidades de administracion, o a terceros interesados, ya sean personas juridicas publicas o privadas o personas juridicas naturales.

PARTES DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

1. Titulo: Palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de un documento.

2. Introducción: Es el exordio de un discurso o preámbulo de un documento.

3. Datos del destinatario: Son loos datos de la persona a quien va dirigido el documento tiene un Tratamiento o cargo por ejemplo

“Julio Huaman Meza – VICERECTOR ADMINISTRATIVO”

4. Texto o cuerpo : Se redacta en primera persona y en plural. El lenguaje será directo, sencillo y se evitara el tuteo.

5. Remitente: Es la persona que envia el documento.

6. Cargo o copia del que remite el oficio : Es la constancia escrita de haber entregado un documento o expediente.

7. Referencia, notas y pie de pagina: Son citas que ofrecen información adicional que resulta de interés para el lector, pero que no pueden incluirse dentro del texto corriente de manera fluida

8. Anexo: Aqui se indica la documentaicon que se adjunta al oficio, como catalogos, revistas tarjetas, programas u otros documentos.

9. Lugar: lugar de donde se envía

10. Fecha: el día, el mes y el año en curso

11. Conclusion: Resolución que se ha tomado sobre la materia de un documento después de haberla ventilado.

12. Despedida. Es la parte donde muestras amabilidad y cortesia para finalizar el documentos. Ej : “Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideracion y estima personal”.

13. Firma: Nombre y apellido, o título, que una persona escribe con su propia mano en un documento, para darle autenticidad o para expresar que aprueba su contenido.

14. Antefirma: Nombre de la empresa o razón social que envía la carta. Ej

CLUB DEPORTIVO DIABLOS ROJOS,  A.  C.

15. Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.

16. Nombre del año: Es la denominación que se le da al año actual P.Ej. "Año de la consolidacion social y economica del Perú".

17. Sello: Figuras o signos grabados, que se imprime a ciertos documentos para darles valor y eficacia.

18. La sumilla: Es una clase de resumen, es la versión corta de un texto; consiste es redactar lo esencial de éste, manteniendo la información del mismo en el menor número de palabras.

19. Código, Nº de informe ó numeración.

“Oficio Nº 1575-265-II-2010”

20. Cierre del Acta: Se usa generalmente un párrafo "de estilo", indicando la hora en que termina el acto y señalando que al pie firmarán los presentes "prestando su conformidad" a lo actuado.

21. Vocativo o expresión de cariño: Se emplea para identificar el nombre al que se dirige el remitente.

22. Membrete: Parte que identifica a la institución o empresa. Va en la parte superior y central, o sino, al lado superior izquierdo.

23. Iniciales: Sirven como constancia de los posibles errores o defectos. Se escribe con mayúscula las iniciales de la persona que ordena o dicta la carta y con minúscula, de la que escribe.

24. Finalidad: Objetivo o fin del documento.

25. Base legal: Se refiere a la Ley, Orden Ejecutiva o Resoluciones que dispongan la creación de un organismo, programa o la asignación de recursos.

26. Alcance :Aportes o sugerencias.

27. Disposiciones: Preceptos legales o reglamentarios, orden y mandato de la autoridad

a. Disposiciones generales (procedimiento)

b. Disposiciones finales (especificas)

28. Cargo de la autoridad que expide el documento o (En caso de que la expidiera un subalterno) Cargo del servidor subordinado que expide el documento.

29. Post-data: Aquello que se añade a una carta ya concluida y firmada

FORMATO DE LOS DOCUMENTOS

CLASES DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

1. OFICIO

(Viene del Latín OFFICIUM)

Es un documento de carácter oficial que se utiliza para establecer comunicación entre las instituciones estatales y particulares.

El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de más alta jerarquía.

Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir información, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos administrativos.

Su finalidad

▷ Informar

▷ Invitar

▷ Pedir

▷ Remitir.

Área de Difusión

El oficio de define en dos niveles: Nivel Externo, es decir, fuera de una institución; y Nivel Interno, dentro de ella.

A nivel externo, establece comunicación con personas ajenas a la entidad, especialmente con aquellos que ocupan cargaos directivos.

A nivel interno, enlazan a los que desempeña funciones de dirección dentro de una entidad o institución.

Facultad para Firmar Oficios

Los oficios de circulación externa, son firmadas solamente por la máxime autoridad de la institución o por quien hace sus reces. Sin embargo en caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera de la institución, abandonando asuntos específicos del trabajo, peden los que dirigen los órganos internos hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos, pero eso sí, sin comprometer la responsabilidad de la referente autoridad.

Los oficios de circulación interna, confirmados por quien desempeñan cargos directivos en la institución.

Partes de un Oficio

a) Membrete: Nombre de la institución.

b) Lugar y fecha

c) Numero del oficio

d) Datos del destinatario: Tratamiento o cargo

e) Vocativo

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