Pasos generales de un expediente administrativo.

PASOS GENERALES DE UN EXPEDIENTE

1. Ingresa la Solicitud del Bien o Servicio (nota con las especificaciones y debe estar acompañada por el Formulario de Solicitud de Gasto) a la UOC (Unidad Operativa de Contrataciones)-formulado por el Area requirente.
2. Se Caratula el Expediente en Mesa de Entradas y Salidas
3. Se manda a Contabilidad y Finanzas para afectar en forma preventiva(los pasos 2 y 3 pueden invertirse)
4. Vuelve de Presupuesto. Si no tienen cuota en la partida se devuelve al Servicio requirente hasta que se habilite la misma, de existir partida se continúa.
5. Se analiza a que tipo de trámite se encuadra: Lic. Pública, Lic. Privada, C. Directa, C. Directa de Trámite Simplificado, considerando para ello el monto de la afectación preventiva. (no excluyente)
6. Se prepara el Pliego (para ello se deben utilizar las especificaciones técnicas que nos envió la oficina solicitante). (art. 35 Pliego Único-Res. 515/2000 SH)
7. Se manda a la Oficina solicitante para que preste su conformidad o produzca las correcciones a hacerle al Pliego. (esto puede repetirse las veces necesarias u omitirse según el Organismo)
8. Con el la aprobación del Pliego, se prepara el Acto Administrativo de Autorización de llamado y del Pliego. (Si es necesario: se pide Precio Testigo a la SIGEN Resol. 122/2010 - $1.300.000, Intervención Función Pública, Intervención del Tribunal de Tasaciones, ONTI-en caso de tratarse de elementos informaticos)
9. Se eleva el Acto Administrativo y una vez que está firmada, se fija la Fecha de Apertura (en los casos de Trámite Simplificado puede que no tengan apertura). (Se deben efectuar las publicaciones que en cada caso correspondan – Circular 27/07 ONC- o se comuinica a los posibles oferentes mediante pieza postal o fax)
10. En el Acto de Apertura, se labra un ACTA (en trámite simplificado igual se hace un Acta) Si no se presentó ningún oferente la Licitación se declara DESIERTA o fracasare, se hará otro llamado.
11. Se solicita a los Predjudicatarios la constitución de una GARANTIA (la cual puede ser en Póliza de Caución, Pagare simple con protesto), con el objeto de mantener la oferta presentada (en caso de no hacerlo dentro del plazo legal-5 dias- se procederá a desestimar la oferta y la consecuente devolución.
12. Se espera el plazo de vista de Expediente y mientras tanto se preparan los cuadros comparativos de precio y se manda a la ONC, etc.
13. Se da el pase del Expediente a la Comisión Evaluadora (si es Trámite Simplificado, no hay Comisión Evaluadora y puede seleccionar la oferta más conveniente el Gerente de Compras con los informes que haga la Oficina que hizo el pedido. Luego se firma el Acto Administrativo de adjudicación).
14. La Comisión evalúa las ofertas y elegirá o no a uno o varios preadjudicatarios y dará sus fundamentos. Resultados posibles: Adjudicación, Licitación fracasada, Licitación Desierta, etc.
15. La Comisión Evaluadora devuelve el Expediente a la Unidad de Contrataciones y ésta preparará el Acto Administrativo de Adjudicación, Fracasada, Sin efecto, etc.)
16. Se envía el Expediente al Área Jurídica del Organismo (conforme al Art. 7º de la LPA nro. 19549).
17. Con el Dictamen favorable de Jurídicos, se debe confirmar la afectación preventiva y en su caso se eleva el Acto Administrativo para su firma.
18. Una vez firmado el mismo, si se trataba de un Acto Administrativo de adjudicación, se emite la Orden de Compra. Una vez entregada se circulariza la Orden de Compra y en los casos que corresponde se publica en el Boletín Oficial. En esta instancia el adjudicatario debe constituir una GARANTIA DE ADJUDICACION, con los mismos tipos de documentos que el de mantenimiento de oferta.
19. Se envía el expediente a  Contabilidad, Presupuesto y Finanzas para que realice el Compromiso Definitivo.
20. Vuelve el Expediente.
21. Entrega del elemento. Recepción provisional por el Area de Servicios Auxiliares y la Recepción Definitiva por la Comisión de Recepción.[pic 1]
22.  El proveedor presenta la Facturación, la cual debe ser conformada por el Area de Servicios Auxiliares o el requirente .
23. Se remite las actuaciones a Contabilidad, Presupuesto y Finanzas para la emisión de la respectiva Orden de Pago
24. De tratarse de pagos parciales se reserva el expediente hasta la cancelación definitiva de los mismos, de no ser así se remite para su posterior archivo a la Mesa de Entradas y Salidas..

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